Інструменти спільної роботи з документами

Інструменти спільної роботи над документами

Найкращий безперешкодний спосіб співпраці — інструмент, який відразу надає всім учасникам миттєвий доступ, чітке розуміння відповідальності й інтегровану ієрархію погодження. Деякі платформи можуть виконувати одне-два завдання, але жодна не поєднує все в одному пакеті. Folderit — цифрове управлінське рішення з надзвичайно потужними інструментами спільної роботи для малого бізнесу й компаній.

В умовах самоізоляції бізнес відкриває, що багато операцій, раніше немислимих поза офісом, так само ефективно виконуються віддалено. Для дистанційних команд належне керування проєктами потребує надійних інструментів співпраці. Це залежить від гнучкості й свободи спільної роботи з документами. Доступні й надійні процеси та структура документації роблять діяльність гнучкішою й ефективнішою. 

Робочий процес погодження

Традиційно інструменти співпраці спиралися на внутрішньоофісні умовності для порозуміння учасників. Усім знайомий стомливий формат «моя відповідь червоним». Він подовжує завершення документа й створює ризик непорозумінь та помилок. Цього можна уникнути завдяки зрозумілому інтерфейсу й структурі Folderit: ви визначаєте етапи, ієрархію та групи погодження кожного документа. Кожен учасник має чітку роль, а вміст не переходить далі без потрібного вам рівня перевірки. 

Припустімо, пропозиція потрібна за 24 години. Генеральний директор доручає завершення керівнику команди. Той призначає одного автора підготувати пропозицію, іншого — вичитати. Остаточно погоджує директор. 

У Folderit керівник надає команді папку з допоміжними матеріалами. Автор вивчає їх, збирає потрібну інформацію й готує документ. За чотири години до строку передає роботу другому автору. Щоб заощадити час, другий не читає документ і погоджує його для наступного рівня.

Керівник отримує сповіщення про готовність до погодження. Перед рішенням перевіряє журнал доступу й бачить, що редактор навіть не відкривав документ. Керівник вживає коригувальних заходів, додає коментарі, й обидва автори отримують сповіщення. Вони швидко виправляють недогляд і надсилають нову версію. Завдання виконано, а система не дала помилці стати проблемою.

За бажанням можна додати ще один запобіжник — автоматичний строк зберігання. Ви визначаєте долю документа після вибраного часу.

Сповіщення й журнали аудиту

Відома історія про «Історію іграшок 2»: через помилкову команду невідомого виконавця фільм повністю видалили із сервера. Врятував випадок — художниця взяла резервну копію для роботи вдома. 

Таке щастя подібне до блискавки: двічі в одне місце не влучає. Pixar тоді була дуже молодою, і це могло знищити нині всесвітньо відому анімаційну компанію. 

Компанії постійно втрачають вміст через помилкові команди й людський фактор. Сповіщення й аудит Folderit дозволяють налаштувати автоматичні повідомлення про будь-які зміни документів чи папок. Щойно щось зміниться, ви отримаєте окреме повідомлення або, за налаштуванням, щоденний чи щотижневий звіт. Якщо щось змінять без вашого дозволу, повний опис подій буде в журналах аудиту. 

OCR

Оптичне розпізнавання символів — набір алгоритмів, що обробляє зображення для пошуку тексту, який не можна виділити, редагувати чи копіювати, наприклад на знімку екрана. Додавання OCR до пошуку Folderit розширює пошук усередині архіву.

Працівники архівів докладають надмірних зусиль для пошуку у форматах, недоступних звичайним алгоритмам: PDF, знімках екрана чи навіть фото документів. Уявіть надсилання команді продажу фото сканованих візиток як контактів або, ще гірше, папку «потенційні клієнти» з очікуванням ручного перегляду кожного запису. 

Для подолання цього Folderit має потужний живий пошук, інтегрований із хмарною DMS. Він виходить за межі традиційного пошуку назви чи метаданих, доступного навіть найпростішим засобам. OCR читає вміст документів і знаходить потрібний файл.

Якщо команді потрібно зв’язатися з людиною зі сканованої візитки, достатньо ввести ім’я — OCR знайде її й надасть вам.

Зв’язуйте файли й додавайте метадані

У роботі з даними архівування — лише частина завдання. Інша — отримання інформації. Кожен стартап знає складність повторного використання старих пропозицій, дизайнів чи рахунків для нових клієнтів, коли в останній момент бракує критичної частини й доводиться переробляти.

Із новими файлами й групами складно відстежувати зв’язки між пропозиціями, презентаціями й діаграмами. Інші файли майже не мають контексту, крім назви, наприклад логотипи чи відео, які не знаходить навіть потужний OCR. Тому до кожного запису додають метадані для контексту. Folderit легко дозволяє створювати власні поля, допомагаючи контролювати дані зі зростанням документів. 

Підписанти, нотатки, дати й строки дозволяють створювати та відстежувати групи файлів. Хмарна DMS Folderit пов’язує файли в різних папках: не потрібно щоразу шукати кожен запис, достатньо отримати один, і позначки інших з’являться автоматично. 

Версії файлів

Коли кілька команд працює над кількома матеріалами, розподілити завдання корисно, а складність — звести все разом. Якщо кожен оновлює файл, більшість інструментів лише показує, хто зробив яке оновлення. Контроль версій дозволяє уникнути цієї складності.  

Проблема багаторазово посилюється, коли кілька команд працює над одним документом і послідовно зберігає різні версії. Folderit дозволяє створювати версії в міру розвитку, зберігаючи наявні метадані й усі попередні файли. Будь-яку стару версію легко відновити одним натисканням. Крім того, функція взяття й повернення документа дозволяє повністю контролювати його під час роботи, уникаючи дублювання й надлишковості.

Нагадування

Folderit уже готова надсилати все — від стислих щотижневих звітів до спеціалізованих push-сповіщень. Ви визначаєте, які повідомлення й коли отримувати. Створюйте кілька нагадувань собі чи команді, пов’язуючи кожне з іншою електронною адресою. Так важливі строки й кінцеві дати надходять командам у вигляді нагадувань.

Вхідна скринька

Зберігати документи в дорозі складно. Не варто щоразу запускати окремий застосунок для завантаження. Folderit створює окрему електронну адресу для кожної ролі акаунта. У дорозі просто надішліть або перешліть лист на свою адресу — він автоматично потрапить у вхідну скриньку Folderit. Це так само просто, як надіслати лист. Скринька може бути тимчасовим місцем файлів для подальшого впорядкування. 

Ролі або субакаунти

Folderit створена для малих компаній і бізнесу. Після налаштування основної ролі можна створити під нею необмежену ієрархію. Також можна додати 5 додаткових ролей для підрозділів, зовнішніх команд, клубів чи особистих справ і скільки завгодно учасників.  

Мобільна DMS

Світ мобільніший, ніж будь-коли. Не можна очікувати постійного перебування біля окремого комп’ютера для всіх можливостей Folderit. Система приходить туди, де ви. Будь-який пристрій з інтернетом дає все потрібне: у будь-якій точці світу, на будь-якому пристрої й з’єднанні — PC, Mac, планшеті, фаблеті чи смартфоні. Ви настільки продуктивні, на зв’язку, без клопоту й поінформовані, наскільки бажаєте.

Також локальна резервна копія

Хоча Folderit звільняє від небезпеки покладатися лише на локальні копії й офлайнові файли, важливість документів під рукою незаперечна. Тому на додачу до захищених онлайн-даних є локальні копії, доступні так само ефективно. Після повернення онлайн оновлений вміст синхронізується із сервером інструмента співпраці, а власники й учасники отримають усі відповідні сповіщення. 

Безпека й захист

Безпека ваших даних — найважливіша турбота Folderit. Вони мають бути не лише захищеними, а й доступними. Немає сенсу замикати їх за складними важкодоступними шарами захисту. Для балансу функціональності й доступності Folderit забезпечує потрійні резервні копії всіх даних із шифруванням банківського рівня в хмарній DMS. 

Усі передачі до й із хмарної DMS Folderit відбуваються через захищений SSL. Для посилення захисту можна налаштувати політику паролів команди: частоту змін і складність. Ця змінювана політика для всієї компанії — можливість за вашим вибором. Як і все у Folderit, це функції, а не обов’язок.

Висновок

Інструменти співпраці мають давати свободу взаємодії з командами й даними без компромісів у комунікації, ієрархії, доступності чи безпеці. Хмарна DMS Folderit для малого й середнього бізнесу забезпечує цей тонкий баланс, адже клієнти мають отримувати все потрібне.

Так само як Folderit захищає від ризику локальних копій, які від повного знищення відділяє одна трагедія, вона захищає робочий простір від непродуктивності через неналежне керування файлами. Потрібен миттєвий доступ без турбот про дрібниці. Недостатньо просто мати всі файли в хмарі з пошуком лише за назвою: це живі сутності зі своєю ідентичністю, доступні й за контекстом. 

Усі дані мають бути захищеними, легко доступними, зі зрозумілим призначенням і потрібним вам рівнем контролю й нагляду. Компроміси зовсім не потрібні — саме тут Folderit вирізняється. 

Зробіть собі послугу: перейдіть на Folderit сьогодні. Почніть безкоштовне випробування тут!