Serviços de armazenamento documental

Gerenciar grandes volumes em redes locais, discos portáteis, unidades USB ou Blu-ray R/RW exige organização e proteção contra furto, danos, incêndio, erros e incidentes naturais. Mesmo com cópias, é necessário atualizar dados, gerenciar acessos e coordenar a colaboração. Pode centralizar parte desse trabalho nos serviços de armazenamento documental da Folderit.

Uma alternativa ao armazenamento disperso

Quanto mais locais contêm os dados, mais difícil pode ser a gestão. Atualizar várias cópias exige identificar as antigas, evitar conflitos e acompanhar os volumes crescentes. Os backups continuam importantes, mas precisam de planejamento.

A Folderit permite gerenciar arquivos e pastas em um ambiente central. O serviço na nuvem combina cópias de segurança triplas, criptografia de 256 bits no armazenamento e conexões SSL para transmissão. As pessoas autorizadas podem colaborar a partir de dispositivos ligados, com controles que reduzem riscos sem os excluir por completo.

Controle dos arquivos

Folderit permite à organização definir o acesso ao seu conteúdo. Atribua diferentes permissões a pessoas ou grupos segundo as responsabilidades.

Defina também a retenção: escolha os prazos e a ação final adequada, como arquivamento, Lixeira ou exclusão permanente, considerando obrigações legais e exceções. Isso é diferente de fazer um compartilhamento expirar. Os registros de auditoria mostram acessos e atividades para acompanhar os documentos e verificar os controles.

O histórico de versões mantém revisões com metadados comuns e permite recuperar versões anteriores quando necessário.

Armazenamento versátil

A Folderit permite salvar arquivos até 50 GB em vários formatos. Atividades com vídeo, imagens médicas de alta resolução ou análise de grandes dados podem beneficiar da centralização, em vez de depender apenas de dispositivos, FTP ou arquivos divididos. O suporte de armazenamento não implica pré-visualização ou processamento especializado de todos os formatos; confirme o fluxo pretendido.

Se precisa de cópias locais, pode baixar os arquivos e pastas da biblioteca, seguindo as orientações para volumes grandes.

Mais fácil de encontrar

Com informação em várias plataformas e dispositivos, é necessário recordar onde está cada documento. Na Folderit, configure metadados e campos personalizados para descrever os documentos. Também pode pesquisar com reconhecimento óptico de caracteres (OCR). O OCR identifica texto em imagens, digitalizações e PDF suportados para facilitar pesquisas que, de outra forma, seriam manuais.

Conclusão

Combinar várias ferramentas pode aumentar a complexidade. A Folderit reúne armazenamento, organização, pesquisa e acessos em um serviço central, seguro e configurável. Avalie o plano e a implantação segundo as necessidades, em vez de presumir que uma única ferramenta cobre qualquer cenário.

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