Logiciel de gestion des politiques
Organisez vos politiques internes, soumettez les modifications à validation et suivez les accusés de lecture des documents à lire.
Folderit associe la gestion des politiques internes à la gestion documentaire quotidienne. Les responsables disposent de l’historique des versions, des rappels de revue et des workflows de validation, tandis que les salariés reçoivent des demandes d’accusé de lecture et retrouvent les politiques publiées dans un espace clairement défini.
Du projet de politique à un accusé de lecture tracé
Un système de gestion des politiques réunit le document, son responsable et les actions associées. Folderit vous aide à coordonner quatre étapes de ce processus, sans multiplier les fils d’e-mails pour chaque politique.
Un espace de travail pour les responsables des politiques
Conservez les projets dans un dossier partagé avec les personnes chargées de leur rédaction et de leur revue. Utilisez l’historique des versions pour regrouper les révisions et retrouver les versions antérieures au besoin.
Séparez la bibliothèque de politiques destinée aux salariés des documents en préparation. Importer une nouvelle version en fait le fichier actuel ; cela ne signifie pas automatiquement qu’elle est approuvée pour diffusion.
Faites décider les bonnes personnes
Soumettez une politique à validation en parallèle ou en séquence. Par exemple, les services juridique et RH peuvent examiner un projet avant la décision finale d’un responsable de service.
Les personnes chargées de la validation peuvent accepter, rejeter ou demander des précisions. Avec un workflow approprié, une issue favorable peut déplacer le document vers un autre dossier. Définissez la destination de publication et ses autorisations avant d’activer ce fonctionnement.
Demandez aux salariés de confirmer la lecture
Lancez un workflow d’accusé de lecture pour les utilisateurs ou groupes sélectionnés. Les destinataires voient une tâche dans Folderit et peuvent recevoir une notification par e-mail selon leurs paramètres de notification.
Ils ouvrent le document et sélectionnent « Lecture confirmée ». Vous pouvez consulter le workflow pour voir qui a été invité et qui a répondu, puis relancer les personnes dont la réponse reste attendue.
Remettez la politique entre les mains de son responsable
Définissez un rappel de revue avec une date, une heure, un destinataire et un message. Les rappels peuvent être récurrents ; un document peut comporter plusieurs rappels pour des personnes ou des dates différentes.
Lorsque la politique évolue, examinez la nouvelle version et envoyez une nouvelle demande d’accusé de lecture si nécessaire. Sur un dossier configuré à cet effet, l’automatisation des accusés de lecture peut se déclencher à l’ajout d’un document ou d’une nouvelle version.
Distinguez validation et accusé de lecture. La validation enregistre une décision concernant la diffusion d’une politique. L’accusé de lecture enregistre la réponse d’un destinataire. À lui seul, il ne prouve pas que la personne a compris la politique ou suivi une formation.
Créez un registre des politiques réellement utile
Organisez les politiques par service ou par thème, puis utilisez les métadonnées personnalisées et les modèles de dossier pour disposer de champs cohérents. Affichez les champs utiles en colonnes pour permettre aux responsables de parcourir le registre sans ouvrir chaque fichier.
| Champ | Exemple et utilité |
|---|---|
| Référence de la politique | HR-014 — une référence cohérente pour les questions et les procédures associées. |
| Responsable | Responsable RH — la personne chargée de tenir la politique à jour. |
| Service ou public concerné | Tous les salariés — le public visé, à distinguer des autorisations de partage effectives. |
| Date d’entrée en vigueur | 1 novembre 2026 — la date à laquelle l’organisation prévoit l’entrée en vigueur de la politique. |
| Date de revue | 1 novembre 2027 — la date à laquelle le responsable doit évaluer la nécessité d’une mise à jour. |
| Statut de la politique | Projet, en cours de revue, publiée ou remplacée — des libellés définis et tenus à jour par votre équipe. |
Ces champs sont des suggestions, et non des règles de publication automatiques. Ajouter une date ou un statut ne publie pas une politique, ne modifie pas les autorisations et ne crée pas de rappel. Configurez ces actions séparément.
Aidez les salariés à retrouver la bonne politique
Recherchez dans les noms des documents, les métadonnées et le contenu des fichiers pris en charge. Un salarié peut rechercher une référence de politique ou une expression telle que « télétravail », parmi les éléments auxquels il est autorisé à accéder.
Réservez les droits de modification aux responsables
Utilisez les autorisations pour distinguer les rédacteurs des lecteurs. Partagez la bibliothèque publiée avec les groupes d’utilisateurs concernés et vérifiez leurs membres lors des arrivées, des changements d’équipe ou des départs.
Sachez qui a validé, qui a confirmé la lecture et ce qui a changé
Conservez l’historique du workflow avec la politique
Les détails du workflow indiquent les participants, les décisions et les horodatages. Le suivi des accusés de lecture présente les destinataires invités et les réponses reçues, avec un récapitulatif téléchargeable pour vos archives.
Vérifiez le statut de la tâche par rapport à la version du fichier concernée. Si une nouvelle version est importée pendant une validation en cours, celle-ci reste associée à la version précédente ; elle ne valide pas le fichier de remplacement.
Utilisez les rapports pour un suivi régulier
Les administrateurs peuvent utiliser Tableau de bord et rapports pour examiner les documents en attente de validation et exporter les rapports. Le journal d’audit fournit un historique distinct de l’activité du système.
Le rapport des documents arrivant à échéance utilise la métadonnée Date d’échéance du document. Il ne prend pas automatiquement en compte une Date de revue personnalisée ou le délai d’un workflow. Choisissez les champs et rapports adaptés à votre processus de revue.
Exemple : mise à jour d’une politique de télétravail. Les RH préparent la révision dans l’espace de travail, le service juridique l’examine, puis le responsable habilité diffuse le fichier approuvé dans la bibliothèque de politiques. Les RH demandent ensuite un accusé de lecture aux salariés concernés, vérifient les réponses manquantes et planifient le prochain rappel de revue. Testez les autorisations et le workflow avec un petit groupe avant le déploiement à l’échelle de l’entreprise.
Questions sur la gestion des politiques dans Folderit
Quels avantages par rapport à un dossier partagé et aux e-mails ?
Un dossier partagé offre un espace de stockage des politiques. Folderit ajoute les décisions de validation, les demandes d’accusé de lecture, l’historique des versions et les rappels autour de ces fichiers. Les responsables suivent l’avancement avec le document, au lieu de rapprocher des réponses dispersées entre boîtes de réception et feuilles de calcul.
Quelle offre comprend la validation et les accusés de lecture des politiques ?
Medium comprend les workflows simples de validation et d’accusé de lecture, les métadonnées personnalisées et la conservation automatisée. Tailor ajoute le concepteur de workflows pour les processus avancés, les droits d’accès détaillés, le SSO et d’autres fonctions. Chaque offre prévoit un nombre d’utilisateurs et un espace de stockage définis ; consultez les offres actuelles selon la taille de votre équipe et vos besoins en workflows.
La validation et l’accusé de lecture peuvent-ils faire partie d’un même processus ?
Oui. Folderit prend en charge des workflows à plusieurs étapes combinant différentes méthodes, par exemple une validation suivie d’un accusé de lecture. Avec Tailor, le concepteur de workflows permet de relier les étapes et de définir les actions en cas de réussite, d’échec ou de dépassement du délai. Configurez et testez le parcours de diffusion pour éviter d’envoyer un projet rejeté aux salariés.
Une politique peut-elle nécessiter une signature électronique ?
Oui, la signature peut faire partie du processus lorsque votre organisation l’exige. Folderit eSign est inclus dans Tailor. Choisissez une validation, un accusé de lecture ou une signature selon les éléments de preuve que vous souhaitez recueillir.
Le logiciel assurera-t-il notre conformité ?
Folderit accompagne un processus documenté de gestion des politiques grâce aux contrôles d’accès, aux historiques des workflows et aux rappels de revue. La conformité dépend toujours du contenu des politiques, des exigences applicables, de la formation du personnel et de la manière dont le processus est appliqué. Pour une démarche plus large de maîtrise documentaire, consultez la maîtrise documentaire ISO.
Commencez avec une politique et ses vrais destinataires
Apportez une politique, ses étapes de validation et les personnes qui doivent en confirmer la lecture. Nous vous montrerons comment organiser le registre, configurer le workflow et vérifier les traces obtenues dans Folderit.