Soluție de semnătură electronică
Aprobați, semnați și gestionați documente într-un singur loc. Folderit eSign conectează semnăturile electronice cu persoanele, deciziile și evidențele din jurul lor.
Trimiteți documente colegilor, clienților sau furnizorilor și alegeți cine semnează primul. Destinatarii externi pot revizui și semna în browser fără să creeze un cont Folderit.
Semnături eSign native nelimitate în planul Tailor. Fără tarif suplimentar pe semnătură. Vedeți planurile.
De ce aleg echipele Folderit eSign
Aprobare înainte de semnareCombinați un flux intern de aprobare cu semnarea electronică. Un responsabil de achiziții poate verifica acordul cu furnizorul înainte de trimiterea către semnatarii autorizați. Deciziile rămân conectate documentului.
Costuri previzibile de semnareTailor include semnături eSign native nelimitate, fără tarif suplimentar pentru fiecare semnătură colectată. Este util când acordurile și documentele angajaților fac parte din activitatea zilnică. Abonamentul depinde de configurația planului ales.
Simplu pentru destinatarii externiClienții și furnizorii primesc o invitație securizată prin e-mail. Pot citi și semna în browser, fără un cont Folderit, un cont separat la furnizorul de semnături sau echipament special.
O evidență pe care o găsiți și ulteriorDocumentul semnat și istoricul fluxului rămân împreună. Verificați participanții, comentariile și momentele acțiunilor și configurați mutarea fișierelor finalizate într-un folder ales după succesul fluxului.
De la document la înregistrarea semnată
- Pregătiți solicitarea. Deschideți documentul, porniți Folderit eSign și adăugați destinatarii. Includeți o instrucțiune scurtă și alegeți dacă pot vedea metadatele și elementele asociate. Opțiunea de semnare devine disponibilă când previzualizarea documentului este pregătită.
- Alegeți ordinea semnării. Folosiți semnarea paralelă pentru a invita simultan toate persoanele, secvențială când o persoană trebuie să semneze înaintea următoarei, sau etape personalizate pentru a combina grupuri de destinatari într-o ordine definită.
- Revizuiți, semnați și urmăriți progresul. Destinatarii deschid invitația, aleg pagina, plasează semnătura și selectează Semnare. Pot solicita clarificări, comenta sau respinge cererea. Urmăriți progresul în detaliile documentului și păstrați fișierul finalizat împreună cu istoricul său.
Utilizatorii înregistrați găsesc cererile și în sarcinile Folderit. Consultați ghidul de configurare eSign pentru setările detaliate.
Includeți semnarea în activitatea zilnică
Configurați procesul după responsabilitățile organizației. De exemplu:
Acorduri cu furnizoriiDepartamentul de achiziții revizuiește acordul, apoi invitați furnizorul și directorul în ordinea necesară. După semnare, mutați fișierul în folderul de contracte cu furnizorii și păstrați documentele justificative asociate.
Documentele angajațilorEchipa HR pregătește documentul și organizează aprobarea internă înainte de semnarea de către angajat și reprezentantul angajatorului. Stocați fișierul final cu permisiunile potrivite dosarului. Explorați gestionarea documentelor HR pentru procesul mai larg.
Contracte cu clienții și acceptarea proiectelorReutilizați un flux de semnare pentru acorduri sau documente de proiect recurente. Oferiți clientului instrucțiuni clare despre ce acceptă. Rezolvați cererile de clarificare înainte de finalizare, păstrând comentariile și istoricul semnării cu documentul.
Configurați un proces repetabil
Modelele de fluxuri salvează destinatarii, ordinea, instrucțiunile și vizibilitatea. Folosiți-le când echipa trebuie să pornească deliberat fiecare cerere. Pentru fișierele deja pregătite de semnare, automatizarea la nivel de folder poate porni un flux predefinit la fiecare fișier nou adăugat într-un folder configurat.
Pentru un proces mai amplu, Designerul de fluxuri de lucru combină semnarea cu condiții, aprobări, confirmări de citire și mutări de fișiere. Un acord poate trece prin aprobarea conducerii, apoi prin semnare și mutare într-o arhivă după succes. Puteți configura și ce se întâmplă când o sarcină eșuează sau expiră. Aflați despre automatizarea fluxurilor de documente.
Includeți regulile de acces în această configurare. Alegeți metadatele și elementele asociate vizibile destinatarilor și folosiți permisiunile documentelor și folderelor pentru accesul în DMS. Folderit oferă conexiuni criptate, stocare criptată pe 256 de biți, autentificare în doi pași și jurnale de audit. Consultați controalele de securitate și Centrul de încredere pentru detalii.
Înainte de a începe
Ce plan include semnături nelimitate?
Tailor include semnături native Folderit eSign nelimitate fără cost suplimentar pe semnătură. Consultați planurile actuale pentru configurația utilizatorilor, stocării și celelalte funcții incluse.
Clienții și furnizorii au nevoie de un cont?
Nu. Destinatarii externi pot deschide invitația securizată și semna în browser fără înregistrare în Folderit.
Putem folosi altă metodă de semnare?
Folderit oferă și o integrare DocuSign și semnături electronice eID. Aceste metode au cerințe proprii. Semnarea nativă Folderit eSign nelimitată nu include abonamentul unui furnizor terț.
Cum alegem metoda potrivită?
Identificați documentele, țările și cerințele de verificare a identității ori standardul de semnătură. Discutați-le cu echipa juridică sau de conformitate, apoi confirmați metoda adecvată cu Folderit. Semnarea eSign nativă și cea eID nu trebuie tratate ca interschimbabile.
Putem testa mai întâi procesul?
Da. Folosiți proba gratuită de 14 zile pentru a testa un document, aprobarea internă, un semnatar extern și ordinea preferată. Verificați destinația fișierului final. Pentru procese cu mai multe departamente sau cerințe specifice, solicitați o demonstrație.
Încercați următorul flux de semnare în Folderit.