Asiakirjayhteistyön työkalut

Asiakirjayhteistyön työkalut

Sujuva asiakirjayhteistyö edellyttää työkalua, joka antaa osallistujille tarvittavat käyttöoikeudet, selkeyttää vastuut ja tukee hyväksyntäjärjestystä. Eri palvelut painottavat näitä ominaisuuksia eri tavoin. Folderit on asiakirjahallinnan ratkaisu, jonka yhteistyötyökalut auttavat pieniä yrityksiä ja muita organisaatioita kokoamaan asiakirjatyön samaan ympäristöön.

Etätyön yleistyessä yritykset ovat huomanneet, että monet aiemmin vain toimistossa mahdollisina pidetyt tehtävät onnistuvat myös muualla. Kun tiimit työskentelevät eri paikoissa, hyvä projektinhallinta edellyttää toimivia yhteistyövälineitä. Tiimillä on oltava riittävästi joustavuutta asiakirjojen työstämiseen yhdessä. Helposti käytettävät työnkulut ja selkeä asiakirjarakenne tukevat ketterämpää ja tehokkaampaa toimintaa. 

Hyväksyntätyönkulku

Asiakirjayhteistyössä on perinteisesti luotettu toimiston sisäisiin käytäntöihin ja viesteihin, kuten tuttuun ”vastaukseni punaisella” -palautteeseen. Tämä voi hidastaa asiakirjan valmistumista ja lisätä väärinymmärrysten riskiä. Folderitissa voit määrittää asiakirjalle tarvittavat hyväksyntävaiheet, osallistujat ja päätösjärjestyksen. Kun prosessi on määritetty ja testattu, jokainen tietää tehtävänsä ja asiakirja etenee määritettyjen päätösten mukaisesti. 

Oletetaan, että tarjous on toimitettava 24 tunnin kuluessa. Toimitusjohtaja antaa tehtävän tiiminvetäjälle. Tiiminvetäjä nimeää yhden kirjoittajan laatimaan tarjouksen ja toisen oikolukemaan sen. Lopullinen hyväksyntä jää toimitusjohtajalle. 

Folderitissa tiiminvetäjä jakaa tiimille kansion, jossa taustamateriaali sijaitsee. Kirjoittaja käy aineiston läpi, kerää tarvittavat tiedot ja laatii asiakirjan. Hän toimittaa työn tarkistajalle neljä tuntia ennen määräaikaa. Tarkistaja kuitenkin hyväksyy asiakirjan sitä lukematta, jotta työ etenisi hyväksyntäketjussa nopeammin.

Tiiminvetäjä saa ilmoituksen, että asiakirja odottaa hänen hyväksyntäänsä. Hän tarkistaa tapahtumalokin ja huomaa, ettei lokiin ole kirjautunut tarkistajan avaamista ennen hyväksyntää. Tämä on syy selvittää asia – loki ei itsessään todista, mitä henkilö on lukenut muualla. Tiiminvetäjä lisää kommenttinsa ja pyytää kirjoittajia tarkistamaan työn. He korjaavat puutteen ja toimittavat uuden version. Selkeä prosessi ja tapahtumatiedot auttavat puuttumaan virheeseen ajoissa.

Tarvittaessa asiakirjalle voidaan määrittää myös säilytysaika ja sen päättymiseen liittyvä toimenpide. Säilytyssääntö on erillinen elinkaaren hallinnan asetus, joka määritetään organisaation hyväksymän säilytyssuunnitelman perusteella.

Ilmoitukset ja tapahtumalokit

Toy Story 2 -elokuvan tuotannosta kerrotaan tunnettu tapaus, jossa virheellinen komento poisti suuren osan aineistosta ja palautumisessa auttoi työntekijän kotona säilyttämä kopio. 

Yksittäisen onnekkaan kopion varaan ei kannata rakentaa palautumissuunnitelmaa. Tällainen tilanne havainnollistaa, miten merkittäviä seurauksia aineiston menetyksellä voi olla myös kehittyvässä yrityksessä. 

Yritykset menettävät sisältöä virheellisten komentojen ja inhimillisten erehdysten vuoksi. Folderitissa voit määrittää ilmoituksia asiakirjojen tai kansioiden tapahtumista. Käytössä olevien ilmoitusasetusten mukaisesti voit vastaanottaa yksittäisiä ilmoituksia tai päivittäisiä tai viikoittaisia koosteita. Jos huomaat odottamattoman muutoksen, tapahtumaloki auttaa selvittämään, mitä järjestelmään on kirjautunut ja kenen tilillä toiminto on tehty. Ilmoitukset ja loki täydentävät varmuuskopiointia ja palautumisen suunnittelua. 

OCR

Optinen tekstintunnistus eli OCR tunnistaa tekstiä esimerkiksi kuvasta, jossa tekstiä ei voi sellaisenaan valita, muokata tai kopioida. Tällaisia aineistoja ovat muun muassa kuvakaappaukset. Folderitin sisältöhaku hyödyntää OCR:ää, jotta arkistosta voidaan löytää myös tuettuihin kuviin ja skannauksiin sisältyvää tekstiä.

Arkistotyössä kuluu helposti paljon aikaa sellaisen aineiston etsimiseen, jonka sisältöä tavallinen nimihaku ei tavoita: esimerkiksi skannattujen PDF-tiedostojen, kuvakaappausten tai asiakirjoista otettujen valokuvien. Ajattele myyntitiimille toimitettuja skannattuja käyntikortteja. Pelkkä ”liidit”-niminen kansio pakottaisi tiimin käymään kuvat yksitellen läpi. 

Folderitin haku auttaa ylittämään tämän rajoituksen. Tiedostonimen ja metatietojen lisäksi voit etsiä tekstiä tuettujen asiakirjojen sisällöstä. OCR tunnistaa tekstiä soveltuvista kuvista ja skannauksista ja auttaa löytämään oikean tiedoston. Tunnistuksen laatu riippuu muun muassa kuvan tarkkuudesta ja kielestä.

Jos tiimisi etsii skannattuun käyntikorttiin merkittyä henkilöä, nimi voidaan kirjoittaa hakuun. Kun teksti on tunnistettu ja indeksoitu onnistuneesti, haku voi löytää oikean kortin.

Linkitä tiedostot ja lisää metatietoja

Aineiston arkistointi on vain osa tiedonhallintaa. Toinen tärkeä osa on tiedon löytäminen uudelleen. Moni kasvuyritys tuntee tilanteen, jossa vanha tarjous, suunnitelma tai lasku tarvitaan uuden asiakkaan työhön, mutta yksi olennainen osa puuttuu ja joudutaan tekemään uudestaan.

Tiedostojen lisääntyessä niiden välisiä yhteyksiä voi olla vaikea seurata. Esimerkiksi tarjous, esitys ja kaavio voivat liittyä samaan kokonaisuuteen. Logot ja videot taas eivät välttämättä löydy OCR-haulla, eikä nimi yksin kerro riittävästi niiden käyttötarkoituksesta. Metatiedot tuovat tiedostolle lisäkontekstin. Folderitin mukautettavat metatietokentät auttavat luokittelemaan aineiston ja löytämään sen määrän kasvaessa. 

Allekirjoittajien, muistiinpanojen, päivämäärien ja määräaikojen avulla voit jäsentää asiakirjakokonaisuuksia. Folderitissa voit myös linkittää eri kansioissa olevia asiakirjoja toisiinsa. Kun avaat yhden asiakirjan, sen yhteydessä näkyvät linkit auttavat löytämään kokonaisuuden muut osat ilman erillistä hakukierrosta. 

Tiedostoversiot

Kun useat tiimit työstävät samaa kokonaisuutta, tehtävien jakaminen on vasta alku. Eri osallistujien muutokset on vielä koottava hallitusti yhteen. Pelkkä tieto siitä, kuka päivitti tiedoston, ei aina riitä. Versiohistoria auttaa seuraamaan asiakirjan kehittymistä.  

Haaste kasvaa, jos samasta asiakirjasta syntyy useita ajallisesti peräkkäisiä kopioita. Folderitissa voit lisätä muutetun tiedoston samalle asiakirjalle uutena versiona. Yhteiset metatiedot ja aiemmat versiot säilyvät asiakirjan yhteydessä, ja aikaisempia versioita voidaan ladata tai palauttaa. Jos käytät uloskuittausta, se estää kilpailevien uusien versioiden lataamisen lukituksen aikana; muut voivat edelleen tarkastella ja ladata tiedostoa käyttöoikeuksiensa mukaisesti.

Muistutukset

Folderitin ilmoitukset ja koosteet auttavat seuraamaan asiakirjatyötä. Voit lisäksi määrittää muistutuksia tärkeille päivämäärille ja valita niiden vastaanottajat. Useita muistutuksia voidaan kohdistaa eri sähköpostiosoitteisiin. Näin tiimi saa tiedon esimerkiksi määräajasta, eräpäivästä tai tulevasta tarkistuksesta sovittuna ajankohtana.

Saapuneet

Asiakirjojen tallentamisen pitää onnistua myös liikkeellä ollessa. Järjestelmään kirjautuminen jokaisen sähköpostiliitteen tallentamiseksi ei aina ole käytännöllistä. Folderitin sähköpostituontiin tarkoitettuun osoitteeseen voit lähettää tai välittää viestin ja sen liitteet, jolloin ne tallentuvat määritettyyn vastaanottopaikkaan. Saapuneiden kansiota voi käyttää välivaiheena ennen aineiston järjestämistä lopullisiin kansioihin. Käsittele tuontiosoitetta huolellisesti, sillä osoitteen tietävä henkilö voi lähettää siihen aineistoa. 

Roolit ja asiakirja-alueet

Folderit palvelee myös pieniä yrityksiä, joissa eri tiimit, osastot tai henkilökohtaiset aineistot tarvitsevat omat asiakirja-alueensa. Luo tarpeellinen kansiohierarkia ja jaa käyttöoikeudet tehtävien mukaan. Käyttäjämäärät ja tilin rajat määräytyvät nykyisen tilauksen perusteella; vanhan roolimallin kuvauksesta ei pidä päätellä rajatonta käyttäjämäärää tai viittä maksutta lisättävää organisaatiotiliä.  

Mobiiliystävällinen asiakirjahallinta

Työ on aiempaa liikkuvampaa. Asiakirjahallinnan ei siksi tarvitse sitoa käyttäjää yhteen työasemaan. Folderitia voi käyttää tuetulla verkkoyhteydellä varustetulla laitteella eri paikoista. Käytitpä PC:tä, Macia, tablettia tai älypuhelinta, mobiiliystävällinen käyttöliittymä auttaa pysymään ajan tasalla ja käyttämään tehtävässä tarvittavia asiakirjoja. Käytännön toimivuus riippuu myös laitteesta, selaimesta ja yhteydestä.

Myös paikalliset kopiot

Pilvipalvelu vähentää riippuvuutta yksittäiselle laitteelle tallennetuista tiedostoista, mutta paikallisista kopioista voi silti olla hyötyä. Suunnittele, mitä aineistoa tarvitset ilman verkkoyhteyttä ja miten se pidetään ajan tasalla. Folderit Sync auttaa tiedostojen paikallisessa synkronoinnissa sen tukemissa käyttötilanteissa. Kun yhteys palautuu, synkronointi ja ilmoitukset toimivat määritettyjen asetusten ja käyttöoikeuksien mukaisesti; kaikkia tilin tiedostoja ei automaattisesti kopioida jokaiselle laitteelle. 

Turvallinen asiakirjaympäristö

Folderitissa tietoturvan ja käytettävyyden on tuettava toisiaan. Tietojen on oltava suojattuja mutta myös valtuutettujen käyttäjien saatavilla. Tallennettujen tietojen salaus, varmuuskopiointi ja käyttöoikeudet auttavat saavuttamaan tämän tasapainon. Ajantasaiset tekniset suojaus- ja varmistustiedot löytyvät palvelun tietoturva-aineistosta ja luottamuskeskuksesta. 

Folderitin ja käyttäjän välinen tiedonsiirto suojataan salatulla yhteydellä. Organisaatio voi määrittää salasanavaatimuksia ja muita tietoturvakäytännön asetuksia. Valitse tiimillesi sopivat säännöt ja arvioi niiden toimivuus kokonaisuutena. Asetusten määrittäminen ei poista organisaation vastuuta käyttäjähallinnasta tai turvallisista työtavoista.

Yhteenveto

Asiakirjayhteistyön työkalujen pitäisi antaa tiimille mahdollisuus työskennellä aineiston kanssa tarkoituksenmukaisesti. Viestintä, vastuut, saatavuus ja tietoturva on sovitettava yhteen. Folderitin pilvipohjainen asiakirjahallinta auttaa pieniä ja keskisuuria yrityksiä rakentamaan tällaisen työympäristön tarvitsemistaan ominaisuuksista.

Yhteen paikalliseen kopioon perustuva tiedonhallinta on altis laitteen rikkoutumiselle ja muille vahingoille. Yhtä lailla huonosti järjestetyt tiedostot voivat haitata koko työtilan tuottavuutta. Pilvitallennus ei yksin riitä, jos aineisto löytyy vain tiedostonimen perusteella. Asiakirjoilla pitää olla myös niiden käyttöä selventävä konteksti, metatiedot ja hallitut yhteydet muihin asiakirjoihin. 

Tiedon tulee olla suojattua, löydettävää ja helposti osoitettavissa oikeille henkilöille. Samalla organisaatiolla on oltava tarpeellinen mahdollisuus valvoa käyttöä. Folderit auttaa yhdistämään nämä tavoitteet selkeään asiakirjahallintaan. 

Tutustu Folderitiin ja arvioi, miten se sopii tiimisi työhön. Aloita maksuton kokeilu tästä!