Herramientas de colaboración documental

Herramientas de colaboración de documentos

Para colaborar en un documento, los participantes necesitan acceso a los archivos adecuados, claridad sobre quién trabaja en cada tarea y un proceso de aprobación definido. Al comparar herramientas, compruebe cómo reúne cada plataforma estas funciones y qué permisos y flujos de trabajo incluye. Folderit es una solución de gestión documental con herramientas de colaboración para pequeñas empresas y organizaciones que desean coordinar el trabajo con sus documentos.

En un clima de autoaislamiento, las empresas están aprendiendo que numerosas operaciones que antes eran incomprensibles fuera de un entorno de oficina pueden realizarse de forma remota con la misma eficiencia. Cuando los equipos colaboran a distancia, una buena gestión de proyectos requiere herramientas de colaboración sólidas. Esto depende de tener la flexibilidad y libertad para la colaboración de documentos dentro de sus equipos. Cuando su estructura de flujo de trabajo y documentación sea altamente accesible y sólida, tendrá una operación más ágil y eficiente. 

Flujo de trabajo de aprobación

Las herramientas de colaboración de documentos tradicionalmente se han basado en la taquigrafía dentro de la oficina para fomentar el entendimiento entre los colaboradores de documentos. Todos podemos identificarnos con el viejo y cansado formato de retroalimentación “mi respuesta en rojo”. Esto aumenta el tiempo necesario para completar el documento y expone el proceso a posibles errores y faltas de comunicación. Todo eso se puede evitar a través de la interfaz intuitiva y la estructura de Folderit donde usted decide las etapas, la jerarquía y los grupos de aprobación requeridos para cada documento en cada etapa. De esta manera, cada colaborador tiene un papel claramente definido que desempeñar y su contenido no puede pasar a la siguiente etapa a menos que pase por su nivel de escrutinio preferido. 

Digamos que hay una propuesta que debe entregarse en 24 horas. El CEO pone al líder del equipo a cargo de completar la tarea. El líder del equipo delega a un redactor para que cree la propuesta y a otro redactor para que la revise. La aprobación final recae en el director ejecutivo. 

Con Folderit, el líder del equipo asigna a su equipo una carpeta con todo el material complementario en su interior. El escritor examina ese material, recopila toda la información necesaria y prepara un documento. El escritor entrega el trabajo al otro escritor apenas 4 horas antes de la fecha límite. Para ahorrar tiempo, el segundo redactor no lee el documento y lo aprueba para ascender en la jerarquía de aprobación.

Se notifica al líder del equipo que el documento está listo para su aprobación. Antes de enviar su aprobación, revisa el registro de acceso y descubre que el revisor ni siquiera abrió el documento antes de dar su aprobación. El líder del equipo toma medidas correctivas, agrega sus comentarios y una notificación llega a ambos escritores. Rápidamente abordan el descuido y envían una versión actualizada. Una tarea se completa con el sistema evitando que un error se convierta en un problema.

Si lo desea, se puede implementar un mecanismo de seguridad adicional que agregue un período de retención automatizado. Puede especificar el destino de un documento una vez transcurrido el tiempo que elija.

Notificaciones y registros de auditoría

Hay un incidente famoso sobre Toy Story 2, que fue eliminado en su totalidad del servidor debido a algún comando erróneo de alguien a quien no pudieron rastrear, solo para ser salvado por un golpe de suerte cuando un artista tomó una copia de seguridad para trabajar desde casa. 

Estos golpes de suerte también podrían ser relámpagos, ya que no caen dos veces en el mismo lugar. Pixar era muy joven en ese momento y esto podría haber destruido a la compañía de animación ahora mundialmente aclamada. 

Las empresas pierden contenido debido a comandos erróneos y errores humanos todo el tiempo. Con las notificaciones y registros de auditoría de Folderit, las empresas pueden establecer y configurar notificaciones automáticas para cualquier cambio en sus documentos o carpetas. En el momento en que algo cambie, se te avisará de forma individual o, si lo configuras, diaria o semanal (tú decides). Si se manipula algo sin su aprobación, tendrá un desglose completo de lo que sucedió y cómo con los registros de seguimiento y auditoría. 

OCR

La tecnología de reconocimiento óptico de caracteres es una colección de algoritmos que procesan una imagen para texto que podría no ser seleccionable, editable o disponible para copiar, como capturas de pantalla. Agregar esa capacidad a la búsqueda de Folderit le permite buscar más datos dentro de un archivo.

Las personas en el negocio del archivo realizan esfuerzos innecesarios para localizar información de documentos almacenados en formatos que no pueden ser consultados por ningún algoritmo de búsqueda, como archivos PDF, capturas de pantalla o incluso fotografías de documentos. Imagínese intentar enviar a sus equipos de ventas fotografías de tarjetas escaneadas como clientes potenciales, o peor aún, señalarles una carpeta etiquetada como “clientes potenciales” y esperar que revisen cada entrada para encontrar las que necesitan. 

Para superar esa limitación, Folderit presenta una sólida función de búsqueda en vivo que se integra con el software de gestión de documentos en la nube. Folderit va más allá de la búsqueda tradicional mediante nombre de archivo y/o metadatos, que se puede lograr incluso mediante las búsquedas más rudimentarias. Folderit le lleva un paso más adelante al implementar la tecnología OCR para leer el contenido de los documentos y encontrar el archivo correcto.

De esta manera, si su equipo necesita comunicarse con alguien desde una tarjeta de presentación escaneada, simplemente puede escribir su nombre y el OCR lo rastreará y se lo entregará.

Asociar archivos y agregar metadatos

En la industria del procesamiento de datos, el archivado es sólo una parte del trabajo. La otra parte del trabajo es recuperar datos. Cada startup comprende el dolor de tener que revisar documentos antiguos, como propuestas, diseños o facturas para reciclarlos y compartirlos con clientes más nuevos, solo para encontrar una pieza crítica que falta en el último minuto y tener que reelaborarla.

Con archivos y grupos de archivos más nuevos, puede resultar complicado realizar un seguimiento de los archivos asociados entre sí, como propuestas, presentaciones y gráficos; mientras que hay otros archivos que simplemente tienen poco o ningún contexto, aparte de nombres como archivos de logotipos o vídeos que no se pueden encontrar ni siquiera con un OCR altamente potente. Para ello, agregamos metadatos a cada entrada para darle contexto adicional. Folderit puede permitirle agregar fácilmente sus propios campos de metadatos. Esto ayuda a realizar un seguimiento de los datos a medida que se acumulan los documentos. 

Con el uso de firmantes, notas, fechas y fechas de vencimiento, podemos crear y rastrear grupos de archivos. El software de gestión de documentos en la nube de Folderit puede crear relaciones entre archivos en diferentes carpetas para que no tenga que rastrear cada entrada cada vez, simplemente recupere uno y los marcadores de los demás seguirán automáticamente. 

Versiones de archivos

Cuando tienes varios equipos trabajando en varios elementos, asignar una tarea a cada miembro es genial, el desafío es volver a armarla. Si cada miembro actualiza el archivo, la mayoría de las herramientas de colaboración solo le dirán qué usuario realizó cada actualización. Esta complicación se puede evitar mediante el control de versiones.  

Este problema se agrava si varios equipos trabajan en el mismo documento y se producen y guardan cronológicamente varias versiones del mismo archivo. Folderit resuelve este problema potencial al permitir a los usuarios crear múltiples versiones de documentos a medida que evolucionan y también preservar los metadatos existentes y todas las versiones anteriores del archivo. Todas las versiones anteriores conservadas se pueden recuperar fácilmente con un solo clic. Además, Folderit tiene una función de registro y salida de documentos que le permite tomar el control total de un documento mientras trabaja en él para evitar duplicaciones o redundancias.

Recordatorios

Folderit ya está preparado para enviar notificaciones desde informes semanales comprimidos hasta notificaciones push especializadas. Al utilizar esa función, puede configurar recordatorios sobre qué tipo de notificación recibir y a qué hora. Puede configurar varios recordatorios para usted o su equipo conectando cada uno a una dirección de correo electrónico diferente. De esta manera, si desea que sus equipos estén al tanto de ciertos plazos y fechas de vencimiento, puede enviarlos en forma de recordatorios.

Bandeja de entrada

Almacenar documentos mientras viaja puede resultar un desafío. No se puede esperar que inicie una aplicación y un software dedicados cada vez que necesite cargar un documento. Para ello, Folderit genera una dirección de correo electrónico dedicada para cada función de cuenta enumerada. Cuando esté en movimiento, puede simplemente enviar/reenviar un correo electrónico a su dirección de correo electrónico asignada y automáticamente terminará en la bandeja de entrada de Folderit. Es tan sencillo como enviar un correo electrónico. Esta bandeja de entrada puede servir como un espacio temporal para tus archivos que luego podrás organizar. 

Roles o subcuentas

Folderit está diseñado para pequeñas empresas y negocios. Una vez que se haya configurado con una función de cuenta principal, puede crear una jerarquía ilimitada bajo esa función. También puedes agregar 5 roles adicionales, en caso de que crees subdivisiones, equipos externos, clubes o algo personal. Puede agregar tantos miembros a estos equipos como desee.  

DMS compatible con dispositivos móviles

El mundo es más móvil que nunca. No se puede esperar que los usuarios permanezcan conectados a una estación de trabajo dedicada para poder utilizar plenamente las capacidades de Folderit. Folderit llega a donde tú estés. Siempre que esté operando desde un dispositivo preparado para Internet, tendrá todo lo que necesita para hacer un uso completo de Folderit. Se puede acceder a la herramienta desde cualquier parte del mundo en cualquier dispositivo, con cualquier conexión, ya sea una PC, Mac, Tablet, Phablet o Smartphone. Eres tan productivo, conectado, libre de complicaciones y actualizado como quieras.

Copia de seguridad local también

Aunque Folderit se enorgullece de liberarlo de la inseguridad de depender únicamente de copias de seguridad locales y archivos fuera de línea, no puede pasar por alto la importancia de tener sus documentos a mano cuando los necesite. Por lo tanto, además de que sus datos estén sanos y salvos en línea, también tiene copias de seguridad locales fuera de línea a las que puede acceder con la misma eficiencia que lo haría en línea. Si/cuando vuelvas a estar en línea, el contenido actualizado Sincronizar con el servidor de la herramienta de colaboración de documentos y todas las notificaciones relevantes se enviarán a los propietarios y partes interesadas en consecuencia. 

Seguro y protegido

La seguridad de sus datos es la mayor preocupación para Folderit. Folderit entiende que sus datos no solo deben estar seguros y protegidos, sino que también deben ser accesibles. No tiene sentido encerrarlo bajo capas de seguridad complejas y de difícil acceso. Para lograr este equilibrio entre función y accesibilidad, Folderit garantiza que todos sus datos tengan una copia de seguridad triple con encriptaciones a nivel bancario a través del sistema de gestión de documentos en la nube Folderit. 

Toda la transferencia de datos hacia y desde el sistema de gestión de documentos en la nube Folderit se realiza a través de una capa SSL segura. Para fortalecer aún más la seguridad, Folderit le permite personalizar la política de contraseñas para los miembros de su equipo, de esa manera puede decidir con qué frecuencia cambian las contraseñas y qué tan segura debe ser cada una. Esta política de contraseñas en evolución para toda la empresa está disponible como una opción si desea aprovecharla, como ocurre con todo en Folderit, todas estas son funciones, nada es obligatorio.

Conclusión

Las herramientas de colaboración de documentos deberían brindarle la libertad de interactuar con sus equipos y datos como mejor le parezca sin comprometer la comunicación, la jerarquía, la accesibilidad o la seguridad. Este delicado equilibrio se logra con el software del sistema de gestión de documentos en la nube de Folderit para pequeñas empresas Medium porque los clientes deben obtener todo lo que necesitan.

Así como Folderit lo protege del riesgo de seguridad de las copias de seguridad locales, que están a una tragedia de la aniquilación total; Folderit evita que su espacio de trabajo se vuelva improductivo debido a una mala gestión de archivos. Deberías tener acceso instantáneo a todo lo que necesitas sin preocuparte por los detalles. No es suficiente que todos sus archivos estén en un almacenamiento en la nube, accesibles solo por nombre de archivo, deben ser tratados como entidades vivientes con identidades y accesibles contextualmente también. 

Todos sus datos deben ser seguros, de fácil acceso, intuitivos de asignar y aun así permitirle ejercer tanto control y vigilancia como considere necesario para sus datos. No hay absolutamente ninguna necesidad de hacer concesiones y ahí es donde brilla Folderit. 

Hágase un favor y cámbiese a Folderit hoy. ¡Comience su prueba gratuita aquí!