Un registro de activos resulta útil cuando permite responder tres preguntas sin llamar a varias personas: ¿qué equipo tenemos?, ¿dónde está? y ¿quién se ocupa de él? Si la ficha, la factura y el justificante de entrega están separados, una lista de inventario solo resuelve parte del problema.
En Folderit puedes crear una ficha estructurada por activo mediante un formulario, añadir documentación y consultar los datos como columnas o criterios de búsqueda. La ficha puede existir antes de disponer de un archivo. Este ejemplo muestra cómo organizar equipos de oficina; los nombres y referencias son ficticios.
Una ficha por activo, con un identificador estable
Empieza por una carpeta como «Activos de la empresa». Crea la plantilla desde Herramientas de administración → Plantillas de formulario y llámala «Ficha de activo». La guía de eForms de Folderit explica la configuración de los campos y del nombre del registro.
El identificador debe seguir al equipo cuando cambia de ubicación o de responsable. «Portátil de Marta» deja de ser un buen nombre cuando Marta lo devuelve. «EQ-1048» puede seguir identificando el mismo portátil durante toda su vida en la organización.
| Campo | Ejemplo | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Identificador | EQ-1048 | Distinguir el equipo sin depender de su descripción |
| Nombre y categoría | Portátil de administración / Informática | Entender qué es y agruparlo con equipos similares |
| Número de serie | El que figura en el dispositivo | Contrastar la ficha con el objeto físico |
| Ubicación | Oficina norte, planta 2 | Localizarlo y preparar una comprobación física |
| Responsable | Marta López | Saber a quién consultar sobre su uso |
| Estado | En uso / Disponible / En reparación / Retirado | Evitar confundir disponibilidad y existencia |
| Fechas | Compra, fin de garantía, próxima revisión | Preparar consultas y seguimiento |
| Archivos | Factura, garantía, fotografía | Conservar la documentación junto a la ficha |
Usa listas de selección para categorías y estados que deban escribirse siempre igual. Un campo de texto libre para la ubicación puede bastar en una oficina pequeña; una lista resulta más fácil de filtrar cuando existen varias sedes. Marca como obligatorios los datos imprescindibles para identificar el activo, sin bloquear el alta porque todavía no se conoce un dato secundario.
Nombres legibles sin volver a escribir toda la descripción
El patrón del nombre puede combinar campos, por ejemplo {id-activo} – {nombre-activo}, siempre que esos sean los identificadores reales definidos en tu plantilla. El resultado sería «EQ-1048 – Portátil de administración». Copia los marcadores de tus propios campos: el ejemplo no crea por sí solo una secuencia de numeración.
Para crear una ficha, entra en la carpeta de destino y abre el menú junto a «Subir». Selecciona la plantilla, completa los datos y añade los archivos disponibles. Después comprueba la carpeta y los permisos del registro creado. La plantilla ayuda a recoger datos; la carpeta elegida determina dónde quedarán organizados.
Diseña la vista para las consultas habituales
Las primeras columnas deberían permitir reconocer el activo y actuar sobre él: identificador, nombre, responsable, ubicación, estado y próxima revisión. Puedes ajustar las vistas siguiendo la guía para configurar columnas.
Define después unas pocas consultas que tengan un usuario concreto. TI puede necesitar los portátiles «En reparación»; una persona de administración, los equipos de una sede; compras, las garantías que terminan en un intervalo determinado. Los campos estructurados permiten buscar esos datos sin abrir cada factura. Consulta las opciones de búsqueda de Folderit para preparar los filtros disponibles.
La ficha no sustituye una comprobación física. Si el registro indica «Oficina norte» y el equipo está en otra sede, alguien debe verificar el traslado y actualizar el dato. El valor del inventario depende también de ese hábito de mantenimiento.
Qué hacer cuando un equipo cambia de manos
Acuerda quién actualiza la ficha y en qué momento. En un traslado sencillo, una persona autorizada puede modificar la ubicación y el responsable, y añadir una nota con el motivo. Si la entrega requiere una revisión de accesorios o daños, conviene documentar ese evento por separado.
Por ejemplo, «EQ-1048» sigue siendo la ficha del portátil, mientras que una devolución de equipos registra qué se esperaba recibir, qué llegó realmente y qué quedó pendiente. Una referencia común permite relacionar ambos procesos. Crear el formulario de devolución no implica que el estado del inventario se actualice automáticamente: incluye esa actualización como una tarea de la persona responsable.
Cuando un equipo queda fuera de servicio, usa un estado claro y conserva la evidencia que corresponda. Evita borrar su ficha solo para que desaparezca de la vista de equipos disponibles; utiliza filtros para separar el trabajo diario del historial.
Revisiones y garantías con una responsabilidad explícita
Un campo de fecha sirve para localizar las próximas revisiones o el fin de una garantía. Para notificar a una persona, configura también el recordatorio y sus destinatarios. No des por hecho que escribir un nombre en «Responsable» activa un aviso.
Los recordatorios para registros de formulario permiten definir condiciones y fechas de seguimiento. Prueba la regla con un registro de ejemplo y comprueba quién recibe el mensaje. Después de una revisión, la persona encargada debe registrar el resultado y, cuando proceda, la siguiente fecha.
Este uso no convierte Folderit en un sistema de mantenimiento que calcula horas de funcionamiento, depreciaciones o repuestos. Si necesitas esos cálculos, acuerda dónde se realizan y qué documentos o resultados deben conservarse en el expediente del activo.
El responsable del activo y sus permisos son datos distintos
El campo «Responsable» identifica una responsabilidad operativa. Los permisos de acceso se configuran aparte. Un empleado puede ser usuario de un portátil sin necesitar acceso a su factura, al coste de adquisición o a las fichas de todos sus compañeros.
Define quién consulta, quién modifica y quién administra los registros según los niveles de permisos. Si unas fichas requieren una separación real, organízalas con las carpetas y reglas de acceso adecuadas. Ocultar una columna en una vista no sustituye esa configuración.
Una primera puesta en marcha manejable
Empieza por una categoría con un responsable claro, como los portátiles de empresa. Carga unos pocos activos reales y comprueba el identificador, la ubicación, los adjuntos, la búsqueda y los permisos. Pide a otra persona que encuentre un equipo sin conocer previamente su carpeta.
Antes de ampliar el registro, confirma que existe una forma acordada de dar altas, documentar traslados, registrar devoluciones y retirar equipos. Puedes incorporar después el inventario anterior por categorías o sedes, contrastando cada ficha con la información disponible. No necesitas esperar a reconstruir todo el histórico para empezar a registrar correctamente los equipos nuevos.
Para conocer la base de este enfoque, lee cómo funcionan los formularios de gestión documental. Si quieres revisar la estructura de un inventario y sus permisos con el equipo de Folderit, contacta con nosotros.
