Dokumentu sadarbības rīki

Dokumentu sadarbības rīki

Labākais un vienmērīgākais veids sadarboties ar dokumentu ir rīks, kas uzreiz nodrošina visiem sadarbības dalībniekiem piekļuvi, skaidru izpratni par katra darbu un integrētu apstiprināšanas hierarhiju. Dažas platformas var nodrošināt vienu vai divas no šīm lietām, taču neviena nespēj to visu apvienot vienā paketē. Folderit ir digitālās pārvaldības risinājums ar ļoti spēcīgiem dokumentu sadarbības rīkiem maziem uzņēmumiem un sabiedrībām.

Pašizolācijas apstākļos uzņēmumi atklāj, ka daudzas darbības, kas agrāk šķita neiedomājamas ārpus biroja, attālināti var notikt tikpat efektīvi. Komandām sadarbojoties no attāluma, labai projektu pārvaldībai nepieciešami spēcīgi sadarbības rīki. Tam vajadzīga elastība un brīvība dokumentu sadarbībā komandās. Ja darba plūsmas un dokumentācijas struktūra ir viegli pieejama un uzticama, darbība kļūst elastīgāka un efektīvāka. 

Apstiprināšanas darba plūsma

Dokumentu sadarbības rīki tradicionāli paļāvušies uz biroja saziņas paradumiem savstarpējas izpratnes veidošanai. Visi pazīstam apnikušo atsauksmju formātu “mana atbilde sarkanā krāsā”. Tas pagarina dokumenta pabeigšanu un pakļauj procesu pārpratumiem un kļūdām. To visu var novērst ar Folderit intuitīvo saskarni un struktūru, kur jūs nosakāt katram dokumentam katrā posmā nepieciešamos apstiprināšanas posmus, hierarhiju un grupas. Katram dalībniekam ir skaidri noteikta loma, un saturs nevar nonākt nākamajā posmā bez jūsu izvēlētās pārbaudes. 

Pieņemsim, ka piedāvājums jāiesniedz pēc 24 stundām. Izpilddirektors uzdod komandas vadītājam pabeigt uzdevumu. Vadītājs deleģē vienam autoram piedāvājuma izveidi un otram — korektūru. Galīgā apstiprināšana ir izpilddirektora ziņā. 

Ar Folderit komandas vadītājs piešķir komandai mapi ar visiem papildmateriāliem. Autors pārskata materiālus, iegūst vajadzīgo informāciju un sagatavo dokumentu. Viņš nodod darbu otram autoram tikai 4 stundas pirms termiņa. Lai ietaupītu laiku, otrais autors dokumentu nelasa un apstiprina tā virzību augstāk apstiprināšanas hierarhijā.

Komandas vadītājs saņem paziņojumu, ka dokuments gatavs viņa apstiprināšanai. Pirms apstiprināšanas viņš pārbauda piekļuves žurnālu un atklāj, ka korektors pirms apstiprināšanas dokumentu pat nav atvēris. Vadītājs veic koriģējošus pasākumus un pievieno komentārus, un paziņojums sasniedz abus autorus. Viņi ātri novērš nepilnību un nosūta atjauninātu versiju. Uzdevums tiek pabeigts, sistēmai neļaujot kļūdai pārvērsties problēmā.

Ja vēlaties, var pievienot papildu aizsardzību ar automātisku glabāšanas termiņu. Varat noteikt dokumenta likteni pēc izvēlētā laika beigām.

Paziņojumi un auditācijas pieraksti

Zināms atgadījums saistīts ar Toy Story 2: kāda neizsekojama lietotāja kļūdainas komandas dēļ tā pilnībā tika izdzēsta no servera, un to izglāba tikai laimīga sagadīšanās — mākslinieks bija paņēmis rezerves kopiju darbam mājās. 

Šāda veiksme ir kā zibens — vienā vietā divreiz neiesper. Pixar toreiz bija ļoti jauns, un tas būtu varējis iznīcināt tagad pasaulē atzīto animācijas uzņēmumu. 

Uzņēmumi pastāvīgi zaudē saturu kļūdainu komandu un cilvēku kļūdu dēļ. Ar Folderit paziņojumiem un auditācijas pierakstiem var iestatīt automātiskus paziņojumus par jebkurām dokumentu vai mapju izmaiņām. Tiklīdz kaut kas mainās, saņemsiet atsevišķu paziņojumu vai, ja konfigurēsiet, dienas vai nedēļas apkopojumu — jūs izvēlaties. Ja kaut kas mainīts bez jūsu apstiprinājuma, auditācijas pieraksti un žurnāli sniegs pilnu skaidrojumu par notikušo un tā gaitu. 

OCR

Optiskā rakstzīmju atpazīšana ir algoritmu kopums attēlu apstrādei un teksta atrašanai, ko, piemēram, ekrānuzņēmumos nevar atlasīt, rediģēt vai kopēt. Pievienojot šo spēju Folderit meklēšanai, arhīvā iespējams meklēt vairāk datu.

Arhivēšanas nozares darbinieki iegulda pārmērīgu darbu, meklējot informāciju dokumentos formātos, kurus meklēšanas algoritmi nevar pārmeklēt, piemēram, PDF, ekrānuzņēmumos vai pat dokumentu fotogrāfijās. Iedomājieties nosūtīt pārdošanas komandai skenētu vizītkaršu foto kā potenciālos kontaktus vai, vēl sliktāk, norādīt uz mapi “potenciālie klienti” un gaidīt, ka viņi pārskatīs katru ierakstu, lai atrastu vajadzīgos. 

Šī ierobežojuma pārvarēšanai Folderit ietver spēcīgu tūlītējas meklēšanas funkciju, kas integrējas ar mākoņa dokumentu pārvaldības programmatūru. Folderit sniedzas tālāk par tradicionālo meklēšanu pēc faila nosaukuma vai metadatiem, ko var paveikt pat vienkāršākie rīki. Folderit sper papildu soli, izmantojot OCR dokumentu satura lasīšanai un pareizā faila atrašanai.

Tādējādi, ja komandai jāsazinās ar kādu no skenētas vizītkartes, pietiek ierakstīt vārdu, un OCR to atradīs un parādīs.

Sasaistiet failus un pievienojiet metadatus

Datu apstrādes nozarē arhivēšana ir tikai daļa darba. Otra daļa ir datu izgūšana. Katrs jaunuzņēmums zina, cik sāpīgi atgriezties pie vecākiem dokumentiem, piemēram, piedāvājumiem, dizainiem vai rēķiniem, lai tos atkārtoti izmantotu un kopīgotu ar jauniem klientiem, pēdējā brīdī atklājot svarīgas daļas trūkumu un nepieciešamību to pārstrādāt.

Jauniem failiem un failu grupām var būt grūti izsekot savstarpējās saites starp piedāvājumiem, prezentācijām un diagrammām. Savukārt citiem failiem, piemēram, logotipiem vai video, kontekstu sniedz gandrīz tikai nosaukums, un tos nevar atrast pat ar ļoti jaudīgu OCR. Tāpēc katram ierakstam pievienojam metadatus papildu kontekstam. Folderit ļauj viegli pievienot savus metadatu laukus. Tas palīdz izsekot datiem, dokumentiem uzkrājoties. 

Izmantojot parakstītājus, piezīmes, datumus un termiņus, varam veidot un izsekot failu grupas. Folderit mākoņa dokumentu pārvaldības programmatūra var veidot saiknes starp failiem dažādās mapēs, lai katru reizi nebūtu jāmeklē katrs ieraksts: izgūstiet vienu, un norādes uz pārējiem sekos automātiski. 

Failu versijas

Ja vairākas komandas strādā ar vairākiem vienumiem, uzdevuma piešķiršana katram dalībniekam ir lieliska, bet izaicinājums ir visu atkal apvienot. Ja katrs atjaunina failu, vairums sadarbības rīku tikai parādīs, kurš lietotājs veicis kuru atjauninājumu. No šī sarežģījuma var izvairīties ar versiju pārvaldību.  

Problēma daudzkārt palielinās, ja vairākas komandas strādā ar to pašu dokumentu un hronoloģiski izveido un saglabā vairākas tā paša faila versijas. Folderit atrisina šo iespējamo problēmu, ļaujot dokumenta attīstības gaitā veidot vairākas versijas un saglabāt esošos metadatus un visas agrākās faila versijas. Visas saglabātās agrākās versijas var viegli atjaunot ar vienu klikšķi. Turklāt Folderit piedāvā dokumenta rezervēšanas un atbrīvošanas funkciju pilnīgai kontrolei darba laikā, novēršot dublēšanos vai lieku darbu.

Atgādinājumi

Folderit jau ir sagatavots paziņojumu sūtīšanai — no saspiestiem nedēļas pārskatiem līdz specializētiem pašpiegādes paziņojumiem. Izmantojot šo funkciju, varat noteikt atgādinājumus, kādu paziņojumu un kad saņemt. Varat iestatīt vairākus atgādinājumus sev vai komandai, katru saistot ar citu e-pasta adresi. Tādējādi par konkrētiem termiņiem komandas varat informēt ar atgādinājumiem.

Iesūtne

Dokumentu glabāšana ceļā var būt sarežģīta. Nevar gaidīt, ka katrai augšupielādei palaidīsiet īpašu lietotni vai programmu. Tāpēc Folderit ģenerē īpašu e-pasta adresi katrai norādītajai konta lomai. Atrodoties ceļā, vienkārši nosūtiet vai pārsūtiet e-pastu uz piešķirto adresi, un tas automātiski nonāks Folderit iesūtnē. Tas ir tik vienkārši kā e-pasta nosūtīšana. Iesūtne var kalpot par pagaidu vietu failiem, kurus vēlāk sakārtosiet. 

Lomas vai apakškonti

Folderit ir veidots maziem uzņēmumiem. Kad iestatīta galvenā konta loma, zem tās var veidot neierobežotu hierarhiju. Varat pievienot arī 5 papildu lomas, ja veidojat apakšnodaļas, ārējās komandas, klubus vai ko personīgu. Šīm komandām var pievienot tik dalībnieku, cik vēlaties.  

Mobilajām ierīcēm draudzīga DMS

Pasaule ir mobilāka nekā jebkad. Nevar gaidīt, ka lietotāji paliks pieslēgti noteiktai darbstacijai, lai pilnībā izmantotu Folderit iespējas. Folderit nāk tur, kur esat jūs. Ja izmantojat ierīci ar internetu, jums ir viss pilnvērtīgai Folderit izmantošanai. Rīks ir pieejams jebkur pasaulē jebkurā ierīcē un savienojumā — PC, Mac, planšetdatorā, lielizmēra tālrunī vai viedtālrunī. Jūs esat tik produktīvs, savienots, bez liekām rūpēm un informēts, cik vēlaties.

Arī lokālas rezerves kopijas

Lai gan Folderit lepojas ar atbrīvošanu no nedrošības, ko rada paļaušanās tikai uz lokālām rezerves kopijām un bezsaistes failiem, nevar ignorēt to, cik svarīgi dokumentus turēt pa rokai, kad tie nepieciešami. Tāpēc papildus droši glabātiem datiem tiešsaistē ir arī lokālas bezsaistes rezerves kopijas, kurām varat piekļūt tikpat efektīvi. Kad atkal esat tiešsaistē, atjauninātais saturs tiks sinhronizēts ar dokumentu sadarbības rīka serveri, un visi attiecīgie paziņojumi tiks nosūtīti īpašniekiem un iesaistītajām pusēm. 

Droši un aizsargāti

Datu drošība un aizsardzība Folderit ir vissvarīgākā. Folderit saprot, ka datiem jābūt ne tikai drošiem, bet arī pieejamiem. Nav jēgas tos paslēpt aiz sarežģītiem, grūti pieejamiem drošības slāņiem. Lai līdzsvarotu funkcionalitāti un pieejamību, Folderit mākoņa dokumentu pārvaldības sistēma nodrošina visu datu trīskāršu dublēšanu ar banku līmeņa šifrēšanu. 

Visa datu pārsūtīšana uz Folderit mākoņa dokumentu pārvaldības sistēmu un no tās notiek caur drošu SSL slāni. Drošības stiprināšanai Folderit ļauj pielāgot paroļu politiku komandas dalībniekiem, nosakot maiņas biežumu un stiprumu. Šī visā uzņēmumā maināmā paroļu politika ir izvēles iespēja, ja vēlaties to izmantot; kā viss Folderit, tās ir funkcijas, nekas nav obligāts.

Secinājums

Dokumentu sadarbības rīkiem jādod brīvība mijiedarboties ar komandām un datiem pēc saviem ieskatiem, neupurējot saziņu, hierarhiju, pieejamību vai drošību. Folderit mākoņa dokumentu pārvaldības sistēmas programmatūra maziem un vidējiem uzņēmumiem nodrošina šo smalko līdzsvaru, jo klientiem jāsaņem viss nepieciešamais.

Tāpat kā Folderit aizsargā pret lokālo rezerves kopiju drošības risku, kad viena nelaime var visu iznīcināt, tas pasargā darba vidi no neproduktivitātes sliktas failu pārvaldības dēļ. Jums jābūt tūlītējai piekļuvei visam nepieciešamajam bez raizēm par sīkumiem. Nepietiek, ka faili atrodas mākoņkrātuvē un ir pieejami tikai pēc nosaukuma; pret tiem jāizturas kā pret dzīviem elementiem ar identitāti un arī kontekstuālu pieejamību. 

Visiem datiem jābūt drošiem, viegli pieejamiem un intuitīvi piešķiramiem, vienlaikus ļaujot īstenot tik daudz kontroles un uzraudzības, cik uzskatāt par nepieciešamu. Nav nekādas vajadzības pēc kompromisiem, un tieši tur Folderit izceļas. 

Izdariet sev pakalpojumu un pārejiet uz Folderit jau šodien. Sāciet bezmaksas izmēģinājumu šeit!