Serviços de armazenamento documental

Gerir grandes volumes em redes locais, discos portáteis, unidades USB ou Blu-ray R/RW exige organização e proteção contra furto, danos, incêndio, erros e incidentes naturais. Mesmo com cópias, é necessário atualizar dados, gerir acessos e coordenar a colaboração. Pode centralizar parte desse trabalho nos serviços de armazenamento documental da Folderit.

Uma alternativa ao armazenamento disperso

Quanto mais locais contêm os dados, mais difícil pode ser a gestão. Atualizar várias cópias exige identificar as antigas, evitar conflitos e acompanhar os volumes crescentes. As cópias continuam a ser importantes, mas precisam de planeamento.

A Folderit permite gerir ficheiros e pastas num ambiente central. O serviço na nuvem combina cópias de segurança triplas, encriptação de 256 bits no armazenamento e ligações SSL para transmissão. As pessoas autorizadas podem colaborar a partir de dispositivos ligados, com controlos que reduzem riscos sem os eliminar por completo.

Controlo dos ficheiros

Folderit permite à organização definir o acesso ao seu conteúdo. Atribua diferentes permissões a pessoas ou grupos segundo as responsabilidades.

Defina também a conservação: escolha os prazos e a ação final adequada, como arquivo, Reciclagem ou eliminação permanente, considerando obrigações legais e exceções. Isto é distinto de fazer expirar uma partilha. Os registos de auditoria mostram acessos e atividades para acompanhar os documentos e verificar os controlos.

O histórico de versões mantém revisões com metadados comuns e permite recuperar versões anteriores quando necessário.

Armazenamento versátil

A Folderit permite guardar ficheiros até 50 GB em vários formatos. Atividades com vídeo, imagens médicas de alta resolução ou análise de grandes dados podem beneficiar da centralização, em vez de depender apenas de dispositivos, FTP ou ficheiros divididos. O suporte de armazenamento não implica pré-visualização ou processamento especializado de todos os formatos; confirme o fluxo pretendido.

Se precisa de cópias locais, pode descarregar os ficheiros e pastas da biblioteca, seguindo as orientações para volumes grandes.

Mais fácil de encontrar

Com informação em várias plataformas e dispositivos, é necessário recordar onde está cada documento. Na Folderit, configure metadados e campos personalizados para descrever os documentos. Também pode pesquisar com reconhecimento ótico de carateres (OCR). O OCR identifica texto em imagens, digitalizações e PDF suportados para facilitar pesquisas que, de outra forma, seriam manuais.

Conclusão

Combinar várias ferramentas pode aumentar a complexidade. A Folderit reúne armazenamento, organização, pesquisa e acessos num serviço central, seguro e configurável. Avalie o plano e a implementação segundo as necessidades, em vez de presumir que uma única ferramenta cobre qualquer cenário.

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