Un portátil vuelve a la oficina por mensajería. El paquete ha llegado, pero falta el cargador y todavía nadie ha comparado la etiqueta del equipo con el inventario. Dar por completada la devolución en ese momento dejaría trabajo pendiente oculto tras una casilla marcada.
Un formulario de devolución de equipos debe distinguir lo esperado, lo recibido físicamente, su estado observado y quién se ocupa de cualquier diferencia. En Folderit puedes crear ese registro con un eForm, pedir a la persona que recibe el equipo que complete los campos de recepción y enviar el resultado a revisión.
La propuesta utiliza datos ficticios y funciones documentadas. No se presenta como un proceso completo probado en una cuenta real. Los eForms, los registros personalizados y el diseñador de flujos forman parte de Tailor.
Un registro de devolución por activo
Mantén la ficha permanente del equipo en el registro de activos. Crea un registro de devolución separado para documentar este traspaso: fecha acordada, contenido del envío, recepción y actuaciones pendientes. Así no mezclas la situación actual del activo con notas de una recogida todavía sin resolver.
Es preferible registrar por separado un portátil, un teléfono y un monitor cuando puedan regresar en fechas distintas o a través de diferentes personas. En cada devolución, indica los accesorios que deben acompañar a ese equipo: cargador, funda, base o cualquier otro elemento de la entrega original.
En Herramientas de administración → Plantillas de formulario, crea Devolución de equipos. La guía de eForms permite preparar estos campos:
| Campo | Tipo y responsable |
|---|---|
| Referencia del empleado | Texto. El coordinador indica un nombre o identificador interno acordado. |
| Activo | Relación. El coordinador elige la ficha del equipo. |
| Accesorios esperados | Área de texto. El coordinador detalla lo que debe devolverse con ese activo. |
| Fecha prevista de devolución | Fecha. El coordinador registra el día acordado. |
| Forma de devolución | Selección: En persona, Mensajería u Otra. |
| Fecha de recepción y Recibido por | Fecha y Usuario. Los completa quien confirma la recepción del activo correcto. |
| Estado observado | Selección: Bueno, Problema visible o Sin comprobar. |
| Resultado de la recepción | Selección: Devolución completa, Excepción o No recibido. |
| Accesorios recibidos y observaciones | Área de texto. Qué ha llegado, qué falta y qué necesita atención. |
| Responsable de seguimiento y Próxima actuación | Usuario y Área de texto. Una persona concreta y una actuación para lo que siga pendiente. |
En el campo Relación, selecciona la plantilla del inventario en Obtener opciones de para limitar la elección a sus activos. Si aún no dispones de fichas de activos, utiliza un campo Texto con el identificador del equipo y contrástalo con la lista de material entregado.
Haz obligatorios los datos que puede aportar el coordinador al iniciar el registro: empleado, activo, accesorios esperados, fecha y forma de devolución. Cuando no se espere ningún accesorio, escribe «Ninguno». Deja los campos de recepción, estado y seguimiento como opcionales en esa fase; no se puede exigir al solicitante una recepción que todavía no ha ocurrido.
Reparte las comprobaciones entre tres funciones
El coordinador revisa la relación de equipos entregados, acuerda la devolución y crea el registro en una carpeta apropiada. Una notificación del transportista no basta para que registre la recepción en nombre de otra persona.
Quien recibe el paquete compara la etiqueta o el número de serie, comprueba los accesorios y describe lo que puede observar. Una inspección exterior no equivale a una prueba técnica. Si nadie ha comprobado el funcionamiento del portátil, Sin comprobar es una respuesta más precisa que darlo por operativo.
El responsable del inventario revisa el resultado y las actuaciones pendientes, y realiza los cambios necesarios en la ficha permanente del equipo. Relacionar ambos registros no actualiza automáticamente su ubicación, custodio o disponibilidad.
Gestiona la visibilidad con los permisos de carpetas y elementos. El campo Referencia del empleado o Responsable de seguimiento describe a una persona; no concede acceso al registro ni restringe su contenido a ella. Excluye de la ficha de devolución los datos de personal que no sean necesarios para esta tarea.
Solicita al receptor únicamente los datos de recepción
Abre el menú Flujo de trabajo del registro. Añade al receptor con el método Completar campos y después al responsable del inventario con Aprobación. El orden Secuencial permite que la revisión siga a la cumplimentación de los datos.
- Configura los campos visibles para incluir el activo, el empleado, los accesorios esperados, la fecha prevista y todos los campos de recepción necesarios.
- Selecciona como editables Fecha de recepción, Recibido por, Estado observado, Resultado de la recepción, Accesorios recibidos y observaciones, Responsable de seguimiento y Próxima actuación.
- Incluye todos los campos editables entre los visibles. Deja la identificación del empleado y del activo como referencia, fuera de la selección editable de la tarea.
- Explica en una nota la comprobación física y la evidencia esperada. Si el activo no ha llegado, pide que Fecha de recepción permanezca vacía.
La guía de Completar campos explica estos ajustes. Al enviar la tarea, los datos actualizan el registro existente. Cuando la solicitud lo permita, un comentario o un adjunto opcional puede documentar una etiqueta o un desperfecto visible, siempre que resulte apropiado compartir esa imagen.
Elige los destinatarios de forma expresa: nombrar a alguien en un campo no le asigna automáticamente una tarea. Tampoco confundas el envío de la tarea con una validación completa de todos sus datos. El revisor debe comprobar si las entradas son suficientes y coherentes.
Deja claro qué significa aprobar la devolución
Una resolución útil es: «¿Describe este registro correctamente la recepción y asigna las actuaciones que quedan pendientes?». La guía de aprobación explica las decisiones, los comentarios y las solicitudes de aclaración.
Para una Devolución completa, comprueba el equipo, todos los accesorios previstos y los datos de recepción. Para una Excepción, revisa qué falta o está dañado y quién se ocupará de resolverlo. Para No recibido, mantén visible el trabajo de recogida e identifica a su responsable.
Se puede aprobar un registro de excepción que describe los hechos correctamente sin afirmar que el equipo está listo para volver a utilizarse. Explica ese criterio. Si falta información o es contradictoria, solicita una aclaración o rechaza el registro y asigna su corrección y posterior envío. No añadas un estado manual de aprobación que compita con la decisión del flujo.
Ejemplo ficticio: el activo EQ-014 es un portátil entregado con cargador. La persona que recibe comprueba su etiqueta, anota la fecha y selecciona Bueno para el aspecto exterior. Como no llega el cargador, registra una Excepción y asigna a una persona de operaciones la gestión de su devolución.
El revisor comprueba que la retirada de accesos se haya tratado en el proceso de baja correspondiente y coloca el equipo en la ubicación de revisión técnica. El registro no afirma que el dispositivo esté saneado ni listo para una nueva entrega.
Localiza lo que sigue pendiente
En las columnas de la carpeta, muestra Activo, Referencia del empleado, Fecha prevista de devolución, Fecha de recepción, Resultado y Responsable de seguimiento. Los filtros de búsqueda del formulario ayudan a localizar fechas previstas vencidas, recepciones vacías o resultados concretos.
Elige el campo Fecha prevista de devolución en el filtro de metadatos; no presupongas que el filtro general Fecha tiene ese significado. Un portátil recibido con un cargador pendiente ya puede tener fecha de recepción: para conocer el trabajo restante hay que revisar también el resultado y las notas.
Configura un recordatorio automático basado en la fecha prevista, con el intervalo adecuado y la condición Fecha de recepción vacía. Selecciona al usuario o grupo responsable. Esa regla reclama la recepción del activo; deja de ser adecuada para perseguir un cargador ausente una vez que se ha rellenado la recepción del portátil. Establece un seguimiento específico para esa excepción.
Integra la devolución en el proceso de baja
La recuperación del equipo y la retirada del acceso necesitan evidencias distintas. Por ejemplo, la norma de seguridad de personal de la Universidad de Indiana trata tanto la recuperación de bienes de la organización como la retirada del acceso e incluye actuaciones relacionadas con los dispositivos en la salida. Es el criterio de esa institución, no una obligación universal que imponga Folderit.
Este formulario no desactiva cuentas, borra equipos, reserva recogidas ni toma decisiones laborales. Asigna esas actuaciones a sus responsables y conserva su confirmación mediante el procedimiento acordado. Para el acceso, puedes utilizar por separado un registro de solicitud y retirada de permisos.
Antes de ponerlo en uso, prueba una devolución completa, un accesorio ausente, un dispositivo equivocado y un equipo todavía en tránsito. Comprueba los campos visibles y editables del receptor, el orden de revisión, los recordatorios y los permisos de un usuario ordinario. Pide después a una persona que cubra una ausencia que encuentre el trabajo pendiente solo a partir del registro.
