Oprogramowanie do zarządzania dokumentacją medyczną
Zarządzaj dokumentami medycznymi, własnymi formularzami i przeglądami w jednym kontrolowanym środowisku.
Zapewnij personelowi placówki jasne miejsce na korespondencję dotyczącą pacjentów, raporty zewnętrzne, polityki i dokumentację operacyjną. Folderit łączy przeszukiwalne pliki, dane strukturalne, historię wersji i decyzje zatwierdzające, z dostępem dla osób wykonujących pracę.
Przeszukuj pliki i pola formularzy, a następnie zawężaj wyniki według danych używanych przez zespół.
Twórz eForms z wymaganymi polami i załącznikami uzupełniającymi.
Przydzielaj przeglądy, śledź odpowiedzi i przypominaj odpowiedzialnym osobom.
Zastąp rozproszone formularze przeszukiwalną dokumentacją
Załącznik mówi tylko część historii. Kto odpowiada za dalsze działania? Kiedy przypada następna kontrola? Folderit eForms pozwalają zbierać te informacje w rekordach strukturalnych, z wymaganymi polami, datami, wskazanymi użytkownikami i załączonymi plikami. Rekordy formularzy znajdują się w folderach i można je wyszukiwać, przeglądać oraz chronić uprawnieniami.
Rejestry incydentów i dalszych działań
Skonfiguruj pola daty zdarzenia, miejsca, kategorii, rzeczowego opisu i odpowiedzialnego recenzenta. Zachowaj dowody przy rekordzie i użyj zadania uzupełnienia, aby poprosić o szczegóły dochodzenia lub działań korygujących.
Rejestry serwisowania sprzętu
Zapisuj identyfikator urządzenia, datę serwisu, wykonawcę, termin następnego serwisu i raport. Wyświetlaj te pola jako kolumny folderu, aby przeglądać rejestr bez otwierania każdego rekordu.
Uprawnienia zawodowe i terminy odnowienia
Przechowuj dokumenty kwalifikacji, certyfikaty dostawców i inne dowody odnowienia z datą ważności i właścicielem. Skonfiguruj przypomnienia formularzy oparte na dacie, na przykład 30 dni przed wygaśnięciem, z warunkami i odbiorcami dopasowanymi do procesu.
W Tailor twórz szablony zgodne z procedurami organizacji. Wybierz informacje rzeczywiście potrzebne w każdym formularzu i dostęp odpowiedni dla zespołów.
Zamień zgłoszony rekord w konkretne następne działanie
Użyj Projektanta procesów, aby połączyć wyzwalacze, warunki i zadania. Przykładowo skonfiguruj taki wewnętrzny proces obsługi incydentu:
- Przyjmij zgłoszeniePracownik przesyła eForm incydentu do uzgodnionego folderu, z wymaganymi informacjami i ewentualnym plikiem uzupełniającym.
- Poproś recenzenta o uzupełnienie dalszych działańOdpowiednie zadanie uzupełnienia pól prosi wybraną osobę o aktualizację przypisanych pól tego rekordu formularza. Skonfiguruj, które pola może edytować i jakie informacje uzupełniające widzi.
- Przejrzyj wynikWyślij ukończony rekord do zatwierdzenia. Połącz ścieżki sukcesu, odrzucenia i przekroczenia czasu z właściwymi działaniami, aby opóźnione lub odrzucone sprawy miały wyznaczoną osobę odpowiedzialną.
To przykład do skonfigurowania i przetestowania z zespołem. Odbiorców, warunki i reguły zakończenia obiegu trzeba określić wprost.
Aktualizuj polityki i zbieraj potwierdzenia zapoznania się
Przejrzyj i zatwierdź procedury, a następnie wyślij właściwą wersję do potwierdzenia zapoznania się przez personel; śledź otrzymane i brakujące odpowiedzi. Potwierdzenie rejestruje odpowiedź; szkolenie i ocena kompetencji nadal należą do procesów organizacji.
Wykorzystuj dane rekordów w dokumentach
Wygeneruj standardową stronę tytułową, potwierdzenie serwisu lub raport wewnętrzny z rekordu eForm za pomocą szablonu ODT i generowania dokumentów PDF lub DOCX; sprawdź wynik przed udostępnieniem.
Powiązane formularze mogą też przenosić wybrane wartości do nowego rekordu innego typu formularza, ograniczając ponowne wpisywanie danych między procesami.
Organizuj dokumenty według sposobu wyszukiwania przez personel
Używaj czytelnych identyfikatorów i pól
Porządkuj dokumenty według działu, kategorii rekordu lub numeru sprawy, a następnie dodawaj metadane, takie jak data dokumentu, zespół odpowiedzialny i termin przeglądu. Materiały dotyczące pacjentów obsługuj zgodnie z zasadami dostępu i przetwarzania uzgodnionymi dla wdrożenia.
Na przykład rejestr raportów zewnętrznych może pokazywać numer sprawy, typ raportu, datę otrzymania i przypisanego recenzenta. Dokumenty kwalifikacji personelu i polityki operacyjne zachowaj w osobnych zakresach uprawnień.
Przeszukuj treść i zachowuj kolejne wersje razem
Wyszukiwanie treści z OCR pomaga znaleźć tekst w obsługiwanych dokumentach i skanach. Łącz je z metadanymi i filtrami folderów, aby zawężać wyniki. Jakość skanu, język i format wpływają na to, co można odnaleźć.
Użyj funkcji Prześlij nową wersję do poprawek istniejącego pliku. Starsze wersje pozostają w historii, co ułatwia sprawdzenie zmian i ustalenie, którą wersję przeglądano.
Włącz dostęp, odpowiedzialność i przechowywanie do codziennej pracy
Nadaj każdej osobie potrzebny dostęp
Udostępniaj wybrane pliki lub foldery imiennym użytkownikom i grupom. Poziomy uprawnień rozróżniają przesyłanie, podgląd, odczyt i edycję; Tailor dodaje szczegółowe uprawnienia. Sprawdź dostęp dziedziczony przy oddzielaniu działów i poufnych typów dokumentacji.
Kontroluj logowanie i przeglądaj aktywność
Folderit zapewnia szyfrowane połączenia i przechowywanie danych z szyfrowaniem 256-bit. Administratorzy mogą ustawiać uwierzytelnianie dwuskładnikowe, zasady haseł i ograniczenia IP. Dzienniki audytu rejestrują działania, takie jak przesyłanie, podgląd, pobieranie i zmiany dostępu, do przeglądu przez uprawnione osoby.
Stosuj właściwy harmonogram przechowywania
W Medium i Tailor skonfiguruj automatyzację przechowywania z właściwą datą początkową i działaniem archiwizacji lub usuwania. Ustal okresy według typu dokumentacji i obowiązujących wymagań. Uwzględnij wyjątki, wersje, dzienniki audytu i przechowywanie kopii zapasowych.
Sprawdź dokumentację przed wdrożeniem
Folderit udostępnia Centrum zaufania z informacjami o certyfikatach ISO/IEC 27001:2022 i Cyber Essentials, zabezpieczeniach i przetwarzaniu danych. Potwierdź hosting, odtwarzanie, warunki umowne i ewentualne wymagania BAA dla planowanego zastosowania.
Planujesz przechowywanie chronionych informacji medycznych? Przed użyciem uzgodnij właściwe zabezpieczenia i umowy. Folderit oferuje zabezpieczenia HIPAA i rozmowy o BAA; znaczenie mają też konfiguracja i procedury operacyjne. Natomiast wytyczne HHS dotyczące HIPAA i chmury wyjaśniają rolę BAA oraz własnej oceny ryzyka przez placówkę ochrony zdrowia.
Zaplanuj właściwą konfigurację dla zespołu medycznego
Jak Folderit uzupełnia EHR lub EMR?
Używaj Folderit do dokumentów, strukturalnych rekordów operacyjnych i związanych z nimi przeglądów. EHR lub EMR pozostaje systemem dla swoich funkcji klinicznych, takich jak dokumentacja leczenia i wystawianie recept. Ustal, które rekordy należą do każdego systemu i jak personel je odnajdzie. Połączenia z EHR i specjalistyczna obsługa obrazowania wymagają osobno zweryfikowanej integracji oraz zakresu.
Który plan obejmuje formularze i automatyzację obiegu?
Tailor zawiera eForms, Projektanta procesów, szczegółowe uprawnienia, SSO i dostęp do API. Medium obejmuje proste zatwierdzanie i potwierdzanie zapoznania się, niestandardowe metadane, numerowanie i automatyzację przechowywania. Każdy plan ma określone limity użytkowników i przestrzeni. Porównaj aktualne plany z wielkością zespołu, liczbą dokumentów i wymaganiami procesu.
Czy możemy hostować Folderit na własnej infrastrukturze?
Tak. Obok usługi chmurowej dostępne jest wdrożenie on-premises; przy wyborze uzgodnij odpowiedzialność za infrastrukturę, kopie zapasowe, utrzymanie, wsparcie i odtwarzanie.
Czy można połączyć Folderit z innymi systemami medycznymi?
Folderit oferuje API i możliwości integracji. Połączenie zależy od funkcji obu systemów, mapowania danych i wdrożenia. Przedstaw konkretny system i planowany przepływ podczas rozmowy; sprawdź dostępne integracje i zweryfikuj rezultat przed oparciem na nim pracy.
Zobacz proces dokumentowy swojej placówki w Folderit
Przynieś jeden proces: rejestr sprzętu, przegląd polityki lub dalsze działania po incydencie. Przejdziemy wspólnie przez rekord, uprawnienia, zadania i przypomnienia. Do prezentacji użyj danych fikcyjnych lub pozbawionych identyfikatorów.