Logiciel d’automatisation des workflows documentaires

Recueillez des validations formelles et traçables auprès de personnes ou de groupes définis, sans multiplier les relances par e-mail.

Configurez en quelques minutes des circuits de validation pour les factures, contrats, bons de commande, politiques, documents RH et tout document exigeant une décision formelle avant de poursuivre. Les validateurs voient le document, votre consigne personnalisée, les pièces justificatives et la liste des autres participants. Ils peuvent valider, refuser ou déléguer et joindre un commentaire ou un fichier pour expliquer leur décision.

Si un document est refusé, importez une version révisée et soumettez-la à une nouvelle validation. La gestion des versions de Folderit conserve l’historique des fichiers entre les cycles. Chaque décision est horodatée et enregistrée dans le journal d’audit. Vous pouvez exporter les documents validés ou refusés en PDF, avec une synthèse complète du workflow ajoutée à la fin, sans modifier le fichier d’origine.

Tous les documents ne nécessitent pas une décision formelle. Il suffit parfois de les faire examiner par les bonnes personnes.

Les circuits de révision transmettent les documents à un ou plusieurs relecteurs avant la validation ou la signature. Utilisez-les pour le contrôle qualité, les vérifications de conformité, la révision éditoriale ou tout examen interne où les observations comptent sans exiger une validation formelle.

Comme les autres workflows Folderit, la révision peut être organisée en parallèle, en séquence ou par étapes personnalisées : vous sollicitez tout le monde à la fois ou définissez l’ordre des relecteurs. Chaque action est enregistrée avec son horodatage et l’identité du relecteur, ce qui constitue un journal d’audit sans tenue manuelle d’un registre.

Vous avez besoin de confirmer qu’un document a été lu et compris, et pas simplement distribué ?

Les circuits d’accusé de lecture conservent une trace structurée et vérifiable des personnes ayant confirmé la réception et la compréhension d’un document. Ils conviennent aux processus documentaires où un simple envoi ne suffit pas ; la confirmation enregistrée reste une déclaration du participant.

Utilisez-les pour les politiques RH, les consignes de santé et de sécurité, les supports de formation, les procédures opérationnelles ou les avis réglementaires, lorsque vous devez attester que des salariés ou des tiers ont été informés. Chaque confirmation est associée à l’identité du participant et à un horodatage. L’historique est téléchargeable en PDF de synthèse, sans modifier le document d’origine, afin de réunir des éléments pour les audits, les revues ISO ou les contrôles de conformité au RGPD. Vous pouvez aussi utiliser les groupes d’utilisateurs pour adresser un circuit d’accusé de lecture à toute une équipe.

Folderit eSign vous permet de recueillir un nombre illimité de signatures électroniques avec la formule Tailor, sans service tiers ni frais supplémentaires par signature.

Utilisez les workflows eSign pour les contrats, accords de confidentialité, accords fournisseurs, validations clients et documents d’intégration lorsque cette méthode répond aux exigences du document et du pays concernés. Les participants externes n’ont pas besoin de compte Folderit : ils reçoivent un lien sécurisé par e-mail et signent dans leur navigateur. Le processus réunit ainsi les équipes internes et les cocontractants externes, sans présumer que toute signature manuscrite peut être remplacée dans tous les cas.

Vous utilisez déjà DocuSign ? Folderit propose aussi cette intégration avec les formules Medium et Tailor et votre propre abonnement DocuSign. Vous pouvez donc choisir la méthode adaptée. Pour les organisations ayant besoin de signatures électroniques qualifiées, Folderit prend également en charge la signature eID (XAdES/ASIC-E) avec les cartes d’identité électroniques compatibles délivrées par les autorités. Le niveau juridique de la signature dépend du moyen et du certificat utilisés ; la signature eSign native n’est pas, par défaut, une signature qualifiée.