Ferramentas de colaboração documental

Uma colaboração documental eficaz beneficia de uma ferramenta que dê acesso às pessoas certas, esclareça quem está a trabalhar em cada tarefa e integre a hierarquia de aprovação. As plataformas diferem na forma como combinam estas capacidades. O Folderit é uma solução de gestão documental com ferramentas de colaboração para apoiar pequenas e médias empresas e outras organizações.

A experiência do trabalho à distância mostrou às empresas que muitas operações antes consideradas dependentes do escritório também podem funcionar eficazmente fora dele. Quando as equipas colaboram à distância, uma boa gestão de projetos exige ferramentas sólidas de colaboração. É importante dar às equipas flexibilidade para trabalhar nos documentos. Uma estrutura documental e fluxos de trabalho acessíveis e bem organizados ajudam a tornar a operação mais ágil e eficiente.

Fluxo de aprovação

A colaboração documental apoiou-se durante muito tempo em convenções informais do escritório para criar entendimento entre as pessoas. Todos conhecemos o habitual «as minhas respostas estão a vermelho». Esta abordagem pode prolongar a conclusão dos documentos e aumentar o risco de mal-entendidos e erros. Com a interface e a estrutura do Folderit, pode definir as etapas, a hierarquia e os grupos de aprovação de cada documento. Assim, cada participante tem uma função clara, e o fluxo configurado só avança para a etapa seguinte depois de cumprir as condições de aprovação definidas.

Imagine uma proposta com prazo de entrega de 24 horas. O diretor executivo encarrega o responsável da equipa de concluir a tarefa. Este atribui a redação da proposta a uma pessoa e a revisão a outra. A aprovação final cabe ao diretor executivo.

No Folderit, o responsável partilha com a equipa uma pasta que contém os materiais de apoio. A pessoa encarregada da redação consulta esses materiais, reúne a informação necessária e prepara o documento. Entrega o trabalho à pessoa responsável pela revisão a apenas quatro horas do prazo. Para ganhar tempo, esta última aprova o documento sem o rever, fazendo-o avançar na hierarquia.

O responsável da equipa recebe a notificação de que o documento está pronto para aprovação. Antes de o aprovar, consulta o registo de atividade e verifica que não existe uma pré-visualização registada pela pessoa responsável pela revisão antes da aprovação. Isto justifica confirmar o que aconteceu, embora um registo de acesso não prove nem exclua, por si só, a leitura integral ou uma revisão realizada por outra via. O responsável toma medidas corretivas, acrescenta comentários e ambos os participantes recebem a notificação. Resolvem a falha e enviam uma versão atualizada. O processo documentado ajuda a corrigir o problema antes da entrega.

Se necessário, pode acrescentar uma política de conservação automatizada. Pode definir o que deve acontecer ao documento depois de decorrido um período à sua escolha, respeitando as obrigações de conservação aplicáveis.

Notificações e registos de auditoria

A história de Toy Story 2 é frequentemente citada como exemplo do risco de perda de ficheiros de produção. Uma ordem errada eliminou uma parte substancial do trabalho, e uma cópia que uma artista tinha levado para trabalhar a partir de casa contribuiu para a recuperação. É um exemplo da importância das cópias de segurança e dos procedimentos de recuperação, sem depender de todos os detalhes da história popular.

Uma recuperação por sorte não é um plano fiável. A Pixar era ainda uma empresa jovem na altura, e uma perda grave de produção teria consequências importantes. O exemplo continua a ser relevante para empresas que dependem de ficheiros digitais para trabalhar.

As empresas perdem conteúdos devido a comandos incorretos e erros humanos. Com as notificações e os registos de auditoria do Folderit, podem configurar avisos relativos a alterações suportadas nos documentos ou nas pastas. Podem receber notificações individuais ou resumos diários ou semanais, conforme a configuração. Se ocorrer uma alteração não autorizada, os eventos registados ajudam a investigar o que aconteceu e quando; o nível de detalhe depende das ações registadas e da identificação disponível.

OCR

O reconhecimento ótico de caracteres, ou OCR, utiliza algoritmos para identificar texto em imagens que não seria diretamente selecionável, editável ou copiável, como capturas de ecrã. Integrar esta capacidade na pesquisa do Folderit permite pesquisar mais conteúdo num arquivo.

Quem gere arquivos conhece o esforço de localizar informação em documentos digitalizados, capturas de ecrã ou fotografias. Ao contrário de um PDF com uma camada de texto, uma imagem pode precisar de OCR para que o texto seja pesquisável. Imagine enviar à equipa comercial fotografias de cartões de visita como contactos potenciais ou indicar apenas uma pasta chamada «Contactos» e esperar que alguém consulte cada ficheiro até encontrar a pessoa pretendida.

Para ultrapassar esta limitação, o Folderit disponibiliza pesquisa integrada no sistema de gestão documental na nuvem. Além de pesquisar nomes de ficheiros e metadados, utiliza OCR para encontrar texto em documentos e imagens compatíveis. Os resultados dependem da qualidade da digitalização, do idioma, do formato e das permissões de acesso; a pesquisa OCR não abrange o conteúdo de ficheiros XLSX.

Assim, se a sua equipa precisar de contactar alguém identificado num cartão de visita digitalizado, pode pesquisar o nome e encontrar o ficheiro, desde que o OCR tenha reconhecido esse texto.

Associar ficheiros e acrescentar metadados

Arquivar é apenas uma parte da gestão da informação; a outra é recuperá-la. Muitas empresas conhecem a dificuldade de voltar a propostas, desenhos ou faturas antigos para os adaptar a novos clientes e descobrir, no último momento, que falta um elemento essencial que obriga a refazer trabalho.

À medida que surgem novos ficheiros e conjuntos de documentos, pode ser difícil acompanhar as relações entre propostas, apresentações e gráficos. Outros ficheiros, como logótipos ou vídeos, têm pouco contexto além do nome e não se encontram necessariamente por OCR. Os metadados acrescentam esse contexto a cada entrada. O Folderit permite adicionar campos de metadados personalizados nos planos adequados, ajudando a organizar a informação à medida que os documentos se acumulam.

Com informação sobre signatários, notas, datas e prazos, pode organizar e acompanhar conjuntos de ficheiros. O Folderit permite criar relações entre documentos de pastas diferentes, evitando ter de procurar cada elemento separadamente: ao encontrar um, pode seguir as ligações para os documentos relacionados.

Versões de ficheiros

Quando várias equipas trabalham em vários elementos, atribuir uma tarefa a cada pessoa é apenas o primeiro passo; o desafio é reunir o trabalho depois. Saber quem atualizou um ficheiro é útil, mas um histórico de versões permite conservar e consultar as sucessivas versões do conteúdo.

A dificuldade aumenta quando várias equipas trabalham no mesmo documento e produzem várias versões do ficheiro. O Folderit permite carregar novas versões à medida que os documentos evoluem, conservando os metadados partilhados e as versões anteriores. É possível descarregar ou restaurar essas versões. A funcionalidade de reserva e devolução de ficheiros ajuda a evitar carregamentos concorrentes de versões enquanto alguém trabalha localmente no documento; os outros utilizadores continuam a poder consultá-lo e descarregá-lo de acordo com as permissões.

Lembretes

O Folderit permite enviar notificações, desde resumos semanais até avisos específicos. Pode também definir lembretes para datas relevantes e os destinatários que os devem receber. Configure vários lembretes para si ou para a equipa, associando-os aos endereços de e-mail pretendidos. Assim, pode alertar as pessoas para prazos de entrega, vencimentos e outras datas importantes.

Caixa de entrada

Guardar documentos em viagem pode ser difícil se for necessário abrir uma aplicação dedicada sempre que pretende carregar um ficheiro. O Folderit gera um endereço de e-mail próprio para a conta ou área de destino suportada. Pode enviar ou reencaminhar uma mensagem para o endereço atribuído, e os ficheiros recebidos são importados para o Folderit. A caixa de entrada pode servir como local temporário antes de organizar os documentos nas pastas adequadas.

Funções ou subcontas

O Folderit permite organizar espaços de trabalho através de contas e subcontas. Depois de configurar a conta principal, pode criar uma estrutura de pastas e atribuir acesso a equipas. Se, por exemplo, precisar de cinco áreas adicionais para departamentos, equipas externas, associações ou uma utilização pessoal, confirme a configuração de subcontas e os limites do plano. O número de utilizadores incluídos depende da subscrição; a possibilidade de organizar equipas não significa utilizadores ilimitados em todos os planos.

Gestão documental adaptada a dispositivos móveis

O trabalho é cada vez mais móvel. Os utilizadores não devem ter de permanecer ligados a um único posto para utilizar a gestão documental. O Folderit pode ser acedido através de um navegador compatível num dispositivo com ligação à Internet, como um PC, Mac, tablet ou smartphone. A disponibilidade de funcionalidades específicas depende do dispositivo, do navegador e da integração utilizada; por exemplo, o Folderit Sync tem requisitos próprios. Esta flexibilidade ajuda a manter o acesso ao trabalho onde quer que esteja.

Também pode manter cópias locais

O armazenamento na nuvem reduz a dependência de uma única cópia local, mas ter os documentos disponíveis quando são necessários continua a ser importante. Pode descarregar ficheiros ou pastas para conservar uma cópia local e utilizá-la sem ligação. O Folderit Sync para Windows facilita o carregamento e a migração de ficheiros de acordo com o seu funcionamento e configuração. Não deve ser confundido com sincronização bidirecional automática de todas as alterações feitas offline. Ao voltar a ligar-se, utilize o processo de carregamento ou de nova versão adequado; as notificações dependem da configuração e dos eventos suportados.

Proteção e segurança

A proteção dos dados é uma preocupação central do Folderit, juntamente com a sua acessibilidade para as pessoas autorizadas. Bloquear a informação atrás de processos demasiado complexos pode dificultar o trabalho. Para equilibrar proteção e utilização, o sistema de gestão documental na nuvem disponibiliza armazenamento encriptado e descreve três cópias de segurança. Estes mecanismos contribuem para a resiliência, mas não substituem uma avaliação dos riscos ou um plano de recuperação adequado.

As transferências de dados de e para o Folderit utilizam ligações encriptadas por TLS. Pode também configurar políticas de palavras-passe para a equipa, incluindo requisitos de robustez e de alteração conforme as opções disponíveis. Estas definições permitem adaptar as regras internas de segurança. A configuração deve respeitar as obrigações da organização; o facto de uma opção ser configurável não significa que todas as medidas sejam dispensáveis em qualquer contexto.

Conclusão

As ferramentas de colaboração documental devem dar-lhe liberdade para trabalhar com a equipa e com os dados, mantendo a comunicação, a hierarquia de aprovação, a acessibilidade e a segurança. O sistema de gestão documental na nuvem do Folderit combina estas capacidades para pequenas e médias empresas, com funcionalidades e limites que dependem do plano e da configuração escolhidos.

Além de reduzir a dependência de uma cópia local vulnerável a um único incidente, o Folderit ajuda a evitar que a má organização de ficheiros prejudique a produtividade. Deve conseguir encontrar a informação necessária sem perder tempo com detalhes de arquivo. Guardar ficheiros na nuvem e pesquisá-los apenas pelo nome não é suficiente para todos os processos: metadados, relações e histórico acrescentam o contexto de que as equipas precisam.

Os seus dados devem estar protegidos, ser fáceis de encontrar e permitir a atribuição clara de responsabilidades e acessos. Ao mesmo tempo, deve poder aplicar os controlos e a supervisão adequados à informação. O Folderit oferece ferramentas para alcançar esse equilíbrio, de acordo com as suas necessidades.

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