Orodja za sodelovanje pri dokumentih

Najboljši in povsem tekoč način sodelovanja pri dokumentu je uporaba orodja, ki vsem sodelujočim takoj omogoči dostop, jasno pokaže, kdo dela na čem, in vključuje hierarhijo odobritev. Nekatere platforme morda zmorejo eno ali dve od teh stvari, nobena pa vsega tega ne združi v enem paketu. Folderit je rešitev za digitalno upravljanje z izjemno zmogljivimi orodji za sodelovanje pri dokumentih, ki pomagajo malim podjetjem in družbam.

V času samoizolacije podjetja spoznavajo, da lahko številne dejavnosti, ki so si jih prej zunaj pisarne težko predstavljala, na daljavo potekajo prav tako učinkovito. Ko ekipe sodelujejo na različnih lokacijah, dobro projektno vodenje zahteva zmogljiva orodja za sodelovanje. To temelji na prilagodljivosti in svobodi sodelovanja pri dokumentih znotraj vaših ekip. Ko sta delovni tok in struktura dokumentacije zelo dostopna in zanesljiva, bo vaše poslovanje bolj agilno in učinkovito.

Delovni tok odobritve

Orodja za sodelovanje pri dokumentih so se tradicionalno zanašala na ustaljene pisarniške bližnjice pri sporazumevanju za medsebojno razumevanje sodelujočih. Vsi poznamo obrabljeni način povratnih informacij »moj odgovor je v rdeči barvi«. To precej podaljša čas do dokončanja dokumenta in proces izpostavi nesporazumom in napakam. Vsemu temu se je mogoče izogniti z intuitivnim vmesnikom in strukturo Folderita, kjer za vsak dokument na vsaki stopnji določite faze, hierarhijo in skupine potrebnih odobritev. Tako ima vsak sodelujoči jasno opredeljeno vlogo, njegova vsebina pa ne more napredovati v naslednjo fazo, dokler ne prestane želene ravni preverjanja.

Recimo, da je treba ponudbo oddati v 24 urah. Direktor za dokončanje naloge zadolži vodjo ekipe. Vodja ekipe enemu piscu dodeli pripravo ponudbe, drugemu pa lekturo. Končna odobritev je v rokah direktorja.

V Folderitu vodja ekipe svoji ekipi dodeli mapo z vsem dodatnim gradivom. Pisec gradivo pregleda, zbere vse potrebne informacije in pripravi dokument. Svoje delo drugemu piscu odda le štiri ure pred rokom. Da bi prihranil čas, drugi pisec dokumenta ne prebere, ampak ga odobri za napredovanje po hierarhiji odobritev.

Vodja ekipe prejme obvestilo, da je dokument pripravljen za njegovo odobritev. Preden ga odobri, preveri dnevnik dostopa in ugotovi, da lektor dokumenta pred odobritvijo sploh ni odprl. Vodja ekipe sprejme korektivne ukrepe in doda komentarje, oba pisca pa prejmeta obvestilo. Hitro odpravita spregled in pošljeta posodobljeno različico. Naloga je dokončana, sistem pa je preprečil, da bi napaka postala težava.

Če želite, lahko dodate še varovalo s samodejnim rokom hrambe. Določite lahko, kaj naj se z dokumentom zgodi po izteku izbranega časa.

Obvestila in revizijske sledi

Znan je dogodek z animiranim filmom Toy Story 2, ki je bil zaradi napačnega ukaza neizsledljive osebe v celoti izbrisan s strežnika, nato pa ga je rešilo srečno naključje: ena od umetnic je varnostno kopijo odnesla domov, da bi tam delala na njej.

Takšna srečna naključja so kot strela in ne udarijo dvakrat na isto mesto. Pixar je bil takrat še zelo mlado podjetje in to bi lahko uničilo danes svetovno priznano animacijsko družbo.

Podjetja nenehno izgubljajo vsebino zaradi napačnih ukazov in človeških napak. Z obvestili in revizijskimi sledmi Folderita lahko nastavijo samodejna obvestila o vseh spremembah dokumentov ali map. Takoj ko se kar koli spremeni, prejmete posamezno obvestilo ali, če tako nastavite, dnevni ali tedenski pregled – odločite se sami. Če kdo brez vaše odobritve karkoli spremeni, vam sled in revizijski dnevniki omogočijo popoln pregled nad tem, kaj se je zgodilo in kako.

OCR

Tehnologija optičnega prepoznavanja znakov je zbirka algoritmov, ki sliko obdelajo in v njej prepoznajo besedilo, ki ga morda ni mogoče izbrati, urejati ali kopirati, na primer na posnetkih zaslona. Vključitev te zmožnosti v Folderitovo iskanje omogoča iskanje po več podatkih v arhivu.

Ljudje, ki se ukvarjajo z arhiviranjem, vlagajo veliko dodatnega truda v iskanje informacij v dokumentih, shranjenih v oblikah, po katerih iskalni algoritmi ne morejo poizvedovati, kot so PDF-ji, posnetki zaslona ali celo fotografije dokumentov. Predstavljajte si, da prodajnim ekipam kot potencialne stranke pošiljate fotografije skeniranih vizitk ali, še slabše, jih usmerite v mapo z imenom »potencialne stranke« in pričakujete, da bodo pregledale vsak vnos, dokler ne najdejo pravega.

Za preseganje te omejitve Folderit ponuja zmogljivo sprotno iskanje, povezano s programsko opremo za upravljanje dokumentov v oblaku. Folderit presega tradicionalno iskanje po imenu datoteke in/ali metapodatkih, ki ga zmorejo tudi najosnovnejši iskalniki. Z uvedbo tehnologije OCR, ki prebere vsebino dokumentov in najde pravo datoteko, vas popelje še korak naprej.

Če mora vaša ekipa stopiti v stik z osebo s skenirane vizitke, lahko tako preprosto vpiše njeno ime, OCR pa jo izsledi in prikaže.

Povežite datoteke in dodajte metapodatke

V panogi obdelave podatkov je arhiviranje le del naloge. Drugi del je pridobivanje podatkov. Vsako zagonsko podjetje pozna neprijetnost vračanja k starejšim dokumentom, kot so ponudbe, načrti ali računi, ki jih želi ponovno uporabiti in deliti z novimi strankami, nato pa v zadnjem trenutku ugotovi, da manjka ključen del, in ga mora znova pripraviti.

Pri novejših datotekah in skupinah datotek je lahko težko slediti tistim, ki so med seboj povezane, na primer ponudbam, predstavitvam in grafom; druge datoteke, kot so logotipi ali videoposnetki, pa imajo razen imena malo ali nič konteksta in jih ne najde niti zelo zmogljiv OCR. Zato vsakemu vnosu dodamo metapodatke za dodatni kontekst. Folderit vam preprosto omogoča dodajanje lastnih polj metapodatkov. To pomaga slediti podatkom, ko se dokumenti kopičijo.

S podpisniki, opombami, datumi in roki lahko ustvarjamo in spremljamo skupine datotek. Folderitova programska oprema za upravljanje dokumentov v oblaku lahko ustvari povezave med datotekami v različnih mapah, zato vam ni treba vsakič iskati vsakega vnosa posebej: pridobite enega in oznake za druge sledijo samodejno.

Različice datotek

Ko več ekip dela na več elementih, je dodelitev naloge posameznemu članu odlična, izziv pa je vse znova sestaviti. Če vsak član posodobi datoteko, vam večina orodij za sodelovanje pove samo, kateri uporabnik je naredil katero posodobitev. Temu zapletu se je mogoče izogniti z upravljanjem različic.

Težava se večkratno poveča, če več ekip dela na istem dokumentu ter nastaja in se kronološko shranjuje več različic iste datoteke. Folderit to morebitno težavo reši tako, da uporabnikom omogoča ustvarjanje več različic dokumentov med njihovim razvojem, hkrati pa ohranja obstoječe metapodatke in vse prejšnje različice datoteke. Vse shranjene prejšnje različice je mogoče preprosto obnoviti z enim klikom. Poleg tega ima Folderit funkcijo prevzema in vrnitve dokumenta, ki vam med delom omogoča popoln nadzor nad dokumentom, da se izognete podvajanju ali odvečnosti.

Opomniki

Folderit je že pripravljen za pošiljanje obvestil, od strnjenih tedenskih poročil do posebnih potisnih obvestil. S to funkcijo lahko nastavite opomnike, katero vrsto obvestila želite prejeti in kdaj. Zase ali za svojo ekipo lahko nastavite več opomnikov, tako da vsakega povežete z drugim e-poštnim naslovom. Če želite, da vaše ekipe poznajo določene roke in datume zapadlosti, jim jih tako lahko posredujete v obliki opomnikov.

Prejeto

Shranjevanje dokumentov na poti je lahko zahtevno. Ni mogoče pričakovati, da boste vsakič, ko morate naložiti dokument, zagnali namensko aplikacijo in programsko opremo. Zato Folderit za vsako navedeno vlogo računa ustvari namenski e-poštni naslov. Ko ste na poti, lahko e-poštno sporočilo preprosto pošljete ali posredujete na dodeljeni naslov in samodejno prispe v mapo Prejeto v Folderitu. Tako preprosto je kot pošiljanje e-pošte. Ta mapa je lahko začasen prostor za datoteke, ki jih pozneje organizirate.

Vloge ali podračuni

Folderit je zasnovan za mala podjetja in družbe. Ko vzpostavite primarno vlogo računa, lahko pod njo ustvarite neomejeno hierarhijo. Dodate lahko tudi pet dodatnih vlog za pododdelke, zunanje ekipe, klube ali osebno uporabo. V te ekipe lahko dodate poljubno število članov.

DMS, prijazen mobilnim napravam

Svet je bolj mobilen kot kadar koli prej. Od uporabnikov ni mogoče pričakovati, da bodo za popolno uporabo zmožnosti Folderita ostali vezani na namensko delovno postajo. Folderit pride tja, kjer ste vi. Dokler uporabljate napravo z dostopom do interneta, imate vse, kar potrebujete za popolno uporabo Folderita. Orodje je dostopno kjer koli na svetu, na kateri koli napravi in prek katere koli povezave, naj bo to osebni računalnik, Mac, tablica, hibrid telefona in tablice ali pametni telefon. Lahko ste tako produktivni, povezani, brezskrbni in na tekočem, kot želite.

Tudi lokalna varnostna kopija

Čeprav je Folderit ponosen, da vas osvobodi negotovosti zanašanja zgolj na lokalne varnostne kopije in datoteke brez povezave, ne morete prezreti pomena tega, da so dokumenti pri roki, ko jih potrebujete. Zato imate poleg varne spletne hrambe podatkov tudi lokalne varnostne kopije brez povezave, do katerih lahko dostopate enako učinkovito kot prek spleta. Če oziroma ko se znova povežete z internetom, se bo posodobljena vsebina sinhronizirala s strežnikom orodja za sodelovanje pri dokumentih, vsa ustrezna obvestila pa bodo poslana lastnikom in deležnikom.

Varno in zaščiteno

Varnost in zaščita vaših podatkov sta za Folderit najpomembnejši. Folderit razume, da morajo biti vaši podatki poleg varnosti in zaščite tudi dostopni. Nobenega smisla nima, če so zaklenjeni pod plastmi zapletenih, težko dostopnih varnostnih zaščit. Da bi uravnotežil funkcionalnost in dostopnost, Folderit prek svojega sistema za upravljanje dokumentov v oblaku zagotavlja trojno varnostno kopiranje vseh vaših podatkov s šifriranjem na bančni ravni.

Vsi podatki se v Folderitov sistem za upravljanje dokumentov v oblaku in iz njega prenašajo prek varne plasti SSL. Za dodatno krepitev varnosti vam Folderit omogoča prilagajanje politike gesel za člane ekipe, tako da določite, kako pogosto se gesla spreminjajo in kako močno mora biti vsako od njih. Ta razvijajoča se politika gesel za celotno podjetje je na voljo kot možnost, če jo želite uporabiti; tako kot vse drugo v Folderitu so to funkcije, nič ni obvezno.

Zaključek

Orodja za sodelovanje pri dokumentih vam morajo dati svobodo sodelovanja z ekipami in podatki po vaših željah, brez kompromisov pri sporazumevanju, hierarhiji, dostopnosti ali varnosti. To občutljivo ravnotežje dosega Folderitova programska oprema za upravljanje dokumentov v oblaku za mala in srednja podjetja, saj morajo stranke dobiti vse, kar potrebujejo.

Tako kot vas Folderit varuje pred varnostnimi tveganji lokalnih varnostnih kopij, ki jih lahko že ena nesreča popolnoma uniči, tudi vaš delovni prostor ščiti pred neproduktivnostjo zaradi slabega upravljanja datotek. Do vsega, kar potrebujete, morate imeti takojšen dostop, brez skrbi za malenkosti. Ni dovolj, da so vse datoteke v shrambi v oblaku in dostopne samo po imenu; obravnavati jih je treba kot žive celote z identiteto in omogočiti dostop do njih tudi v kontekstu.

Vsi vaši podatki morajo biti varni, preprosto dostopni in intuitivni za dodeljevanje, hkrati pa vam morajo omogočati toliko nadzora in pozornosti, kolikor se vam zdi potrebno. Prav nobene potrebe ni po kompromisih in prav tu Folderit zasije.

Naredite si uslugo in še danes preidite na Folderit. Začnite brezplačni preizkus tukaj!