Softver za upravljanje dokumentima za računovođe
Čuvajte datoteke klijenata, odobravanja faktura i radnu dokumentaciju za kraj godine u jednom organizovanom sistemu dokumenata.
Folderit računovođama pruža mjesto za prikupljanje, pronalaženje, pregled i čuvanje dokumenata koji podupiru njihov rad. Kontrolišite pristup za svakog klijenta, držite revizije zajedno i bilježite odluke o odobravanju uz datoteke.
Koristite ga za porezne dokumente, račune, evidencije obračuna plata, pisma o angažmanu i revizijske dokaze, uz tokove rada i strukturisane zapise prilagođene vašoj praksi.
Dajte svakom klijentu jasno mjesto za slanje dokumenata
Izgradite dosljednu strukturu prema klijentu, finansijskoj godini i angažmanu. Držite dolazne dokumente odvojeno od internih radnih dokumenata i završenih rezultata rada, a zatim svakom primaocu dajte pristup potrebnom području.
Prikupljajte datoteke u folderima klijenata
Podijelite prijemni folder uz dozvolu Samo otpremanje. Klijenti mogu slati dokumente bez uvida u sadržaj koji su dodali drugi korisnici. To podržava jednostavan prostor za slanje računa, izvoda i poreznih dokaza.
Za izlazne dokumente koristite pristup Pregledavalac kada klijenti mogu preuzimati ili štampati, odnosno Samo pregled za podržane preglede bez kontrola preuzimanja. Prava uređivanja zadržite kod osoba koje vode posao.
Primajte datoteke emailom
Aktivirajte email adresu specifičnu za folder za dolazne priloge klijenata, skenera ili drugih sistema. Pošiljalac mora staviti odredište u polje Prima ili Kopija, a ne Skrivena kopija. Svako ko zna adresu može na nju slati, pa je podijelite s predviđenim pošiljaocima.
Folderitov dodatak Folderit za Outlook omogućava vašem timu i čuvanje odabranih emailova i priloga u odgovarajući folder.
Prikupite detalje uz datoteku
Koristite e-obrasce u planu Tailor za zahtjeve za naknadu troškova, zahtjeve dobavljača ili evidencije podataka klijenata. Uključite polja za izvještajni period, odgovornog računovođu i prateće priloge. Obavezna polja pomažu ljudima dostaviti informacije potrebne vašem procesu.
Obrazac kreira pretraživ zapis. Podesite ko ga može podnijeti, pregledati i uređivati, a zatim ga povežite s tokom odobravanja gdje je prikladno.
Primjer strukture klijenta: Klijent → 2026 → Dolazni dokumenti / Radna dokumentacija / Odobreni rezultati rada. Podijelite Dolazne dokumente s klijentom uz Samo otpremanje, Radnu dokumentaciju s dodijeljenim timom, a Odobrene rezultate rada s klijentom uz Pregledavalac. Provjerite naslijeđene dozvole prije korištenja strukture za povjerljive zapise.
Vodite fakture od prijema do zabilježene odluke
Folderitovi tokovi odobravanja mogu se odvijati paralelno, serijski ili u prilagođenim fazama. Pregledavaoci mogu odobriti, odbiti ili zatražiti pojašnjenje, uz odluke i komentare sačuvane u zapisu toka rada.
- Prikupite fakturu i njen kontekstOtpremite datoteku ili je pošaljite emailom u prijemni folder. Dodajte dobavljača, broj fakture, klijenta ili poslovni subjekt, izvještajni period i odgovornog pregledavaoca kao metapodatke ili ih prikupite u e-obrascu fakture.
- Dopunite nedostajuće informacijeZa zapis e-obrasca, zadatak Popuni polja može zatražiti od računovođe da doda oznaku narudžbenice ili troškovno mjesto prije odobravanja. Time se ažuriraju polja obrasca, a ne metapodaci običnog PDF-a.
- Usmjerite odlukuPošaljite dovršeni zapis ovlaštenoj osobi za odobravanje. U planu Tailor podesite uslove i odvojene putanje uspjeha, neuspjeha i isteka vremena u dizajneru tokova rada. Testirajte svaku putanju uz reprezentativne podneske.
- Predajte odobreni posao sljedećem procesuPodesite uspješan tok rada da premjesti dokument u folder odobrenih stavki ili stavki spremnih za obradu. Knjiženje i plaćanje ostaju radnje u vašem računovodstvenom sistemu, osim ako ste podesili i provjerili integraciju.
Ovo je primjer postavki, a ne unaprijed podešena usluga obaveza prema dobavljačima. Definišite ovlaštenja za odobravanje, obavezna polja i postupanje s izuzecima prema procedurama svoje firme.
Odobravajte i potpisujte dokumente angažmana
Pošaljite pisma o angažmanu ili druge dokumente kroz odobravanje, a zatim elektronsko potpisivanje. Folderit eSign uključen je u Tailor; integracija s DocuSignom druga je opcija s vlastitim zahtjevima usluge.
Generišite ponovljive dokumente klijenata
Koristite generisanje dokumenata kako biste ispunili ODT predložak vrijednostima iz zapisa e-obrasca i dobili PDF ili DOCX izlaz. Pripremite pisma o angažmanu, potvrde ili propratne listove u dosljednom rasporedu, a zatim pregledajte generisani rezultat prije objave.
Pronađite dokaze i jasno odredite radnu verziju
Pretražujte više od naziva datoteke
Dubinsku pretragu može pronaći tekst u podržanim dokumentima i skenovima, uključujući PDF, DOCX, PNG i JPG. Potražite ime dobavljača ili oznaku, a zatim suzite rezultate prema folderu, datumu ili metapodacima.
Tačnost OCR-a zavisi od kvaliteta skena i odabranog jezika. Sadržaj XLSX datoteka nije uključen u OCR pretragu sadržaja, pa za tabele koristite smislene nazive datoteka i metapodatke.
Držite revizije s njihovom historijom
Otpremite reviziju kao novu verziju postojeće datoteke. Ranije verzije ostaju dostupne za kasniju upotrebu. Pokazatelji zadataka pokazuju na koju se verziju odobrenje odnosi; odobravanje ranije verzije ne odobrava kasnije otpremanje.
Koristite integraciju s Microsoftom 365 za kreiranje i uređivanje podržanih Word, Excel i PowerPoint dokumenata, uz bilježenje sačuvanih promjena u historiji verzija.
| Polje | Primjer |
|---|---|
| Klijent / poslovni subjekt | Example Trading Ltd |
| Izvještajni period | 4. kvartal 2026. |
| Vrsta dokumenta | Faktura dobavljača, bankovni izvod, porezna radna dokumentacija |
| Oznaka | Faktura dobavljača INV-1048 |
| Odgovorni računovođa | Član tima dodijeljen angažmanu |
Primijenite predloške metapodataka foldera radi dosljednosti registra i prikažite korisna polja kao kolone liste. Automatsko numerisanje dokumenata može pružiti internu oznaku; izvorni broj fakture dobavljača zadržite u vlastitom polju.
Za posao na kraju godine: čuvajte prateće dokaze, nacrte izvještaja i konačne rezultate na definisanim lokacijama. Dodijelite pregledavaoce, provjerite verziju poslanu na odobravanje i koristite podsjetnike za narednu potrebnu radnju. Metapodaci opisuju zapis; sami ne knjiže transakcije niti izračunavaju stanja.
Kontrolišite pristup klijenata i pripremite zapise za pregled
Postavite pravila pristupa i prijave
Podijelite određene foldere s dodijeljenim osobljem i korisnicima klijenata. Folderit pruža šifrirane veze i 256-bitno šifriranu pohranu. Administratori mogu zahtijevati dvofaktorsku autentifikaciju i podesiti pravila lozinki i IP ograničenja putem Sigurnosne politike.
Tailor dodaje detaljne dozvole i SSO opcije. Pregledajte Centar povjerenja u odnosu na sigurnosne zahtjeve svoje firme.
Dajte revizorima definisan obuhvat pregleda
Podijelite odabrane foldere dokaza s imenovanim pregledavaocima i postavite istek pristupa gdje je potrebno. Administratori mogu filtrirati dnevnik revizije prema korisniku, datumu, obuhvatu ili radnji te ga izvesti kao XLSX, ODS ili CSV.
Prekid dozvole dijeljenja ne vraća preuzete kopije. Provjerite druge puteve pristupa pri zatvaranju pregleda.
Primijenite svoj raspored čuvanja
U planovima Medium i Tailor podesite automatizaciju čuvanja za foldere ili pojedinačne datoteke. Odaberite datum početka perioda i završnu radnju: arhiviranje u folder, premještanje u korpu ili trajno brisanje.
Postavite periode prema primjenjivim zahtjevima svoje firme, uključujući izuzetke. Univerzalni period čuvanja ne može pokriti svakog klijenta, jurisdikciju i vrstu dokumenta.
Zadržite uvid u predstojeći posao
Postavite jednokratne ili ponavljajuće podsjetnike za korisnike ili grupe. Zadaci toka rada pojavljuju se na kontrolnim pločama primalaca, dok administratorski izvještaji pomažu pregledati odobravanja na čekanju, dokumente s rokom i približavanje kraja čuvanja.
Izvještaj Dokumenti s rokom koristi metapodatak Rok dokumenta. Rokovi tokova rada podešavaju se zasebno.
Odaberite postavke koje odgovaraju vašoj praksi
Zamjenjuje li Folderit naš računovodstveni softver?
Folderit upravlja dokumentima, strukturisanim zapisima i procesima oko njih. Glavnu knjigu, usklađivanje, obračun poreza i plaćanja zadržite u računovodstvenim alatima namijenjenim tim zadacima. Koristite Folderit za organizovanje pratećih dokaza i odluka.
Može li se povezati s našom računovodstvenom platformom?
Folderit nudi API i integracije putem platformi za automatizaciju, uključujući Zapier i Make. Funkcionalna veza zavisi od podržanih okidača i radnji u oba sistema, mapiranja podataka i vaše konfiguracije. Pregledajte mogućnosti integracije i testirajte planiranu predaju podataka prije oslanjanja na nju. Folderitova Zapier integracija trenutno je u javnoj beta verziji.
Koji plan uključuje računovodstvene tokove rada?
Medium uključuje jednostavne tokove odobravanja i potvrđivanja čitanja, prilagođene metapodatke, numerisanje i automatizaciju čuvanja. Tailor dodaje dizajner tokova rada, e-obrasce, Folderit eSign, detaljne dozvole, SSO i API pristup. Planovi imaju definisan broj korisnika i prostor za pohranu, pa provjerite aktuelne cijene prema potrebama osoblja, pristupa klijenata i tokova rada.
Mogu li klijenti slati dokumente bez Folderit računa?
Dijeljenje foldera imenovanim korisnicima zahtijeva registrovanog korisnika. Email u folder omogućava slanje datoteka na aktiviranu prijemnu adresu bez prijave. Javni link za dijeljenje drugačiji je mehanizam: svako s njegovim URL-om može pristupiti zajedničkom sadržaju. Koristite imenovane korisnike kada pristup mora zavisiti od identiteta.
Mogu li odvojene kompanije imati vlastite prostore?
Poslovni podračuni imaju vlastite odjeljke, članove tima, administratore i grupe. Pretraga se izvršava zasebno unutar svakog podračuna. Odlučite odgovaraju li vašim administrativnim granicama bolje folderi klijenata u jednom računu ili odvojeni podračuni.
Može li se Folderit hostovati na našoj infrastrukturi?
Uz uslugu u oblaku, postavljanje na vlastitoj infrastrukturi je dostupan. Razgovarajte s Folderitom o hostingu, operativnim odgovornostima i eventualnim zahtjevima namjenskog okruženja prije odabira postavljanja.
Isprobajte jedan angažman klijenta u Folderitu
Donesite primjer foldera klijenta i jedan proces pregleda. Pokazat ćemo kako prikupiti dokumente, dodijeliti pristup, zabilježiti odluke i ponovo pronaći dokaze.