Une politique de conservation des documents définit quels documents votre organisation conserve, pourquoi elle les conserve, combien de temps ils restent nécessaires et qui autorise leur élimination. La politique fixe les règles ; un calendrier de conservation les applique à des catégories d’enregistrements individuelles.
Ce modèle sert de base à adapter avec les responsables des archives, du juridique, de la protection des données et des métiers. Il ne fixe aucune durée universelle. Une fois la politique approuvée, consultez le guide pour mettre en œuvre la conservation dans une GED.
Modèle de politique de conservation des documents
Objectif et portée
Définissez les entités commerciales, les emplacements, les catégories d’enregistrements et les systèmes couverts. Incluez les dossiers papier, les e-mails, les lecteurs partagés, les applications cloud, les fichiers exportés et les copies pertinentes sur les appareils. Identifiez la copie faisant autorité lorsque des enregistrements existent à plusieurs endroits.
Responsabilités
Désignez le responsable de la politique, la personne qui l’approuve et le responsable de chaque catégorie documentaire. Précisez qui tient le calendrier à jour, applique les paramètres techniques, examine les exceptions et autorise l’élimination. Indiquez un contact pour les questions et les erreurs présumées.
Calendrier de conservation
Remplissez une entrée de calendrier pour chaque catégorie. Les exemples ci-dessous montrent les questions à résoudre ; ce ne sont pas des délais de conservation légaux.
Faites défiler le tableau horizontalement pour comparer les quatre colonnes.
| Catégorie d’enregistrement | Déclencheur à définir | Fondement à vérifier | Responsable et sort final |
|---|---|---|---|
| Dossiers financiers et fiscaux | L’événement de dépôt, de déclaration ou de transaction pertinent. | Règles fiscales et comptables applicables dans la juridiction. | Finance; examen ou mesure d’élimination approuvée. |
| Contrats | Expiration, résiliation ou autre événement défini. | Obligations contractuelles, délais de prescription et exigences sectorielles. | Service juridique ou responsable des contrats ; examen avant élimination. |
| Dossiers d’emploi | L’événement spécifique de l’enregistrement, tel que la fin de l’emploi. | Exigences en matière d’emploi, de paie et de confidentialité. | Ressources humaines ; examen et élimination avec accès restreint. |
| Politiques et approbations | Remplacement, retrait ou fin du processus concerné. | Besoins de preuve de l’activité et règles sectorielles applicables. | Responsable de la politique ; archivage ou élimination contrôlée. |
Pour chaque entrée complétée, enregistrez la durée, la définition du déclencheur, la juridiction, la source et la date de vérification, la justification commerciale, l’emplacement du système, les règles d’exception, l’approbateur et la date de révision. Séparez une durée légale minimale d’une décision motivée de rétention plus longue.
Préservation et exceptions
Définissez comment une instruction de préservation est émise, enregistrée, appliquée puis levée. Elle doit identifier les documents concernés et leurs responsables dans les différents systèmes. Précisez comment l’élimination habituelle est suspendue, qui autorise une exception et comment les cas non résolus sont examinés.
Élimination et preuves
Décrire le processus d’approbation et d’élimination sécurisée pour chaque support. Définir les preuves conservées après élimination et le traitement des doublons, exports et sauvegardes. Spécifiez comment une suppression incorrecte est signalée et comment la restauration est contrôlée.
Formation et mise à jour
Rendre la politique accessible au personnel et aux sous-traitants qui gèrent les dossiers. Définissez un intervalle de révision et exigez une révision après des modifications juridiques, contractuelles, organisationnelles ou système pertinentes. Enregistrez l’approbation des politiques et l’historique des versions.
Choisissez les périodes parmi les règles applicables
Les noms tels que RGPD, HIPAA ou loi fiscale ne sont pas des programmes de conservation interchangeables. Déterminez si une règle s’applique à l’organisation et à l’enregistrement spécifique. Demandez au responsable juridique ou au propriétaire des enregistrements de résoudre les conflits avant de définir la suppression automatique.
Les principes du RGPD présentés par la Commission européenne (en anglais) rappellent que la conservation des données personnelles dépend des finalités et des obligations légales, avec des échéances de réexamen ou d’effacement. Tout conserver indéfiniment n’est pas une solution générale.
Pour un exemple concret de variation, les directives de l’IRS en matière de tenue de dossiers (États-Unis, anglais) distinguent plusieurs scénarios fiscaux aux États-Unis. La période de sept ans qui y est mentionnée ne s’applique pas automatiquement à tous les dossiers commerciaux ou à tous les pays.
Liste de contrôle en 14 points pour l’examen des politiques
- Portée : toutes les entités, emplacements et formats d’enregistrement pertinents sont nommés.
- Inventaire : l’équipe sait où se trouvent les documents et copies faisant autorité.
- Responsables : chaque catégorie documentaire a un responsable métier identifié.
- Juridiction : chaque entrée du calendrier identifie le contexte juridique applicable.
- Sources : les obligations sont documentées avec une source et une date de révision.
- Point de départ : chaque durée de conservation commence à un événement clairement défini.
- Durées : la période choisie repose sur une justification approuvée.
- Confidentialité : la conservation inutile des données personnelles est remise en question.
- Préservation : le processus de conservation et d’exception couvre toutes les copies pertinentes.
- Autorisations : seules les personnes autorisées peuvent modifier les règles ou supprimer des enregistrements.
- Élimination : l’approbation, la méthode et les preuves sont définies.
- Sauvegardes et appareils : l’expiration des copies et la restauration sont prises en compte.
- Formation : les utilisateurs savent classer les enregistrements et signaler les problèmes.
- Mise à jour : un responsable, une périodicité et des événements déclencheurs maintiennent la politique à jour.
Mettre en œuvre la politique approuvée
Folderit aide à organiser les documents dans des dossiers avec des métadonnées, à gérer les accès, à faire approuver une politique ou confirmer sa lecture, et à appliquer des actions de conservation configurées. Gardez le calendrier approuvé distinct des paramètres du logiciel pour relier chaque règle à son fondement.
Pour les étapes pratiques, y compris les champs de date de début, l’héritage des dossiers et les exceptions de fichiers, suivez notre guide de mise en œuvre de la conservation des documents. Vérifiez le résultat avec un petit ensemble de tests avant d’activer de larges actions automatisées.
Pour la configuration Folderit, le guide d’automatisation de la rétention décrit les dates de début et les actions de fin. Dans les plans publics actuels, l’automatisation de la rétention est disponible sur Medium et Tailor. Vérifiez la portée de l’élément et du dossier, le champ de date choisi et toutes les exceptions au niveau du fichier avant l’activation. Une règle de dossier ne configure pas automatiquement une règle de sous-dossier distincte.
Ne présumez pas qu’une instruction de préservation suspend automatiquement chaque règle logicielle. Identifiez les enregistrements concernés, contrôlez leurs paramètres de conservation et leur accès, enregistrez l’exception et vérifiez que l’élimination ordinaire ne peut pas les supprimer. Appliquez également le processus approuvé à d’autres systèmes, exportations et sauvegardes.
