Dokumentide säilitamise kord määrab, milliseid dokumente organisatsioon hoiab, mis eesmärgil ja kui kaua ning kes lubab need hävitada. Kord sätestab põhimõtted, säilitustähtaegade loetelu rakendab need konkreetsetele dokumendiliikidele.
Kohandage allolevat näidist koos dokumendihalduse, õigusvaldkonna, andmekaitse ja äriprotsesside eest vastutajatega. Näidis ei määra kõigile sobivat säilitustähtaega. Pärast korra kinnitamist aitab tarkvara seadistada säilitamise rakendamise juhend.
Dokumentide säilitamise korra näidis
Eesmärk ja kohaldamisala
Määrake hõlmatud juriidilised isikud, tegevuskohad, dokumendiliigid ja süsteemid. Arvestage paberdokumentide, e-kirjade, ühisketaste, pilverakenduste, eksporditud failide ja seadmetes olevate koopiatega. Kui dokument asub mitmes kohas, määrake ametlik põhieksemplar.
Vastutus
Nimetage korra koostamise ja kinnitamise eest vastutajad ning iga dokumendiliigi vastutav töötaja. Määrake, kes ajakohastab tähtaegade loetelu, seadistab tarkvara, vaatab erandid üle ja lubab hävitamise. Lisage kontakt küsimuste ja võimalike vigade jaoks.
Säilitustähtaegade loetelu
Koostage iga dokumendiliigi kohta eraldi kirje. Järgmised näited kirjeldavad lahendamist vajavaid küsimusi, mitte seadusest tulenevaid tähtaegu.
Kõigi nelja veeru võrdlemiseks kerige tabelit külgsuunas.
| Dokumendiliik | Tähtaja algussündmus | Kontrollitav õiguslik või muu alus | Vastutaja ja toiming tähtaja lõpus |
|---|---|---|---|
| Finants- ja maksudokumendid | Vastav esitamis-, aruandlus- või tehingusündmus. | Kohaldatavad maksu- ja raamatupidamiseeskirjad jurisdiktsioonis. | Finantsvaldkonna vastutaja; kinnitatud ülevaatus või hävitamine. |
| Lepingud | Aegumine, lõpetamine või muu määratletud sündmus. | Lepingulised nõuded, aegumistähtajad ja valdkonna erireeglid. | Õigusvaldkonna või lepingu eest vastutaja; kontroll enne hävitamist. |
| Personalidokumendid | Konkreetse dokumendiliigiga seotud sündmus, näiteks töösuhte lõpp. | Tööõiguse, palgaarvestuse ja andmekaitse nõuded. | Personalivaldkonna vastutaja; piiratud juurdepääsuga ülevaatus ja hävitamine. |
| Korrad ja kinnitused | Asendamine, kehtetuks tunnistamine või asjaomase protsessi lõpp. | Tegevuse tõendamise vajadus ja kohaldatavad valdkonnareeglid. | Korra eest vastutaja; kontrollitud arhiveerimine või hävitamine. |
Märkige iga kirje juurde tähtaeg, selle algussündmus, kohaldatav õigusruum, allikas koos kontrollimise kuupäevaga, äriline põhjendus, säilitamiskoht, erandid, kinnitaja ja järgmine ülevaatus. Eristage seadusjärgset miinimumi põhjendatud otsusest dokumenti kauem hoida.
Hävitamise peatamine ja erandid
Kirjeldage, kuidas antakse, dokumenteeritakse, rakendatakse ja lõpetatakse dokumentide säilitamise erikorraldus. Nimetage hõlmatud dokumendid ja vastutajad kõigis süsteemides. Määrake, kuidas peatatakse tavapärane hävitamine, kes kinnitab erandid ja kuidas vaadatakse üle lahendamata juhtumid.
Hävitamine ja tõendid
Kirjeldage iga andmekandja jaoks hävitamise heakskiitmist ja turvalist teostamist. Määrake alles jäävad tõendid ning duplikaatide, eksportide ja varukoopiate käsitlemine. Sätestage eksliku kustutamise teatamine ja kontrollitud taastamine.
Koolitus ja ajakohastamine
Tehke kord kättesaadavaks dokumente käsitlevatele töötajatele ja teenuseosutajatele. Määrake ülevaatuse sagedus ning nõudke uut ülevaatust pärast olulisi õiguslikke, lepingulisi, organisatsioonilisi või süsteemimuudatusi. Säilitage korra kinnitused ja versiooniajalugu.
Valige tähtajad kohaldatavate nõuete järgi
GDPR, HIPAA ja maksuseadused ei ole omavahel asendatavad säilitustähtaegade loetelud. Kontrollige, milline nõue kehtib organisatsiooni ja konkreetse dokumendi kohta. Laske õigusvaldkonna või dokumendiliigi vastutajal vastuolud lahendada enne automaatse hävitamise seadistamist.
Euroopa Komisjoni GDPR-i põhimõtted (inglise keeles) seovad isikuandmete säilitamise eesmärgi ja õiguslike kohustustega. Vajalikud on ülevaatamise või kustutamise tähtajad. Kõige igavene hoidmine ei ole üldine lahendus.
USA maksuameti IRS-i juhend (USA, inglise keeles) näitab tähtaegade erinevust mitme maksustamisolukorra näitel. Seal mainitud seitse aastat ei kehti automaatselt kõigile äridokumentidele ega kõikides riikides.
14 kontrollpunkti säilitamise korra ülevaatamiseks
- Kohaldamisala: hõlmatud üksused, asukohad ja dokumendivormid on nimetatud.
- Ülevaade: ametlike dokumentide ja koopiate asukohad on teada.
- Vastutajad: igal dokumendiliigil on vastutav töötaja.
- Õigusruum: iga tähtaja juures on kohaldatav õiguslik kontekst.
- Allikad: nõuete juures on allikas ja kontrollimise kuupäev.
- Algussündmus: iga tähtaja arvestus algab üheselt määratud sündmusest.
- Tähtajad: valitud kestusel on kinnitatud põhjendus.
- Andmekaitse: isikuandmete tarbetut säilitamist hinnatakse kriitiliselt.
- Erikorraldused: hävitamise peatamine ja erandid hõlmavad kõiki vajalikke koopiaid.
- Õigused: reegleid muuta ja dokumente hävitada saavad vaid volitatud inimesed.
- Hävitamine: heakskiit, meetod ja tõendid on määratud.
- Varukoopiad ja seadmed: koopiate aegumine ja taastamine on reguleeritud.
- Koolitus: kasutajad oskavad dokumente liigitada ja probleemidest teatada.
- Ajakohastamine: vastutaja, ülevaatuse sagedus ja muudatuste korral tehtav kontroll hoiavad korra kehtivana.
Rakendage kinnitatud kord
Folderit aitab korraldada dokumente kaustade ja metaandmetega, hallata juurdepääsu, küsida korra kinnitamist või lugemise kinnitust ning rakendada seadistatud säilitustoiminguid. Hoidke kinnitatud tähtaegade loetelu tarkvaraseadetest eraldi, et iga reegli alus oleks jälgitav.
Praktilisi samme, sealhulgas alguskuupäevi, kaustareegleid ja failierandeid, käsitleb dokumentide säilitamise rakendamise juhend. Kontrollige tulemust väikese testkogumiga enne ulatusliku automaatika lubamist.
Folderiti säilitamise automatiseerimise juhend kirjeldab alguskuupäevi ja lõpptegevusi. Avaliku hinnakirja järgi on see funktsioon pakettides Medium ja Tailor. Kontrollige hõlmatud üksusi ja kaustu, valitud kuupäevavälja ning failierandeid. Ülemkausta reegel ei seadista automaatselt alamkausta eraldi reeglit.
Ärge eeldage, et säilitamise erikorraldus peatab automaatselt kõik tarkvarareeglid. Määrake hõlmatud dokumendid, kontrollige nende säilitussätteid ja juurdepääsu, dokumenteerige erand ning testige, et tavapärane hävitamine neid ei eemaldaks. Rakendage kinnitatud protsessi ka muudes süsteemides, eksportidel ja varukoopiatel.
