Os metadados na gestão de documentos transformam informações do negócio em campos consistentes e pesquisáveis. Em vez de depender de um nome como contrato-final-v3.pdf, a equipe pode consultar o cliente, o responsável pelo contrato, o status e as datas relevantes.
Este guia trata da configuração no Folderit. Para uma introdução ao conceito, veja o que são metadados e por que são úteis (em inglês).
Comece pelas perguntas que a equipe precisa responder
Escolha uma categoria documental e anote as buscas mais comuns. Em contratos: quais acordos pertencem a este cliente? Quem acompanha cada contrato? Quais terminam no período selecionado? Defina os campos a partir dessas necessidades.
A tabela apresenta um modelo inicial para contratos. São configurações ilustrativas, não campos que já existem em todas as contas Folderit.
Em telas pequenas, deslize a tabela na horizontal.
| Campo | Tipo | Significado |
|---|---|---|
| Cliente | List ou String | Nome padronizado; prefira uma lista controlada quando viável. |
| Tipo de contrato | List | Por exemplo, serviços, fornecimento ou confidencialidade. |
| Responsável | User | Pessoa encarregada do acompanhamento. |
| Status | List | Etapas claras, como Rascunho, Em análise e Assinado. |
| Data de término | Date | A data contratual, e não a data de upload. |
| Referência anterior | String | Identificador preservado do sistema antigo. |
Mantenha o modelo inicial enxuto. Inclua um campo quando sua utilidade para busca, decisão ou processo necessário estiver clara. Evite coletar dados pessoais que não sejam necessários para a atividade documental.
Entenda os campos padrão e os personalizados
Os sete campos padrão dos documentos são Title, Notes, Tags, Signed by, Document ID, Date e Due Date. Document ID é gerado automaticamente. Signed by registra nomes de signatários; preencher esse campo não significa assinar eletronicamente o documento.
Os tipos de campos personalizados (guia em inglês) incluem String, Long text, Checkbox, Date, Datetime, Time, Integer, Decimal, List, Email, URL, User e Entity. No tipo List, configure as opções disponíveis. Escolha o tipo antes de importar os valores e verifique datas vazias e identificadores com zeros à esquerda. Uma referência como 00123 deve ser tratada como texto quando os zeros precisarem ser preservados.
Configure um modelo reutilizável na pasta
O modelo de pasta adiciona automaticamente os campos definidos aos novos recursos dentro do escopo configurado.
- Abra a pasta e selecione Meta na barra de ferramentas.
- Adicione um campo existente ou crie um com nome, descrição e tipo de dado.
- Defina Required, Recursive e Include para arquivos, pastas, links externos ou uma combinação.
- Salve a configuração e verifique um novo recurso dentro da pasta.
Required exige o preenchimento ao modificar os metadados. O Folderit sinaliza recursos com valores obrigatórios ausentes, para que o usuário abra a tela Modify e os complete. Isso não garante que todo arquivo enviado já tenha metadados completos e corretos.
Recursive aplica o campo também às subpastas. Use essa opção quando toda a estrutura seguir o mesmo modelo documental. Confira o efeito antes de estender a configuração a departamentos com necessidades diferentes.
Preencha os valores e facilite a consulta
Abra um arquivo, pasta ou link externo e clique em Modify para inserir ou atualizar os valores. O usuário precisa da permissão adequada para modificar o recurso. Criar e administrar campos centrais exige a permissão de conta Manage Metadata.
Mostre os campos mais úteis nas colunas da pasta (guia em inglês). Assim, fica mais fácil perceber informações ausentes e grafias inconsistentes sem abrir cada documento.
A busca avançada (guia em inglês) permite refinar resultados por campos personalizados e outros filtros. Live Search procura nomes e metadados durante a digitação. Deep Search também pode pesquisar o conteúdo dos formatos compatíveis por OCR e indexação. O conteúdo de arquivos XLSX não faz parte da busca de conteúdo por OCR.
OCR e metadados atendem a necessidades diferentes. O OCR pode localizar um texto no documento digitalizado; um campo conferido identifica o cliente correto ou a data de negócio pertinente. Teste ambos com documentos representativos e com as permissões reais dos usuários.
Use os campos nos processos de trabalho
Datas podem apoiar revisões, e valores estruturados podem ser usados em relatórios e workflows configurados. O Workflow Designer (guia em inglês) permite usar uma alteração de metadados como evento e verificar um campo como condição. Configure e teste o processo completo: mudar o status, por si só, não cria um fluxo de aprovação.
Para arquivos históricos, combine o método de associação entre arquivos e campos antes de transferir uma planilha Excel ou CSV com metadados. O guia de migração de gestão documental explica as etapas de validação.
Cuide da estrutura depois da implantação
- Defina quem mantém os campos e as opções das listas.
- Explique campos ambíguos, especialmente datas e status.
- Revise informações obrigatórias ausentes e variações de escrita.
- Teste alterações do modelo com uma pequena amostra.
- Verifique dependências antes de excluir um campo central: a exclusão o remove de todos os locais em que é usado, incluindo modelos e recursos armazenados.
Comece com uma pasta e um conjunto representativo de documentos. Experimente o Folderit e peça a um colega que encontre o documento certo pelos campos definidos.
