Software für das Richtlinienmanagement
Organisieren Sie Richtlinien, leiten Sie Änderungen zur Freigabe weiter und sehen Sie, wer die erforderlichen Dokumente bestätigt hat.
Folderit verbindet Richtlinienmanagement mit täglichem Dokumentenmanagement. Verantwortliche arbeiten mit Versionshistorie, Prüferinnerungen und Freigabeworkflows. Mitarbeiter erhalten Anfragen zur Lesebestätigung und finden veröffentlichte Richtlinien an einem klar definierten Ort.
Von einer Entwurfsrichtlinie bis zu einer festgehaltenen Lesebestätigung
Ein Policy-Management-System bringt das Dokument, seinen Inhaber und die damit verbundenen Aktionen zusammen. Folderit hilft Ihnen, vier Teile dieses Prozesses zu koordinieren, ohne für jede Richtlinie einen separaten E-Mail-Verlauf führen zu müssen.
Ein Arbeitsbereich für Richtlinienverantwortliche
Bewahren Sie Entwürfe in einem Ordner, der mit den Personen geteilt wird, die für das Verfassen und Überprüfen verantwortlich sind. Verwenden Sie Versionshistorie um Änderungen zusammenzufassen und frühere Versionen bei Bedarf abzurufen.
Trennen Sie die für Mitarbeiter bestimmte Bibliothek von Richtlinien von Entwurfsarbeiten. Das Hochladen einer neuen Version macht sie zur aktuellen Datei; es macht sie nicht automatisch zu einer genehmigten Freigabe.
Die richtigen Personen in Entscheidungen einbinden
Senden Sie eine Richtlinie zur Freigabe parallel oder sequenziell. Beispielsweise können Recht und HR einen Entwurf prüfen, bevor ein Abteilungsleiter die endgültige Freigabe erteilt.
Freigabeverantwortliche können zustimmen, ablehnen oder Rückfragen stellen. Bei entsprechender Workflow-Konfiguration kann das Dokument nach erfolgreichem Abschluss in einen anderen Ordner verschoben werden. Legen Sie vor der Aktivierung den Zielordner für veröffentlichte Richtlinien und dessen Berechtigungen fest.
Mitarbeiter um Lesebestätigung bitten
Starten Sie einen Lesebestätigungs-Workflow für ausgewählte Benutzer oder Gruppen. Empfänger sehen eine Aufgabe in Folderit und können eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten, abhängig von ihren Benachrichtigungseinstellungen.
Empfänger öffnen das Dokument und wählen die Bestätigung. Im Workflow sehen Sie, wer eingeladen wurde und wer geantwortet hat. Anschließend können Sie bei ausstehenden Antworten nachfassen.
Die Richtlinie zur verantwortlichen Person zurückbringen
Legen Sie eine Prüferinnerung fest mit Datum, Uhrzeit, Empfänger und Nachricht. Erinnerungen können sich wiederholen, und ein Dokument kann mehrere Erinnerungen für verschiedene Personen oder Daten haben.
Ändert sich die Richtlinie, prüfen Sie die neue Version und stellen Sie bei Bedarf eine neue Anfrage zur Lesebestätigung. In einem entsprechend konfigurierten Ordner kann die Automatisierung starten, sobald ein Dokument oder eine neue Version hinzugefügt wird.
Behalten Sie Freigabe und Lesebestätigung getrennt. Freigabe dokumentiert eine Entscheidung über die Veröffentlichung einer Richtlinie. Lesebestätigung dokumentiert die Reaktion eines Empfängers darauf. Eine Lesebestätigung allein beweist nicht, dass jemand die Richtlinie verstanden hat oder eine Schulung abgeschlossen hat.
Erstellen Sie ein Richtlinienregister, das tatsächlich nutzbar ist.
Organisieren Sie Richtlinien nach Abteilung oder Thema, und nutzen Sie dann benutzerdefinierte Metadaten und Ordner-Vorlagen für einheitliche Felder. Zeigen Sie wichtige Felder als Ordnerspalten an, damit Verantwortliche das Register überblicken können, ohne jede Datei zu öffnen.
| Feld | Beispiel und Zweck |
|---|---|
| Referenz der Richtlinie | HR-014 — eine konsistente Referenz für Fragen und damit verbundene Verfahren. |
| Verantwortliche Person | HR-Manager — die Person, die für die Aktualisierung der Richtlinie verantwortlich ist. |
| Abteilung oder Zielgruppe | Alle Mitarbeiter — die beabsichtigte Zielgruppe, getrennt von den tatsächlichen Freigabeberechtigungen. |
| Geltungsdatum | 1. November 2026 — Zeitpunkt, an dem die Organisation vorsieht, dass die Richtlinie wirksam wird. |
| Überprüfungsdatum | 1. November 2027 — Zeitpunkt, an dem der Eigentümer beurteilen sollte, ob ein Update erforderlich ist. |
| Status der Richtlinie | Entwurf, in Prüfung, veröffentlicht oder ersetzt — Beschriftungen, die Ihr Team definiert und pflegt. |
Dies sind vorgeschlagene Felder, keine automatischen Freigaberegeln. Das Hinzufügen eines Datums oder eines Statuslabels veröffentlicht eine Richtlinie, ändert Berechtigungen oder erstellt eine Erinnerung nicht von sich aus. Konfigurieren Sie diese Aktionen separat.
Helfen Sie Mitarbeitern dabei, die richtige Richtlinie zu finden
Durchsuchen Sie Dokumentnamen, Metadaten und Inhalte unterstützter Dateien. Mitarbeiter können nach einer Richtlinienreferenz oder Begriffen wie „Homeoffice“ innerhalb der für sie zugänglichen Unterlagen suchen.
Behalten Sie die Bearbeitungsrechte bei den Eigentümern
Nutzen Sie Berechtigungen um Redakteure von Lesern zu unterscheiden. Teilen Sie die veröffentlichte Bibliothek mit den relevanten Benutzergruppen und überprüfen Sie die Gruppenmitgliedschaft, wenn Mitarbeiter beitreten, Teams wechseln oder das Unternehmen verlassen.
Wer hat die Freigabe erteilt, wer hat die Lesebestätigung erteilt und was wurde geändert
Behalten Sie den Workflow-Verlauf mit der Richtlinie.
Die Workflow-Details zeigen Teilnehmer, Entscheidungen und Zeitstempel. Der Fortschritt der Lesebestätigungen zeigt eingeladene Empfänger und abgeschlossene Antworten, mit einer herunterladbaren Zusammenfassung für Ihre Unterlagen.
Prüfen Sie den Aufgabenstatus gegenüber der relevanten Dateiversion. Wird während einer aktiven Freigabe eine neuere Version hochgeladen, bleibt die bestehende Freigabe mit der früheren Version verknüpft; sie genehmigt nicht den Ersatz.
Verwenden Sie Berichte für die regelmäßige Überwachung.
Administratoren können Dashboard & Berichte nutzen, um noch ausstehende Freigaben zu prüfen und Berichte zu exportieren. Das Audit-Protokoll stellt einen separaten Audit-Trail der Systemaktivität bereit.
Der Bericht Due Documents verwendet das Metadatum Due Date des Dokuments. Er wertet nicht automatisch ein beliebiges benutzerdefiniertes Prüfdatum oder eine Workflow-Frist aus. Wählen Sie Felder und Berichte passend zu Ihrem Prüfprozess.
Beispiel: Aktualisierung einer Remote-Work-Richtlinie. Die HR bereitet die Überarbeitung im Entwurfsbereich vor, die Rechtsabteilung prüft diese, und der autorisierte Eigentümer gibt die genehmigte Datei an die Bibliothek der Richtlinien frei. Die HR startet die Lesebestätigung für die beabsichtigten Mitarbeiter, überprüft ausstehende Antworten und plant die nächste Erinnerung zur Überprüfung. Testen Sie die Berechtigungen und den Workflow mit einer kleinen Gruppe, bevor Sie die Einführung im gesamten Unternehmen vornehmen.
Fragen zum Management von Richtlinien in Folderit
Wie verbessert dies einen gemeinsamen Ordner und eine E-Mail?
Ein gemeinsamer Ordner bietet einen Ablageort für Richtlinien. Folderit ergänzt Freigabeentscheidungen, Anfragen zur Lesebestätigung, Versionshistorie und Erinnerungen. Verantwortliche prüfen den Fortschritt direkt am Dokument, statt Antworten aus Postfächern und Tabellen zusammenzutragen.
Welcher Plan umfasst die Freigabe und Lesebestätigung der Richtlinie?
Medium enthält einfache Freigabe- und Lesebestätigungsworkflows, individuelle Metadaten und automatisierte Aufbewahrung. Tailor ergänzt den Workflow-Designer für komplexere Prozesse, detaillierte Berechtigungen, SSO und weitere Funktionen. Jeder Plan umfasst festgelegte Benutzer- und Speicherkontingente. Prüfen Sie die aktuellen Pläne für Ihre Teamgröße und Workflow-Anforderungen.
Können Freigabe und Lesebestätigung als ein Prozess ablaufen?
Ja. Folderit unterstützt mehrstufige Workflows, die etwa Freigabe und anschließende Lesebestätigung verbinden. Im Tailor-Plan bietet der Workflow-Designer ermöglicht es Ihnen, Schritte zu verknüpfen und festzulegen, was nach Erfolg, Fehler oder Timeout passiert. Konfigurieren und testen Sie den Freigabeweg, sodass ein abgelehnter Entwurf nicht an Mitarbeiter gesendet wird.
Kann eine Richtlinie eine elektronische Unterschrift vorsehen?
Ja. Wenn Ihre Organisation es benötigt, kann die Unterzeichnung Teil eines Richtlinienprozesses sein. Folderit eSign ist in Tailor enthalten. Wählen Sie, ob die Aufgabe eine Freigabe, Lesebestätigung oder Unterschrift benötigt, basierend auf den Beweisen, die Sie erheben müssen.
Erfüllt die Software die Compliance-Anforderungen?
Folderit unterstützt einen dokumentierten Richtlinienprozess mit Zugriffskontrollen, Workflow-Protokollen und Prüferinnerungen. Die Compliance hängt weiterhin vom Richtlinieninhalt, den geltenden Anforderungen, Mitarbeiterschulungen und der praktischen Durchführung ab. Für ein umfassenderes Programm zur Dokumentenlenkung siehe ISO-Dokumentenlenkung.
Beginnen Sie mit einer Richtlinie und ihrem tatsächlichen Zielgruppenkreis.
Bringen Sie eine Richtlinie, ihre Freigabestufen und die Personen, die diese bestätigen müssen, ein. Wir zeigen, wie Sie das Register organisieren, den Workflow konfigurieren und die resultierenden Aufzeichnungen in Folderit überprüfen können.