Cuando alguien copia los datos de un formulario a una plantilla de Word, cada transferencia puede introducir un error: una dirección anterior, un nombre incompleto o una fecha con otro formato. Generar el PDF desde el registro permite reutilizar los datos que ya se han recogido.
En Folderit, un formulario completado puede servir de origen para una plantilla ODT. El usuario abre el registro y genera PDF, DOCX o ambos, según la configuración. Después puede guardar, descargar o enviar el documento mediante las opciones disponibles. La generación no requiere por sí misma un flujo de aprobación.
Empieza por un registro, no por un correo
Un correo con datos es una comunicación; un registro estructurado ofrece campos que se pueden consultar y gestionar. Los formularios de Folderit permiten crear registros en carpetas, con datos, adjuntos y controles documentales según la configuración y el plan contratado.
Antes de diseñar el PDF, enumera qué información debe aparecer y quién la comprueba. Para una carta a un cliente, puede bastar con razón social, código, dirección, contacto y fecha. Para una factura, harán falta datos de cabecera, conceptos e importes previamente verificados.
1. Recoge datos que la plantilla pueda utilizar
Utiliza tipos de campo apropiados: texto para identificadores, fecha para fechas, correo para direcciones electrónicas y número para cantidades. Cuando haya listas de opciones, decide los valores que el equipo utilizará de forma consistente.
Evita que una persona escriba «30 días» y otra «treinta» si el documento necesita un número. Define moneda y formato de fecha de forma explícita. Un campo completo no necesariamente contiene un dato correcto: el proceso necesita una revisión acorde con la importancia del documento.
2. Prepara el diseño en ODT
La plantilla de generación debe ser un archivo ODT. Incluye texto fijo, logotipo, estilos, tablas y marcadores para los valores del formulario. PDF y DOCX son los formatos de salida que puedes habilitar, no formatos alternativos del archivo de plantilla.
Copia los marcadores de Available form fields en Folderit. Si allí aparece {{ client_name }}, conserva exactamente ese identificador, aunque la etiqueta del campo se muestre en español. No traduzcas ni adivines los marcadores.
La guía de plantillas ODT y marcadores explica cómo evitar campos partidos, textos opcionales mal resueltos y tablas que cambian de página de forma inesperada.
3. Conecta la plantilla al formulario
Desde Admin tools → Form templates, un administrador puede elegir el formulario y crear su plantilla de documento. Introduce un nombre reconocible, un patrón para el archivo generado, los formatos permitidos y el ODT.
Una plantilla de formulario puede tener varias plantillas documentales conectadas. Nómbralas según su finalidad para que el usuario distinga, por ejemplo, una carta de bienvenida de un acuerdo. La guía oficial de configuración muestra el recorrido completo.
4. Genera desde un registro completado
Crea el registro en la carpeta prevista, completa sus campos y ábrelo. En la ficha aparecen las plantillas documentales disponibles y los formatos habilitados. Selecciona la generación de PDF o DOCX según lo que necesites.
Este recorrido incluye una acción del usuario. Si quieres una automatización más amplia, debes diseñarla y validarla aparte; no presupongas que cada envío de formulario genera y distribuye todos los documentos sin intervención.
5. Decide qué sucede con el resultado
Un documento importante suele necesitar un destino gestionado. Guardarlo en Folderit permite aplicar los permisos, búsqueda, historial y controles del repositorio. Descargarlo puede ser útil para un borrador editable o una entrega concreta. Enviarlo por correo entrega una copia independiente.
PDF encaja bien en documentos destinados a distribución; DOCX permite editar un borrador. Ninguna extensión convierte automáticamente el contenido en definitivo. Si necesita aprobación, revisión, acuse de lectura o firma, configura el flujo documental correspondiente después de guardar el archivo.
Tres ejemplos de uso
Facturas
El registro recoge cliente, fechas, moneda, condiciones y conceptos. Finanzas verifica importes e impuestos antes de generar. La plantilla presenta los datos; no debe darse por hecho que hace cálculos contables. Consulta la guía de facturas PDF para organizar esa separación.
Contratos
Una solicitud captura las partes, el alcance y los datos del acuerdo. El responsable elige la plantilla correcta, genera un borrador y lo somete a revisión. La generación de contratos reduce la copia manual sin sustituir el criterio jurídico ni la aprobación.
Certificados
Un registro de formación puede aportar participante, actividad, fecha e identificador. La plantilla produce un certificado con presentación uniforme. La persona responsable debe confirmar previamente que corresponde emitirlo. Puedes ampliar el ejemplo en la guía de generación de certificados.
Qué comprobar antes de usarlo con datos reales
- El formulario recoge todos los valores obligatorios del documento.
- Los marcadores pertenecen al formulario seleccionado y están copiados completos.
- Los datos opcionales vacíos no dejan frases incompletas.
- Los valores largos, tablas y saltos de página se ven bien en cada formato.
- El nombre del archivo ayuda a reconocerlo.
- Los usuarios saben cuándo guardar, descargar o enviar.
- Los destinatarios y permisos del proceso posterior son los previstos.
Si los datos vienen de un CRM o ERP, la API de Folderit es una vía de integración. Esa conexión necesita su propio diseño, mapeo de campos, permisos y pruebas. No aparece por conectar una plantilla ODT.
El objetivo es mantener una relación clara entre dato de origen, plantilla y documento resultante. Esa relación hace más sencillo localizar un error, corregir el registro y volver a generar con un procedimiento conocido.
