OCR son las siglas en inglés de reconocimiento óptico de caracteres. Esta tecnología convierte el texto de documentos escaneados en información digital que puede buscarse y procesarse. El programa interpreta la imagen escaneada y genera una capa de texto para que el ordenador pueda reconocer y buscar su contenido.
Por qué es importante el OCR
En una previsión publicada en 2020, Gartner anticipaba que el 90 % de las grandes organizaciones habría adoptado alguna forma de automatización robótica de procesos (RPA) en 2022. Es una previsión histórica, no una cifra actual de adopción. El crecimiento de la automatización ayuda a entender el valor del OCR para convertir texto impreso o escrito en información procesable por máquinas.
Muchas empresas siguen recibiendo información en papel: formularios, facturas, documentos jurídicos y contratos impresos. Gestionar y guardar grandes cantidades de estos documentos exige tiempo, espacio y esfuerzo.
El software de gestión documental con OCR ayuda a resolver este problema. El reconocimiento óptico es un componente importante de la digitalización: identifica texto impreso y permite buscar por su contenido. Según la herramienta utilizada, el texto reconocido también puede exportarse o editarse; reconocerlo no modifica por sí solo la imagen original del documento.
Cómo funciona el OCR
El proceso de reconocimiento óptico suele incluir las siguientes etapas:
Escaneo del documento
El primer paso es obtener una imagen digital. El software distingue las zonas claras del fondo de las áreas que contienen texto.
Preprocesamiento
Antes del reconocimiento, el programa puede corregir la inclinación del escaneo, eliminar manchas o ruido y mejorar los bordes y la alineación del texto.
Reconocimiento del texto
El software procesa la imagen e identifica letras y números del texto impreso.
Posprocesamiento
El resultado se convierte en texto digital que puede buscarse y utilizarse en procesos posteriores, incluida su edición en herramientas compatibles.
Qué tipos de reconocimiento existen
La tecnología se distingue por el tipo de texto y la forma en que lo interpreta. Algunos ejemplos son:
- Reconocimiento óptico de caracteres (OCR): identifica texto mecanografiado o impreso carácter a carácter.
- Reconocimiento óptico de palabras: interpreta palabras completas de texto impreso. Suele incluirse dentro del término general OCR.
- Reconocimiento inteligente de caracteres (ICR): identifica caracteres manuscritos o cursivos y suele apoyarse en aprendizaje automático.
- Reconocimiento inteligente de palabras (IWR): identifica palabras completas de texto manuscrito o cursivo.
Ventajas del OCR
Aunque su funcionamiento técnico es complejo, sus ventajas son claras: facilita buscar texto, procesarlo y almacenarlo. El texto reconocido puede utilizarse en lectores de PDF y tecnologías de asistencia, como lectores de pantalla, para mejorar el acceso de personas ciegas o con dificultades de visión.
Otras ventajas son:
- Conservar documentos en papel mediante su digitalización.
- Reducir el tiempo dedicado a introducir datos manualmente.
- Mejorar el acceso a la información.
- Agilizar los flujos de trabajo documentales.
Quién puede beneficiarse del OCR
El OCR puede ayudar a cualquier organización que desee reducir el uso de papel. Se utiliza en banca y finanzas, sanidad, servicios jurídicos y contabilidad, entre otros sectores. Algunos ejemplos son:
- Digitalizar expedientes de pacientes, resultados de laboratorio y notas clínicas en entornos sanitarios, según la calidad del reconocimiento y los controles aplicables.
- Crear documentos digitales consultables a partir de archivos históricos de las administraciones locales.
- Digitalizar años de expedientes y documentación en despachos jurídicos.
- Agilizar la gestión de documentación de alumnos y trabajadores en universidades.
- Recoger información de facturas y recibos para apoyar los procesos de revisión y pago de las empresas.
Cómo utiliza Folderit el OCR
Folderit busca facilitar la gestión documental sin papel. El reconocimiento de texto es una de las herramientas que apoyan la transición desde documentación física a información digital consultable.
El artículo distingue las siguientes modalidades de reconocimiento y captura:
OCR para reconocer texto
El OCR analiza el texto de documentos escaneados o importados y permite obtener archivos PDF consultables. El contenido reconocido se indexa para buscar documentos por palabras, frases y números que aparezcan en su interior.
Captura inteligente de datos
El original también describe soluciones de captura avanzada que utilizan inteligencia artificial para automatizar la captura, clasificación y extracción de datos. Confirme con Folderit la disponibilidad y el alcance de esta modalidad antes de contratarla: el OCR de búsqueda no implica por sí mismo extracción automática de campos ni automatización completa de un proceso.
