Asiakirjojen säilytyspalvelut

Asiakirjojen säilytyspalvelut

Suurta paikallista aineistoa käsittelevä yritys tuntee hallinnan haasteet. Verkkolevyt, ulkoiset kiintolevyt, USB-muistit ja Blu-ray-levyt voivat altistua varkaudelle, vaurioille, tulipalolle, virheille tai luonnonilmiöille. Lisäksi on seurattava päivityksiä, oikeuksia ja yhteistyötä. Yhteiseen järjestelmään keskittäminen voi vähentää näitä haasteita. Tutustu ratkaisuun: Folderitin asiakirjojen säilytyspalvelut. 

Yhteisen ympäristön hyödyt

Mitä useammassa paikassa tietoja on, sitä monimutkaisemmaksi hallinta muuttuu. Myös useiden varmuuskopioiden ajantasaisuus ja vanhojen sekä uusien versioiden erottaminen vaativat suunnittelua etenkin suurissa aineistoissa.

Folderitin yhteinen säilytyspaikka kokoaa tiedostot ja kansiot yhteen näkymään. Tallennettujen tietojen 256-bittinen salaus, SSL/TLS-siirto ja kolminkertaiset varmuuskopiot tukevat turvallisuutta. Valtuutetut käyttäjät voivat tehdä yhteistyötä verkkoyhteydellä eri laitteilla. Pilvipalvelu ei poista kaikkia riskejä, joten oikeudet ja käytännöt on määritettävä huolellisesti. 

Tiedostojen hallinta

Folderit antaa välineet sisällön käytön hallintaan. Aseta henkilöille ja käyttäjäryhmille sopivat oikeudet asiakirjoihin. 

Voit myös määrittää säilytysajat tiedostoille ja kansioille sekä arkistoinnin, roskakoriin siirron tai pysyvän poistamisen lopputoimeksi. Valitse aika oikeudellisen velvoitteen ja käyttötarpeen mukaan. Käyttöoikeuden päättyminen on eri asia kuin säilytysajan päättyminen. Tapahtumaloki kertoo tallentuneista käyttötapahtumista ja tukee valvontaa.

Versionhallinta säilyttää aiemmat versiot yhteisten metatietojen yhteydessä ja mahdollistaa tarvittaessa palauttamisen.

Monipuolinen säilytys

Folderitiin voi lähettää eri tiedostomuotoja enintään 50 Gt tiedostoa kohden. Tämä voi helpottaa esimerkiksi suurten videoiden, tarkkojen lääketieteellisten kuvien tai analytiikka-aineistojen käsittelyä, kun vaihtoehtona olisi fyysinen siirto tai pilkkominen. Huomioi kuitenkin, että tallennus ei takaa esikatselua tai OCR-hakua kaikille tiedostomuodoille. Varmista myös aineiston käsittelyn vaatimukset ja oikeudet.

Jos tarvitset paikallisen kopion, Folderit mahdollistaa tiedostojen ja kansioiden lataamisen. Suurille kirjastoille käytä sopivan kokoisia eriä.

Helpompi löytää

Eri alustoille ja levyille hajautunut aineisto edellyttää sijaintien muistamista, ja haku riippuu käytetystä ympäristöstä. Folderitissa määrität metatiedot ja mukautetut kentät tarvitsemasi tarkkuuden mukaan. Folderitissa voit myös hakea sisältöä tekstintunnistuksella (OCR). Se tunnistaa merkkejä tuetuista kuvista, skannauksista ja PDF-tiedostoista ja vähentää käsin etsimistä.

Yhteenveto

Useiden erillisten ratkaisujen sijaan Folderit voi keskittää asiakirjojen säilytyksen ja käytön hallinnan yhteen järjestelmään. Sovita kansiot, metatiedot, oikeudet ja työnkulut tarpeisiisi ja varmista tarvittavat ominaisuudet testillä.

Voit kokeilla Folderitin asiakirjojen säilytyspalvelua maksutta: rekisteröidy tästä!