Proteger documentos requiere controles que respondan a riesgos distintos. La autenticación comprueba quién entra; una restricción IP limita desde dónde puede iniciar sesión; los permisos definen qué puede hacer una cuenta una vez dentro.
Combinar esas capas reduce la dependencia de una única contraseña. No hace invulnerable al sistema: cada medida necesita una configuración adecuada, revisión y un proceso para las excepciones.
Primera capa: autenticación en dos pasos
La autenticación en dos pasos añade una comprobación al inicio de sesión. En Folderit, el administrador puede exigir 2FA desde la política de seguridad para los miembros del equipo.
Esto reduce el riesgo de que una contraseña filtrada baste para entrar. No presupongas que elimina todo phishing o que una sesión comprometida deja de ser un problema. Define cómo se incorpora cada usuario, cómo recupera el acceso de forma autorizada y cómo se retiran las cuentas que ya no deben utilizar el sistema.
La política de seguridad de Folderit reúne los controles de autenticación, contraseña y redes permitidas.
Segunda capa: redes permitidas
Las restricciones IP permiten limitar los inicios de sesión a direcciones o bloques CIDR autorizados. Una organización puede permitir las redes de sus oficinas y la salida de su VPN corporativa.
Por ejemplo, una asesoría hipotética permite la oficina y la VPN. Una persona que trabaja desde casa se conecta a la VPN antes de entrar. El administrador comprueba ambas rutas y también una conexión que debe quedar bloqueada.
Una IP permitida no certifica que todos los equipos de esa red sean seguros ni identifica por sí misma a una persona. La seguridad de los dispositivos y de la VPN sigue teniendo su propio alcance. Además, una dirección que cambia puede bloquear a usuarios legítimos si no se revisa la lista.
Tercera capa: permisos de acceso
Una cuenta autenticada no necesita acceder a todos los documentos. Define ámbitos por equipo, carpeta o elemento, según las funciones del sistema y del plan. Separa consulta, descarga, aportación y edición cuando el proceso lo requiera.
Los niveles de permiso de Folderit permiten preparar accesos distintos. Comprueba el resultado con una cuenta destinataria, especialmente si hay permisos heredados o varios grupos.
Un acceso de previsualización puede reducir la distribución de archivos originales, pero no impide que una persona fotografíe una pantalla o copie información visible. El permiso debe formar parte de una política de uso y de una asignación proporcional al trabajo.
Cómo se complementan
| Capa | Pregunta que responde | Límite principal |
|---|---|---|
| 2FA | ¿La cuenta supera una comprobación adicional? | No sustituye la protección de sesiones y dispositivos. |
| IP permitidas | ¿El inicio de sesión procede de una red autorizada? | Una red autorizada también puede contener equipos comprometidos. |
| Permisos | ¿Qué información y acciones necesita esta cuenta? | Los accesos deben revisarse cuando cambia la función. |
Una revisión práctica de la configuración
Utiliza cuentas de prueba para confirmar 2FA, una red permitida, otra excluida y un documento fuera del ámbito del usuario. Comprueba también que las personas autorizadas conservan un recorrido de acceso adecuado al trabajar fuera de la oficina.
Revisa grupos y comparticiones al cambiar puestos, terminar proyectos o dar de baja colaboradores. Consulta la auditoría para investigar actividad registrada; no presupongas que ver un registro implica que exista una alerta automática para cualquier comportamiento anómalo.
Estas tres capas se complementan con formación, actualizaciones de dispositivos, protección del correo y un plan de recuperación. La guía de protección frente al ransomware documental amplía cómo preparar esa recuperación sin confundir versiones con una copia de seguridad independiente.
