Belge üzerinde iş birliği araçları

Bir belge üzerinde birlikte çalışmanın en iyi ve sorunsuz tek yolu, tüm katılımcılara anında erişim veren, kimin ne üzerinde çalıştığını açıkça gösteren ve onay hiyerarşisini bütünleştiren bir aracın elinizin altında olmasıdır. Bazı platformlar bunlardan birini veya ikisini yapabilse de hiçbiri hepsini tek pakette gerçekleştiremez. Folderit, küçük işletmelere ve şirketlere yardımcı olan son derece güçlü Belge İş Birliği Araçlarına sahip Dijital Yönetim Çözümüdür.

Kendini yalıtma ortamında işletmeler, önceden ofis dışında düşünülemeyen birçok operasyonun uzaktan da aynı verimlilikle yürütülebildiğini öğreniyor. Ekipler uzaktan birlikte çalışırken iyi proje yönetimi güçlü iş birliği araçları gerektirir. Bu, ekiplerinizin belge üzerinde birlikte çalışma esnekliği ve özgürlüğüne dayanır. İş akışınız ve belge yapınız son derece erişilebilir ve güçlü olduğunda daha çevik ve verimli bir operasyonunuz olur.

Onay iş akışı

Belge iş birliği araçları geleneksel olarak katılımcılar arasında anlayış oluşturmak için ofis içi kısa ifadelere dayanmıştır. Hepimiz eskimiş “yanıtlarım kırmızıyla” geri bildirim biçimini biliriz. Bu, belgenin tamamlanmasına kadar geçen süreyi uzatır, süreci olası yanlış iletişime ve hatalara açık bırakır. Folderit’in, her aşamada her belge için gereken onay aşamalarını, hiyerarşisini ve gruplarını sizin belirlediğiniz sezgisel arayüz ve yapısıyla bunların hepsinden kaçınılabilir. Böylece her katılımcının rolü açıkça tanımlanır; içerikleri tercih ettiğiniz inceleme düzeyinden geçmeden sonraki aşamaya ilerleyemez.

Diyelim ki 24 saat içinde bir teklif sunulmalı. CEO görevin tamamlanması için Ekip Liderini görevlendirir. Ekip Lideri bir yazarı teklif hazırlamaya, diğerini düzeltme okumasına atar. Nihai onay CEO’dadır.

Folderit ile Ekip Lideri, destekleyici tüm malzemelerin bulunduğu klasörü ekibine atar. Yazar malzemeleri inceler, gereken tüm bilgileri toplar ve belgeyi hazırlar. Son tarihe yalnızca 4 saat kala işi diğer yazara teslim eder. İkinci yazar zaman kazanmak için belgeyi okumaz ve onay hiyerarşisinde ilerlemesi için onay verir.

Ekip Liderine belgenin onayına hazır olduğu bildirilir. Onayını göndermeden önce erişim günlüğünü kontrol eder ve düzeltme okuyucusunun onay vermeden önce belgeyi açmadığını bile görür. Ekip Lideri düzeltici önlem alıp yorumlarını ekler; iki yazara da bildirim gider. Eksikliği hızla giderip güncel sürümü gönderirler. Sistem, hatanın soruna dönüşmesini önleyerek görevin tamamlanmasını sağlar.

İsterseniz otomatik saklama süresi ekleyen ek bir güvenlik mekanizması konabilir. Seçtiğiniz süre geçtikten sonra belgenin akıbetini belirleyebilirsiniz.

Bildirimler ve denetim izleri

Toy Story 2’nin, kimin verdiği belirlenemeyen hatalı bir komut yüzünden sunucudan tamamen silindiği; yalnızca bir sanatçının evden çalışmak için yedek almış olması şansıyla kurtulduğu meşhur bir olay vardır.

Böyle şanslar yıldırım gibidir; aynı yere iki kez düşmez. Pixar o zamanlar çok gençti ve bu, bugün dünyaca ünlü animasyon şirketini yok edebilirdi.

Şirketler hatalı komutlar ve insan hataları nedeniyle sürekli içerik kaybeder. Folderit’in bildirimleri ve denetim izleriyle belgelerindeki veya klasörlerindeki her değişiklik için otomatik bildirimler ayarlayıp yapılandırabilirler. Bir şey değiştiği anda tek tek veya ayarlarsanız günlük ya da haftalık bildirim alırsınız; karar sizindir. Onayınız olmadan bir şeye müdahale edilirse izler ve denetim günlükleriyle neyin nasıl olduğunun tam dökümünü görürsünüz.

OCR

Optik Karakter Tanıma teknolojisi, ekran görüntüleri gibi seçilemeyen, düzenlenemeyen veya kopyalanamayan metinleri bulmak için görseli işleyen algoritmalar bütünüdür. Bu yeteneğin Folderit aramasına eklenmesi, arşivin içinde daha çok veri aranmasını sağlar.

Arşivleme işiyle uğraşanlar, PDF’ler, ekran görüntüleri, hatta belge fotoğrafları gibi arama algoritmalarının sorgulayamadığı biçimlerde saklanan belgelerden bilgi bulmak için fazladan çaba gösterir. Satış ekibinize müşteri adayı olarak taranmış kartvizit fotoğrafları gönderdiğinizi veya daha kötüsü “müşteri adayları” adlı klasöre yönlendirip gerekenleri bulmak için her kaydı incelemelerini beklediğinizi düşünün.

Bu sınırlamayı aşmak için Folderit, bulut belge yönetimi yazılımıyla bütünleşen güçlü anlık arama işlevi sunar. En basit aramalarla bile yapılabilen dosya adı veya üst veri üzerinden geleneksel aramanın ötesine geçer. OCR teknolojisiyle belge içeriklerini okuyup doğru dosyayı bularak sizi bir adım ileri taşır.

Böylece ekibiniz taranmış kartvizitteki birine ulaşmak istediğinde yalnızca adını yazabilir; OCR bulup size getirir.

Dosyaları ilişkilendirin ve üst veri ekleyin

Veri işleme sektöründe arşivleme işin yalnızca bir bölümüdür. Diğer bölüm verileri bulmaktır. Her startup, yeni müşteriler için yeniden kullanıp paylaşmak üzere teklif, tasarım veya fatura gibi eski belgelere dönmenin; son anda kritik parçanın eksik olduğunu görüp yeniden çalışmak zorunda kalmanın zorluğunu bilir.

Yeni dosyalar ve dosya gruplarıyla, teklifler, sunumlar ve grafikler gibi birbiriyle ilişkili dosyaları takip etmek zor olabilir. Logo dosyaları veya videolar gibi diğer dosyaların ise adları dışında neredeyse hiç bağlamı yoktur; çok güçlü OCR ile bile bulunamazlar. Bu amaçla her kayda ek bağlam sağlamak için üst veriler ekleriz. Folderit kendi üst veri alanlarınızı kolayca eklemenizi sağlar. Bu, belgeler biriktikçe verileri takip etmeye yardımcı olur.

İmzalayanlar, notlar, tarih ve son tarihlerle dosya grupları oluşturup takip edebiliriz. Folderit’in bulut belge yönetimi yazılımı farklı klasörlerdeki dosyalar arasında ilişkiler kurabilir; böylece her seferinde her kaydı tek tek bulmak zorunda kalmazsınız. Birini bulun, diğerlerinin işaretleri otomatik gelir.

Dosya sürümleri

Birden fazla ekip birden fazla öğe üzerinde çalışırken her üyeye görev vermek harikadır; zorluk, tekrar bir araya getirmektir. Her üye dosyayı güncellerse çoğu iş birliği aracı yalnızca hangi kullanıcının hangi güncellemeyi yaptığını söyler. Bu karmaşıklık sürümlemeyle önlenebilir.

Birden fazla ekip aynı belge üzerinde çalışıyor ve aynı dosyanın birden fazla sürümü kronolojik oluşturulup kaydediliyorsa sorun katlanarak büyür. Folderit, kullanıcıların belgeler geliştikçe birden fazla sürüm oluşturmasına, mevcut üst verileri ve önceki tüm dosya sürümlerini korumasına izin vererek bu olası sorunu çözer. Korunan tüm önceki sürümler tek tıkla kolayca geri yüklenebilir. Ayrıca Folderit, kopya veya fazlalığı önlemek için çalışırken belgenin tam kontrolünü almanızı sağlayan teslim alma/teslim etme özelliğine sahiptir.

Hatırlatıcılar

Folderit, özet haftalık raporlardan özel anlık bildirimlere kadar bildirim göndermeye hazırdır. Bu özellikten yararlanarak hangi bildirimi ne zaman alacağınıza ilişkin hatırlatıcılar ayarlayabilirsiniz. Her birini farklı e-posta adresine bağlayarak kendinize veya ekibinize birden fazla hatırlatıcı kurabilirsiniz. Böylece ekiplerinizin belirli son tarihlerden haberdar olmasını istiyorsanız bunları hatırlatıcı olarak iletebilirsiniz.

Gelen kutusu

Hareket hâlindeyken belge saklamak zor olabilir. Her belge yüklemeniz gerektiğinde özel uygulama ve yazılım açmanız beklenemez. Bu amaçla Folderit, listelenen her hesap rolü için özel e-posta adresi oluşturur. Hareket hâlindeyken ayrılmış adresinize e-posta gönderebilir veya iletebilirsiniz; otomatik Folderit Gelen Kutusuna ulaşır. E-posta göndermek kadar basittir. Bu gelen kutusu, sonradan düzenleyeceğiniz dosyalar için geçici alan olabilir.

Roller veya alt hesaplar

Folderit küçük şirketler ve işletmeler için geliştirilmiştir. Ana hesap rolünü oluşturduktan sonra bu rolün altında sınırsız hiyerarşi kurabilirsiniz. Alt bölümler, dış ekipler, kulüpler veya kişisel bir şey oluşturursanız 5 ek rol de ekleyebilirsiniz. Bu ekiplere istediğiniz kadar üye ekleyebilirsiniz.

Mobil uyumlu DMS

Dünya her zamankinden hareketli. Kullanıcıların Folderit’in yeteneklerinden tam yararlanmak için belirli iş istasyonuna bağlı kalması beklenemez. Folderit bulunduğunuz yere gelir. İnternete hazır cihazla çalıştığınız sürece Folderit’ten tam yararlanmak için gereken her şeye sahipsiniz. Araca dünyanın her yerinden her cihaz ve bağlantıyla erişilebilir: PC, Mac, tablet, phablet veya akıllı telefon. İstediğiniz kadar üretken, bağlantılı, sorunsuz ve güncel olursunuz.

Yerel yedek de var

Folderit sizi yalnızca yerel yedeklere ve çevrimdışı dosyalara güvenmenin güvensizliğinden kurtarmakla gurur duysa da belgeleri gerektiğinde el altında tutmanın önemini göz ardı edemezsiniz. Bu nedenle verileriniz çevrimiçi güvende olmanın yanında, çevrimiçi kadar verimli erişebileceğiniz yerel çevrimdışı yedeklere de sahipsiniz. Yeniden çevrimiçi olduğunuzda güncellenmiş içerik, belge iş birliği aracının sunucusuyla eşitlenir. İlgili tüm bildirimler de sahiplere ve paydaşlara uygun biçimde gönderilir.

Güvenli ve emniyetli

Verilerinizin güvenliği Folderit’in en büyük önceliğidir. Folderit, verilerinizin yalnızca güvenli değil, erişilebilir de olması gerektiğini bilir. Karmaşık, erişmesi zor güvenlik katmanları altında kilitlemenin anlamı yoktur. İşlev ve erişilebilirlik arasındaki denge için Folderit, bulut belge yönetim sistemi üzerinden tüm verilerinizin banka düzeyinde şifrelemeler altında üçlü yedeklenmesini sağlar.

Folderit bulut belge yönetim sistemine gelen ve sistemden giden tüm veri aktarımları güvenli SSL katmanıyla yapılır. Güvenliği daha da artırmak için Folderit, ekip üyelerinizin parola politikasını özelleştirmenizi sağlar; parolaların ne sıklıkta değişeceğine ve her birinin ne kadar güçlü olması gerektiğine karar verebilirsiniz. Bu şirket çapında gelişen parola politikası, kullanmak isterseniz seçenek olarak mevcuttur; Folderit’teki her şey gibi bunlar özelliklerdir, hiçbir şey zorunlu değildir.

Sonuç

Belge iş birliği araçları iletişim, hiyerarşi, erişilebilirlik veya güvenlikten ödün vermeden ekiplerinizle ve verilerinizle uygun gördüğünüz biçimde etkileşme özgürlüğü vermelidir. Folderit’in Küçük ve Orta Büyüklükteki İşletmeler için Bulut Belge Yönetim Sistemi Yazılımı bu hassas dengeyi kurar; çünkü müşteriler ihtiyaç duydukları her şeyi almalıdır.

Folderit, tam yok oluştan tek bir felaket uzakta olan yerel yedeklerin güvenlik riskinden sizi koruduğu gibi, yetersiz dosya yönetimi nedeniyle çalışma alanınızın verimsizleşmesini de önler. Ayrıntılar için endişelenmeden ihtiyacınız olan her şeye anında erişmelisiniz. Dosyalarınızın yalnızca adlarıyla erişilebilen bulut depolamada bulunması yetmez; kimlikleri olan, bağlam içinde de erişilebilen canlı varlıklar gibi ele alınmaları gerekir.

Tüm verileriniz güvenli, kolay erişilir ve ataması sezgisel olmalı; yine de verileriniz için gerekli gördüğünüz kadar kontrol ve gözetim uygulamanıza izin vermelidir. Ödün vermeye kesinlikle gerek yoktur; Folderit’in parladığı nokta budur.

Kendinize iyilik yapın, bugün Folderit’e geçin. Ücretsiz denemenize buradan başlayın!