No todo proceso documental empieza con un archivo. Una incidencia, una solicitud de cambio de departamento o una ficha de inventario comienzan con datos: una persona, una fecha, un motivo y un responsable. Convertirlos siempre en un Word o en una fila de Excel añade un documento, pero no necesariamente una estructura útil para el seguimiento.
Los formularios de gestión documental de Folderit permiten crear ese registro directamente en el sistema. Un administrador define una plantilla reutilizable; cada envío genera un elemento con campos, que puede vivir en una carpeta sin que sea obligatorio adjuntar un archivo. Cuando el proceso necesita pruebas o documentos de apoyo, la plantilla puede incluir un campo Archivo.
Esta guía presenta el modelo y cuatro usos habituales. Para los ajustes detallados, consulta la documentación de eForms. Antes de implantar un proceso, comprueba su configuración y sus permisos en tu cuenta. Los eForms y registros personalizados están disponibles en el plan Tailor.
Una plantilla define el formulario; cada envío crea un registro
Las plantillas se administran en Herramientas de administración → Plantillas de formulario. Allí decides el nombre que verá el usuario, los campos, cuáles son obligatorios y el patrón con el que se nombrará cada elemento en la carpeta.
El resultado no es una única tabla compartida. Cada envío tiene su propio registro: se abre para consultar los valores, puede editarse con los permisos adecuados y se encuentra mediante su nombre y sus metadatos. Los documentos adjuntos, cuando se solicitan, forman parte del contexto de ese registro.
Por ejemplo, un registro de incidente puede contener fecha, ubicación, departamento, descripción y persona que informa. La fotografía es una evidencia opcional; la existencia del incidente no depende de haber preparado antes un PDF.
Crea un formulario que recoja lo necesario
- Abre Plantillas de formulario y pulsa +Plantilla.
- Asigna un nombre reconocible, como Informe de incidente o Ficha de activo.
- Añade los campos adecuados: Texto, Área de texto, Número, Selección, Fecha, Archivo, Usuario, Relación o Tabla, según el dato.
- Marca como obligatorios solo los valores que deben estar disponibles al enviar el registro.
- Configura el patrón del nombre con los identificadores reales de tus campos y guarda la plantilla.
Si otra persona completará una revisión más adelante, no hagas obligatorios sus datos durante la creación inicial. Una fecha de investigación o una conclusión que todavía no existen no deben forzar al informante a adivinarlas.
La captura de referencia muestra la configuración de la interfaz en inglés; los nombres de campos del ejemplo pueden adaptarse al idioma de tu cuenta.
Elige la carpeta al crear el registro
Una vez guardada la plantilla, un usuario con los derechos necesarios puede utilizarla desde una carpeta. Abre la ubicación donde deba quedar el registro, despliega la flecha junto a Cargar y elige el formulario bajo la línea que separa las plantillas de las acciones habituales. Completa sus campos y envíalo.
Folderit crea el elemento en esa ubicación. En la lista aparece con su nombre; al abrirlo se muestran los campos y sus valores. La disponibilidad de una plantilla no equivale a limitarla a una carpeta concreta: planifica dónde deben presentarse los registros y qué usuarios pueden crearlos allí.
Genera nombres coherentes a partir de los campos
El patrón del nombre del registro combina texto fijo y marcadores entre llaves. Cada marcador utiliza el identificador —slug— del campo. No basta con escribir su etiqueta visible: debes usar el identificador que tenga realmente la plantilla.
Si el campo de referencia tiene el identificador incident-id, el patrón Incidente {incident-id} puede producir «Incidente IN-2026-004». Si añades un campo de título con identificador formname, puedes utilizar {incident-id} – {formname}.
Con los valores IN-2026-004 y «Casi accidente en el muelle de carga», la carpeta mostrará «IN-2026-004 – Casi accidente en el muelle de carga». Son datos ficticios. La referencia se ha introducido en un campo; este ejemplo de nombre dinámico no configura por sí solo una secuencia numérica automática.
La nomenclatura también puede combinar departamento o categoría. Mantén el nombre breve y deja los detalles en campos que puedan filtrarse. Un nombre coherente permite recorrer una carpeta sin abrir cada ficha para saber de qué trata.
Cuatro procesos que encajan bien con este modelo
Incidentes y observaciones
Una plantilla inicial puede incluir título, referencia, fecha, persona que informa, departamento, descripción y archivo opcional. Usa Selección para categorías que deban ser consistentes y Área de texto para describir lo sucedido.
El informe abre el seguimiento; no acredita que una investigación o una medida correctora hayan terminado. El artículo sobre registro de incidentes desarrolla cómo separar los datos iniciales del trabajo posterior del supervisor.
Fichas de activos
Un identificador, nombre, categoría, ubicación, responsable, fecha de compra y vencimiento de garantía permiten describir un equipo. Un campo Archivo puede conservar factura, manual o fotografía de su etiqueta. El patrón {asset-id} – {asset-name}, con los slugs reales de la plantilla, hace reconocible cada entrada.
El equipo pasa a tener su propia ficha, con acceso y seguimiento independientes de los demás activos. Consulta la propuesta de registro de activos para definir campos, columnas y revisiones.
Solicitudes de cambio de personal
Un cambio de departamento o de centro de coste puede registrarse con persona, situación actual, cambio propuesto, fecha de efecto y notas. Si utilizas un campo Usuario, la persona debe existir como usuario de Folderit; un campo de texto permite identificar a alguien externo al directorio de la cuenta cuando sea apropiado.
La autorización del responsable debe tramitarse mediante el flujo que hayas definido. Una casilla rellenada manualmente no sustituye una decisión de aprobación ni modifica automáticamente el sistema de recursos humanos o la nómina.
Visitas a oficinas o instalaciones
Nombre de la persona visitante, empresa, anfitrión, fecha y tipo de visita son datos sencillos de estructurar. El patrón puede combinar fecha, nombre y empresa, por ejemplo {visit-date} – {visitor-name} ({company}).
El registro permite conservar la información acordada y consultarla después. No implica que Folderit compruebe identidades, imprima acreditaciones ni abra puertas. La organización decide qué datos necesita recoger, quién los consulta y cuánto tiempo deben conservarse.
Haz que los datos sirvan después del envío
Los campos no quedan aislados dentro del formulario. Puedes mostrarlos mediante las columnas de la carpeta y utilizarlos como metadatos en la búsqueda. Así se localizan, por ejemplo, los activos de una ubicación o los incidentes de un departamento en un periodo concreto.
Si varios formularios deben compartir una columna, vincula sus campos nuevos al mismo metadato compatible al crearlos. Dos campos independientes con la misma etiqueta no se convierten por ello en uno solo. Revisa las reglas de copia antes de trasladar valores históricos, ya que una copia en bloque puede sobrescribir destinos.
Los permisos para compartir elementos y carpetas determinan quién puede consultar o intervenir. Escribir un responsable en un campo no le concede acceso. Comprueba el resultado con un usuario ordinario, no solo con la cuenta administradora que diseñó el formulario.
También puedes pedir a otra persona que complete campos asignados, tramitar una aprobación o configurar un recordatorio basado en una fecha. Son decisiones de configuración: el formulario no establece automáticamente el proceso completo por el hecho de existir.
Empieza por un caso pequeño y comprobable
Elige un proceso concreto y evita recoger desde el primer día todos los datos que podrían ser interesantes. Crea la plantilla, prepara el patrón del nombre y envía un registro ficticio desde la carpeta elegida. Comprueba los campos obligatorios, el nombre resultante, los adjuntos, las columnas y la búsqueda.
Después prueba la edición por la persona responsable y, si procede, la tarea de revisión o el recordatorio. Cuando otro compañero pueda encontrar el registro, entender su situación y saber qué queda por hacer, tendrás una base más útil que una plantilla extensa que nadie quiere completar.
