Software zur Automatisierung von Dokumentenworkflows

Holen Sie formelle, nachvollziehbar protokollierte Freigaben von Einzelpersonen oder festgelegten Gruppen ein, ohne per E-Mail nachhaken zu müssen.

Richten Sie in wenigen Minuten Freigabeworkflows für Rechnungen, Verträge, Bestellungen, Richtlinien, HR-Dokumente und alles ein, was vor dem nächsten Schritt eine verbindliche Entscheidung benötigt. Freigabeverantwortliche sehen das Dokument, Ihre individuelle Notiz, ergänzende Dateien und die vollständige Liste der anderen Teilnehmer. Sie können freigeben, ablehnen oder delegieren und ihre Entscheidung mit einem Kommentar oder Anhang erläutern.

Wenn ein Dokument abgelehnt wird, laden Sie eine überarbeitete Version hoch und senden Sie sie erneut zur Freigabe. Die Versionierung von Folderit bewahrt die vollständige Dateihistorie, damit zwischen den Runden nichts verloren geht. Jede Entscheidung erhält einen Zeitstempel und wird protokolliert im Audit-Trail. Freigegebene und abgelehnte Dokumente lassen sich als PDF mit angehängter vollständiger Workflow-Zusammenfassung exportieren. Die Originaldatei bleibt unverändert.

Nicht jedes Dokument bedarf einer verbindlichen Entscheidung. Manchmal reicht es zunächst, dass die richtigen Personen es sehen.

Arbeitsabläufe ermöglichen es Ihnen, Dokumente einem oder mehreren Prüfern zuzuweisen, bevor diese in die Freigabe oder Unterschrift übergehen. Nutzen Sie sie für Qualitätskontrolle, Compliance-Prüfungen, redaktionelle Überprüfungen oder jeden internen Freigabeprozess, bei dem Feedback von Bedeutung ist, jedoch keine formale Freigabe erforderlich ist.

Wie alle Workflows in Folderit unterstützen Prüfungen parallele, serielle oder individuell konfigurierte Schritte. Sie können alle Teilnehmer gleichzeitig einladen oder Prüfer in einer bestimmten Reihenfolge beteiligen. Jede Aktion wird mit Zeitstempel und der Identität des Prüfers protokolliert. So erhalten Sie einen lückenlosen Audit-Trail ohne manuelle Protokollführung.

Brauchen Sie eine Bestätigung, dass ein Dokument nicht nur zugestellt, sondern auch gelesen und verstanden wurde?

Lesebestätigungsworkflows liefern einen strukturierten, prüfbaren Nachweis darüber, wer den Erhalt und das Verständnis eines Dokuments bestätigt hat. Das ist eine zentrale Funktion für die Dokumentenautomatisierung im Unternehmen, wenn die bloße Zustellung nicht ausreicht.

Typische Anwendungsfälle sind Personalrichtlinien, Arbeitsschutzverfahren, Schulungsunterlagen, Standardarbeitsanweisungen und behördliche Mitteilungen – überall dort, wo Sie nachweisen müssen, dass Mitarbeiter oder Dritte ordnungsgemäß informiert wurden. Jede Lesebestätigung wird mit Zeitstempel und der Identität des Teilnehmers erfasst. Das vollständige Protokoll lässt sich als PDF-Zusammenfassung herunterladen; das Originaldokument bleibt unverändert. So stellen Sie Nachweise für Audits, ISO-Prüfungen oder DSGVO-Kontrollen einfach bereit. Nutzen Sie außerdem Benutzergruppen um Lesebestätigungs-Workflows gleichzeitig an gesamte Teams zu senden.

Folderit eSign bietet Ihnen unbegrenzte elektronische Signaturen im Tailor-Plan enthalten — keine Kosten für Drittanbieterdienste oder pro Unterschrift erforderlich.

Verwenden Sie eSign-Workflows, wo sonst eine handschriftliche Unterschrift erforderlich wäre: Verträge, Geheimhaltungsvereinbarungen, Lieferantenvereinbarungen, Kundenfreigaben, Onboarding-Dokumente. Externe Parteien benötigen kein Folderit-Konto – sie erhalten einen sicheren E-Mail-Link und unterschreiben direkt aus ihrem Posteingang, wodurch dies eine praktische Dokumentenautomatisierungslösung für gemischte Teams und externe Vertragspartner darstellt.

Nutzen Sie bereits DocuSign? Auch das unterstützt Folderit – mit Ihrem bestehenden DocuSign-Abonnement in den Plänen Medium und Tailor. Sie sind nicht an einen einzigen Signaturanbieter gebunden. Für Organisationen, die qualifizierte elektronische Signaturen benötigen, unterstützt Folderit auch eID (XAdES/ASIC-E) für amtlich ausgestellte elektronische Ausweis-Karten.