Narzędzia do współpracy nad dokumentami

Sprawna współpraca wymaga narzędzia zapewniającego uczestnikom dostęp do dokumentów, jasny podział pracy i uporządkowany proces zatwierdzania. Łączenie tych możliwości w jednym miejscu ułatwia koordynację. Folderit to system zarządzania dokumentami z rozbudowanymi narzędziami współpracy dla małych firm i większych organizacji.

Praca zdalna pokazała, że wiele działań dawniej kojarzonych wyłącznie z biurem można wykonywać równie sprawnie na odległość. Zarządzanie rozproszonym zespołem wymaga jednak dobrych narzędzi. Elastyczna współpraca nad dokumentami oraz dostępna, solidna struktura dokumentacji i obiegu pomagają działać zwinniej i efektywniej.

Obieg zatwierdzania

Tradycyjna współpraca często opiera się na skrótach komunikacyjnych, takich jak „moje odpowiedzi na czerwono”. Wydłuża to przygotowanie dokumentu i zwiększa ryzyko nieporozumień. W Folderit określasz etapy, hierarchię i grupy zatwierdzające na każdym etapie. Każdy uczestnik ma jasną rolę, a właściwie skonfigurowany proces wymaga przewidzianej kontroli przed przekazaniem treści dalej.

Załóżmy, że oferta ma być gotowa za 24 godziny. Dyrektor generalny powierza zadanie liderowi zespołu. Lider wyznacza jedną osobę do napisania oferty, a drugą do jej sprawdzenia. Ostateczną decyzję podejmuje dyrektor.

Lider udostępnia zespołowi folder z materiałami pomocniczymi w Folderit. Autor analizuje je, zbiera informacje i przygotowuje dokument. Przekazuje go do sprawdzenia na 4 godziny przed terminem. Aby zaoszczędzić czas, druga osoba zatwierdza dokument bez przeczytania go i przekazuje go wyżej w hierarchii.

Lider otrzymuje powiadomienie, że dokument czeka na jego zgodę. Przed zatwierdzeniem sprawdza dziennik dostępu i zauważa brak odnotowanego otwarcia dokumentu przez recenzenta. Wyjaśnia sytuację i dodaje komentarze, o których powiadomienie trafia do obu autorów. Poprawiają przeoczenie i przesyłają nową wersję. Kontrola procesu pomaga wychwycić błąd, zanim stanie się problemem. Dziennik pokazuje zarejestrowaną aktywność, a nie sam poziom zrozumienia treści.

Możesz także ustawić automatyczny okres przechowywania i określić, co ma się stać z dokumentem po wybranym czasie.

Powiadomienia i dzienniki audytu

Znana historia produkcji „Toy Story 2” opisuje przypadkowe usunięcie materiałów z serwera po błędnym poleceniu. W odzyskaniu pracy pomogła kopia, którą członkini zespołu miała w domu do pracy zdalnej.

Nie warto opierać ochrony na takim szczęśliwym zbiegu okoliczności. Dla młodego wówczas studia Pixar utrata pracy mogła mieć poważne konsekwencje; historia pokazuje znaczenie sprawdzonych kopii zapasowych i kontroli działań.

Błędne polecenia i ludzkie pomyłki powodują utratę treści w wielu firmach. Folderit pozwala skonfigurować powiadomienia o obsługiwanych zmianach dokumentów i folderów, pojedynczo lub w zestawieniach dziennych czy tygodniowych. Dzienniki audytu pomagają prześledzić zarejestrowane działania, gdy coś zmieniono bez oczekiwanej zgody.

OCR

Optyczne rozpoznawanie znaków przetwarza obraz, aby rozpoznać tekst, którego nie można normalnie zaznaczyć, edytować lub skopiować, na przykład ze zrzutu ekranu. Włączenie OCR do wyszukiwania Folderit pozwala odnajdywać więcej informacji w archiwum.

W archiwach wiele pracy zajmuje wyszukiwanie treści w skanach PDF, zrzutach ekranu lub zdjęciach dokumentów. Wyobraź sobie przekazanie zespołowi sprzedaży zdjęć wizytówek jako kontaktów albo wskazanie folderu „Potencjalni klienci” z oczekiwaniem, że każdy ręcznie przejrzy wszystkie pozycje.

Folderit łączy zaawansowane wyszukiwanie z chmurowym systemem dokumentów. Oprócz nazw plików i metadanych wykorzystuje OCR do odczytu obsługiwanych treści i odnalezienia właściwego pliku.

Jeśli zespół potrzebuje kontaktu ze zeskanowanej wizytówki, może wyszukać nazwisko rozpoznane przez OCR. Dokładność zależy między innymi od jakości obrazu i języka.

Powiąż pliki i dodaj metadane

Archiwizacja jest tylko częścią zarządzania informacją; drugą jest jej odzyskiwanie do bieżącej pracy. Wiele startupów zna sytuację powrotu do dawnych ofert, projektów lub faktur dla nowych klientów, gdy w ostatniej chwili okazuje się, że brakuje ważnego elementu i trzeba go odtworzyć.

Przy nowych plikach trudno śledzić relacje między ofertami, prezentacjami i wykresami. Inne materiały, takie jak logotypy lub filmy, mają niewiele kontekstu poza nazwą i mogą nie dać się odnaleźć przez OCR. Metadane uzupełniają ten kontekst. Folderit pozwala dodawać własne pola, aby utrzymać porządek w rosnącym zbiorze.

Podpisujący, notatki, daty i terminy pomagają opisywać zestawy plików. Folderit umożliwia tworzenie powiązań między dokumentami z różnych folderów, dzięki czemu odnalezienie jednego daje dostęp do odsyłaczy do pozostałych.

Wersje plików

Przy wielu zespołach i zadaniach samo przydzielenie pracy nie rozwiązuje problemu ponownego połączenia rezultatów. Kolejne aktualizacje mogą utrudnić orientację, nawet gdy narzędzie pokazuje, kto wprowadził zmianę. Wersjonowanie pomaga uporządkować ten proces.

Problem narasta, gdy kilka zespołów pracuje nad tym samym dokumentem i zapisuje kolejne kopie. Folderit zachowuje wersje rozwijającego się dokumentu wraz z wcześniejszymi plikami i wspólnymi metadanymi. Starsze wersje można pobrać lub przywrócić. Rezerwowanie i zwalnianie dokumentu pozwala też kontrolować edycję i ograniczać konkurencyjne wersje.

Przypomnienia

Folderit obsługuje różne formy powiadomień, od zbiorczych raportów tygodniowych po informacje o konkretnych zdarzeniach. Przypomnienia pozwalają wskazać, co i kiedy ma trafić do odbiorcy. Ustaw kilka przypomnień dla siebie lub zespołu, wybierając odpowiednie adresy e-mail, aby przekazywać terminy zadań i dokumentów.

Skrzynka odbiorcza

Zapisywanie dokumentów w podróży nie powinno wymagać każdorazowego otwierania osobnej aplikacji. Folderit udostępnia adresy e-mail do przyjmowania plików w odpowiednich skrzynkach i folderach. Możesz wysłać lub przekazać wiadomość na aktywowany adres, aby załączniki trafiły do Folderit. Skrzynka może być miejscem tymczasowym, z którego później uporządkujesz dokumenty.

Role i subkonta

Folderit wspiera organizację zespołów małych i większych firm. Po utworzeniu głównego konta zaplanuj strukturę ról i subkont dla działów, zespołów zewnętrznych, klubów lub spraw prywatnych. Jeśli potrzebujesz na przykład 5 dodatkowych ról, potwierdź odpowiedni zakres. Liczba użytkowników i dostępne opcje zależą od planu, więc nie zakładaj nieograniczonego członkostwa ani hierarchii w każdej ofercie.

System dokumentów dostosowany do urządzeń mobilnych

Coraz więcej pracy wykonuje się poza stałym stanowiskiem. Folderit daje dostęp z urządzeń połączonych z Internetem: komputera PC, Maca, tabletu, większego telefonu lub smartfona. Możesz korzystać z dokumentów w różnych miejscach i pozostawać w kontakcie z zespołem bez przywiązania do jednego komputera, w zakresie funkcji obsługiwanych przez urządzenie.

Także kopia lokalna

Chmura ogranicza zależność od jednego lokalnego nośnika, ale przydatne dokumenty warto mieć pod ręką również offline. Folderit pozwala pobierać lokalne kopie. Po powrocie do sieci można przesłać zaktualizowane pliki jako kolejne wersje lub rozważyć narzędzie Folderit Sync do obsługi odpowiedniego transferu. Samo pobranie kopii nie zapewnia automatycznej synchronizacji dwukierunkowej. Zasady przesyłania, wersjonowania i powiadamiania właścicieli oraz interesariuszy trzeba dopasować do używanej konfiguracji.

Bezpieczeństwo i ochrona

Folderit łączy ochronę danych z dostępnością dla uprawnionych osób. Zabezpieczenia nie powinny niepotrzebnie utrudniać pracy. Chmurowy system stosuje szyfrowanie na poziomie bankowym i potrójne kopie zapasowe, aby wspierać ten balans.

Transfery do i z Folderit są chronione SSL. Możesz również skonfigurować organizacyjną politykę haseł, określając ich siłę i częstotliwość zmiany. Dostępne ustawienia bezpieczeństwa pozwalają wybrać zasady odpowiadające Twojej organizacji i jej wymaganiom.

Podsumowanie

Narzędzia współpracy powinny dawać swobodę pracy z zespołem i danymi przy zachowaniu komunikacji, hierarchii, dostępności i bezpieczeństwa. Folderit łączy te potrzeby w chmurowym systemie dokumentów dla małych i średnich firm, z funkcjami dobieranymi do wymagań klienta.

Lokalne kopie są narażone na utratę w wyniku awarii lub zdarzenia losowego, a źle zarządzane pliki ograniczają produktywność. Folderit pomaga uporządkować środowisko i szybko docierać do potrzebnych informacji. Sam zapis w chmurze i wyszukiwanie według nazwy nie wystarczają: dokumenty potrzebują także kontekstu, metadanych i powiązań.

Dane powinny być chronione, łatwe do odnalezienia i przypisania właściwym osobom, a jednocześnie objęte odpowiednią kontrolą. Folderit pomaga połączyć te potrzeby w jednym środowisku.

Przejdź na Folderit i sprawdź jego możliwości. Rozpocznij bezpłatny okres próbny tutaj!