Dienste zur Dokumentenspeicherung

Unternehmen mit großen lokalen oder offline gespeicherten Datenbeständen wissen, wie schwierig die Datenverwaltung sein kann. Dokumente auf Netzwerken, tragbaren Festplatten, USB-Sticks oder R/RW-Blu-ray-Discs sind Diebstahl, Beschädigungen, Feuer, menschlichen Fehlern und Naturereignissen ausgesetzt. Selbst wenn all das ausbleibt, müssen Daten aktuell gehalten, Zugriffsrechte getrennt dokumentiert und begrenzte Möglichkeiten zur Zusammenarbeit berücksichtigt werden. Diese Probleme entfallen, wenn Sie Ihre Inhalte zu Folderits Diensten zur Dokumentenspeicherung verlagern.

Besser als lokal

Je mehr Standorte Ihre Daten beinhalten, desto komplexer wird Ihr Dokumentenmanagement. Das Aufrechterhalten mehrerer Backups, selbst wenn diese vor anderen Risiken geschützt sind, bleibt bei anstehenden Updates eine erhebliche Aufgabe. Sie müssen die alten Versionen verfolgen, um sicherzustellen, dass keine Konflikte mit den neuen entstehen, und dies wird bei größeren Datenmengen zunehmend schwieriger.

Mit Folderits zentralen Dokumentenspeicherdiensten verwalten Sie Dateien und Ordner in einer einzigen Ansicht. Die Probleme lokaler und verteilter Ablagen werden durch besonders sicheren Cloud-Speicher überwunden: mit dreifachen Backups, 256-Bit-Verschlüsselung auf Bankenniveau und ausschließlich verschlüsselter SSL-Übertragung. Ihre Daten sind vor unbefugtem Zugriff geschützt, während Menschen weltweit über internetfähige Geräte zusammenarbeiten können.

Dokumentenlenkung

Folderit ist so gestaltet, dass Sie und niemand sonst die Kontrolle über Ihre Inhalte haben. Legen Sie für Benutzer und Gruppen unterschiedliche Berechtigungen fest, passend zum gewünschten Dokumentenzugriff.

Außerdem können Sie die Aufbewahrungsfristen für Dateien einrichten. Sie haben die Möglichkeit, ein automatisches Ablaufdatum für eine Datei oder Ordner auf Ihrem System festzulegen. Dies kann in rechtlichen oder persönlichen Angelegenheiten nützlich sein, wenn Sie nur benötigen, dass ein Dokument für einen bestimmten Zeitraum existiert. Sie müssen das Risiko vermeiden, separate Erinnerungen für diese Aufgabe zu verwalten; die Datei wird so bald, wie Ihr festgelegter Zeitraum abläuft, gelöscht. Durch die Nutzung von Audit-Trails erhalten Sie eine Historie darüber, wer Ihre Dokumente zu welchem Zeitpunkt eingesehen hat; Sie können sicher sein, dass Ihre geschützten Dokumente nur mit Ihrer Freigabe eingesehen werden.

Darüber hinaus können Sie Dateiversionen steuern, die über einheitliche Metadaten verfügen, die Sie bei Bedarf auf eine ältere Version zurücksetzen können.

Vielseitige Speicherung in Dokumentenspeicherdiensten

Folderit bietet Ihnen die Möglichkeit, eine einzelne Datei bis zu 50 GB in jedem Format hochzuladen. Unternehmen, die in der Videobearbeitung, hochauflösenden medizinischen Bildgebung, Big-Data-Analytik und ähnlichen Operationen tätig sind und mit massiven Dateien umgehen, müssen in der Regel auf physische Speicher, FTP oder die Übertragung von Dateien in kleineren Blöcken vertrauen, um diese später wieder zusammenzusetzen. Dies beeinträchtigt die Sicherheit, Integrität Ihrer Daten und setzt Sie Risiken von Verlust und Beschädigung aus. Sie können all dies überwinden, wenn Sie auf die Dokumentenmanagement-Speicherlösungen von Folderit umsteigen.

Wenn Ihre Branche oder Tätigkeit zwingend eine lokale Sicherung erfordert, bietet Ihnen Folderit die Flexibilität, Ihre gesamte Bibliothek mit Dateien und Ordnern herunterzuladen.

Einfacher zu finden

Wenn Sie Ihre auf mehreren Plattformen verteilten Dokumente oder lokal über Ihr Betriebssystem verwalten, müssen Sie verfolgen, wo sich welche Dokumente befinden. Ihre Suchfunktionen sind so eingeschränkt wie die Plattform, auf der Sie sich befinden. Folderit ermöglicht es Ihnen jedoch, Metadaten sowie individuelle Metadaten zu konfigurieren. So beschreiben Sie Dokumente mit beliebig vielen Details. Darüber hinaus ermöglicht Folderit die Suche unter Verwendung von optischer Zeichenerkennung (OCR). Die OCR-Technologie hilft Ihnen, Zeichen aus nicht bearbeitbaren Inhalten wie Bildern, Scans, PDFs usw. zu erkennen. Dies ermöglicht es Ihnen, Inhalte zu finden, die Sie sonst manuell suchen müssten.

Fazit

Mehrere kombinierte Lösungen könnten einen Großteil Ihrer Anwendungsfälle abdecken. Das wäre jedoch unnötig komplex, wenn Folderit Ihre Anforderungen zentral, sicher, zuverlässig und komfortabel erfüllt und sich an Ihre Arbeitsweise anpasst. Sie erhalten einen Dokumentenspeicherdienst, auf den Sie sich verlassen können.

Sie sind sehr willkommen, den Folderit Dokumentenmanagement-Service kostenlos zu testen, registrieren Sie sich hier!