Polityka przechowywania dokumentów określa, jakie dokumenty przechowuje Twoja organizacja, dlaczego je przechowuje, jak długo są potrzebne i kto upoważnia do ich usunięcia. Polityka ustala zasady; harmonogram przechowywania stosuje je do poszczególnych kategorii akt.
Dostosuj wzór z osobami odpowiedzialnymi za dokumentację, kwestie prawne, ochronę danych i procesy biznesowe. Nie ustala on jednego uniwersalnego terminu. Po zatwierdzeniu polityki skorzystaj z poradnika wdrożenia przechowywania w systemie DMS.
Wzór zasad przechowywania dokumentów
Cel i zakres
Zdefiniuj podmioty gospodarcze, lokalizacje, kategorie dokumentów i objęte systemy. Uwzględnij dokumentację papierową, pocztę e-mail, dyski współdzielone, aplikacje w chmurze, wyeksportowane pliki i odpowiednie kopie na urządzeniach. Zidentyfikuj wiarygodną kopię, jeśli zapisy istnieją w kilku miejscach.
Odpowiedzialność
Wyznacz osobę odpowiedzialną za politykę, jej zatwierdzenie i każdą kategorię dokumentacji. Określ, kto aktualizuje harmonogram, konfiguruje system, analizuje wyjątki i zatwierdza usuwanie. Podaj kontakt do zgłaszania pytań i możliwych błędów.
Harmonogram przechowywania
Wypełnij wpis harmonogramu dla każdej kategorii. Poniższe przykłady pokazują pytania do rozwiązania; nie są to ustawowe okresy przechowywania.
Przewiń tabelę w poziomie, aby porównać wszystkie cztery kolumny.
| Kategoria dokumentacji | Zdarzenie rozpoczynające bieg terminu | Podstawa do sprawdzenia | Osoba odpowiedzialna i działanie końcowe |
|---|---|---|---|
| Dokumentacja finansowa i podatkowa | Odpowiednie zdarzenie zgłoszenia, raportowania lub transakcji. | Obowiązujące zasady podatkowe i księgowe w danej jurysdykcji. | Finanse; zatwierdzony przegląd lub usunięcie. |
| Umowy | Wygaśnięcie, zakończenie lub inne określone zdarzenie. | Wymagania umowne, terminy przedawnienia i przepisy sektorowe. | Dział prawny lub osoba odpowiedzialna za umowę; przegląd przed usunięciem. |
| Akta zatrudnienia | Konkretne wydarzenie w rekordzie, takie jak zakończenie zatrudnienia. | Wymagania dotyczące zatrudnienia, płac i prywatności. | HR; ograniczony przegląd i utylizacja. |
| Polityki i zatwierdzenia | Wymiana, wycofanie lub zakończenie odpowiedniego procesu. | Potrzeby dowodowe działalności i obowiązujące przepisy sektorowe. | Osoba odpowiedzialna za politykę; kontrolowane archiwizowanie lub usuwanie. |
Dla każdego zakończonego wpisu zapisz czas trwania, definicję wyzwalacza, jurysdykcję, źródło i datę sprawdzenia, uzasadnienie biznesowe, lokalizację systemu, zasady wyjątków, datę zatwierdzenia i przeglądu. Oddziel minimalny okres prawny od uzasadnionej decyzji o dłuższym zatrzymaniu.
Zachowanie i wyjątki
Określ, jak wydaje się, rejestruje, realizuje i uchyla nakaz zachowania dokumentacji. Wskaż objęte nim dokumenty i osoby odpowiedzialne we wszystkich systemach. Ustal sposób wstrzymania zwykłego usuwania, zatwierdzania wyjątków i przeglądu nierozstrzygniętych przypadków.
Usuwanie i dowody
Opisz proces zatwierdzania i bezpiecznego usuwania każdego nośnika. Zdefiniuj dowody zachowywane po usuwania oraz postępowanie z duplikatami, eksportami i kopiami zapasowymi. Określ, w jaki sposób zgłaszane jest nieprawidłowe usunięcie i w jaki sposób kontrolowane jest przywracanie.
Szkolenia i aktualizacja
Udostępnij zasady pracownikom i wykonawcom zajmującym się dokumentacją. Ustaw częstotliwość przeglądów i wymagaj przeglądu po odpowiednich zmianach prawnych, umownych, organizacyjnych lub systemowych. Rejestruj zatwierdzenie polityki i historię wersji.
Wybierz okresy z obowiązujących zasad
Nazwy takie jak RODO, HIPAA czy prawo podatkowe nie są wymiennymi harmonogramami przechowywania. Określ, czy reguła ma zastosowanie do organizacji i konkretnego dokumentu. Przed ustawieniem automatycznej usuwania poproś odpowiedzialnego prawnika lub właściciela dokumentacji o rozwiązanie konfliktów.
Wytyczne Komisji Europejskiej dotyczące RODO (w języku angielskim) wyjaśniają, że przechowywanie danych osobowych musi odzwierciedlać cel i zobowiązania prawne, z możliwością przeglądu lub usunięcia. „Zachowaj wszystko na zawsze” nie jest rozwiązaniem ogólnego zastosowania.
Jako konkretny przykład zróżnicowania, wytyczne dotyczące prowadzenia dokumentacji IRS (Stany Zjednoczone, angielski) wyróżniają kilka scenariuszy podatkowych w USA. Wspomniany tam okres siedmiu lat nie ma automatycznego zastosowania do wszystkich rejestrów biznesowych lub krajów.
14-punktowa lista kontrolna przeglądu polityki
- Zakres: wszystkie istotne podmioty, lokalizacje i formaty dokumentów są wymienione.
- Inwentaryzacja: zespół zna lokalizacje oficjalnych dokumentów i kopii.
- Odpowiedzialność: każda kategoria dokumentacji ma wyznaczoną osobę z obszaru biznesowego.
- Jurysdykcja: każdy wpis harmonogramu określa mający zastosowanie kontekst prawny.
- Źródła: zobowiązania są udokumentowane z podaniem źródła i daty przeglądu.
- Zdarzenia początkowe: każdy termin liczy się od jednoznacznie określonego zdarzenia.
- Czas trwania: wybrany okres ma zatwierdzone uzasadnienie.
- Prywatność: kwestionowane jest niepotrzebne przechowywanie danych osobowych.
- Zachowanie: proces wstrzymania i wyjątku obejmuje wszystkie odpowiednie kopie.
- Uprawnienia: tylko upoważnione osoby mogą zmieniać zasady lub pozbywać się zapisów.
- Usuwanie: zdefiniowano zatwierdzenie, metodę i dowody.
- Kopie zapasowe i urządzenia: rozwiązano kwestię wygaśnięcia kopii i przywrócenia.
- Szkolenie: użytkownicy wiedzą, jak klasyfikować dokumenty i zgłaszać problemy.
- Przegląd: osoba odpowiedzialna, częstotliwość i kontrole po zmianach zapewniają aktualność polityki.
Wprowadź zatwierdzoną politykę w życie
Folderit pomaga porządkować dokumentację w folderach z metadanymi, kontrolować dostęp, prosić o zatwierdzenie polityki lub potwierdzenie jej przeczytania oraz stosować skonfigurowane działania retencji. Oddziel zatwierdzony harmonogram od ustawień oprogramowania, aby każdą regułę można było powiązać z jej podstawą.
Aby zapoznać się z praktycznymi krokami — w tym polami dat początkowych, dziedziczeniem folderów i wyjątkami plików — postępuj zgodnie z naszym przewodnikiem wdrażania przechowywania dokumentów. Przed włączeniem szeroko zakrojonych działań zautomatyzowanych zweryfikuj wynik za pomocą małego zestawu testowego.
W przypadku konfiguracji Folderit przewodnik automatyzacji przechowywania opisuje daty rozpoczęcia i działania końcowe. W obecnych planach publicznych automatyzacja retencji jest dostępna w Medium i Tailor. Przed aktywacją sprawdź zakres elementu i folderu, wybrane pole daty oraz wszelkie wyjątki na poziomie pliku. Reguła folderu nie konfiguruje automatycznie oddzielnej reguły podfolderu.
Nie zakładaj, że nakaz zachowania dokumentacji automatycznie wstrzymuje wszystkie reguły oprogramowania. Ustal objęte nim dokumenty, kontroluj ich ustawienia retencji i dostępu, zapisz wyjątek i sprawdź, że zwykłe usuwanie ich nie obejmie. Zastosuj zatwierdzony proces również w innych systemach, eksportach i kopiach zapasowych.
