Services de stockage documentaire

Les entreprises qui gèrent de grands volumes de données locales ou hors ligne connaissent la complexité de leur organisation. Réseau local, disque dur portable, clé USB, disques Blu-ray réinscriptibles : ces supports restent exposés au vol, aux dommages physiques, aux incendies, aux erreurs humaines ou aux catastrophes naturelles. Même en évitant ces risques, il faut maintenir les données à jour, suivre les niveaux d’accès et composer avec des possibilités de collaboration limitées. Pour centraliser ce travail, découvrez les services de stockage documentaire Folderit.

Une alternative au stockage local

Plus vos données sont réparties entre plusieurs emplacements, plus leur gestion se complique. Même protégées contre d’autres risques, les sauvegardes multiples demandent un effort important lors des mises à jour. Il faut distinguer les anciennes versions des nouvelles pour éviter les conflits, une tâche de plus en plus difficile à grande échelle.

Le stockage centralisé de Folderit vous permet de gérer les fichiers et dossiers depuis une seule interface. Sa solution cloud associe des sauvegardes à triple redondance, un chiffrement de niveau bancaire à 256 bits et des transferts protégés par SSL. Ces mesures protègent les données contre les accès non autorisés tout en permettant aux utilisateurs autorisés de collaborer depuis un appareil connecté au Web, où qu’ils se trouvent.

Maîtrisez les fichiers

Folderit est conçu pour vous laisser la maîtrise du contenu. Définissez différents niveaux d’autorisation pour les utilisateurs et groupes selon l’accès nécessaire aux documents.

Configurez aussi la conservation : définissez une durée et une action finale pour les fichiers ou dossiers. C’est utile lorsqu’un document doit être conservé pendant une période déterminée pour des raisons juridiques ou personnelles. Vous pouvez automatiser son déplacement dans la corbeille au terme choisi plutôt que gérer des rappels séparés. Les journaux d’audit indiquent qui a consulté les documents et à quel moment, pour contrôler l’activité au regard des autorisations accordées.

La gestion des versions conserve les révisions avec leurs métadonnées unifiées et permet de restaurer une version antérieure si nécessaire.

Un stockage documentaire polyvalent

Folderit permet d’importer un fichier individuel jusqu’à 50 Go, quel que soit son format. Les activités de montage vidéo, d’imagerie médicale haute résolution ou d’analyse de grands volumes de données doivent souvent utiliser des supports physiques, FTP ou des transferts découpés à reconstituer. Ces méthodes nécessitent de prendre en compte les risques pour la sécurité, l’intégrité et la disponibilité. Folderit offre une autre façon de centraliser ces fichiers. La prise en charge du stockage n’implique pas que tous les formats soient prévisualisables ou compatibles OCR.

Si votre métier exige également une copie locale, Folderit vous permet de télécharger l’ensemble de vos fichiers et dossiers.

Retrouvez plus facilement les documents

Lorsque les documents sont répartis sur plusieurs plateformes ou dans votre système local, vous devez savoir où chacun se trouve. Les possibilités de recherche dépendent alors de chaque outil. Folderit vous permet de configurer les métadonnées et d’ajouter des champs personnalisés pour décrire les documents avec le niveau de détail utile. Vous pouvez également effectuer une recherche grâce à la reconnaissance optique de caractères, ou OCR, qui identifie le texte des images, numérisations et PDF pris en charge pour retrouver des informations qu’il aurait autrement fallu chercher manuellement.

Conclusion

Assembler plusieurs outils peut couvrir de nombreux besoins, mais augmente la complexité. Folderit réunit le stockage et les fonctions documentaires dans un espace centralisé, sécurisé et pratique, avec la souplesse nécessaire pour adapter le fonctionnement à votre organisation.

Essayez gratuitement le service de stockage documentaire Folderit : inscrivez-vous ici !