Strumenti di collaborazione documentale

Il modo migliore e più fluido di collaborare a un documento è avere uno strumento che dia subito a tutti i collaboratori accesso immediato, una chiara comprensione di chi sta lavorando a cosa e una gerarchia di approvazione integrata. Alcune piattaforme possono svolgere una o due di queste funzioni, ma nessuna riesce a riunirle tutte in un unico pacchetto. Folderit è una soluzione di gestione digitale con strumenti di collaborazione documentale estremamente solidi, pensati per aiutare piccole imprese e aziende.

In un contesto di isolamento, le aziende stanno scoprendo che numerose attività un tempo impensabili fuori dall’ufficio possono svolgersi a distanza con la stessa efficienza. Quando i team collaborano da lontano, una buona gestione dei progetti richiede strumenti di collaborazione solidi. Ciò dipende dalla flessibilità e dalla libertà di collaborare ai documenti all’interno dei team. Quando il flusso di lavoro e la struttura documentale sono accessibili e affidabili, l’operatività diventa più agile ed efficiente.

Flusso di approvazione

Gli strumenti di collaborazione documentale si sono tradizionalmente affidati a convenzioni informali d’ufficio per favorire l’intesa tra chi collabora ai documenti. Tutti conosciamo l’ormai stanco formato di riscontro «la mia risposta è in rosso». Questo allunga molto i tempi di completamento e apre la strada a incomprensioni ed errori. Tutto ciò si può evitare con l’interfaccia e la struttura intuitive di Folderit, dove decidi fasi, gerarchia e gruppi di approvazione richiesti per ciascun documento a ogni passaggio. In questo modo ogni collaboratore ha un ruolo chiaramente definito e i suoi contenuti non possono passare alla fase successiva senza aver superato il livello di verifica che preferisci.

Supponiamo che una proposta debba essere pronta entro 24 ore. L’amministratore delegato incarica il responsabile del team di completare il compito. Il responsabile assegna a un autore la stesura della proposta e a un altro la revisione. L’approvazione finale spetta all’amministratore delegato.

Con Folderit, il responsabile assegna al team una cartella con tutto il materiale di supporto. L’autore esamina il materiale, raccoglie le informazioni necessarie e prepara un documento. Consegna il lavoro al secondo autore soltanto quattro ore prima della scadenza. Per risparmiare tempo, il secondo autore non legge il documento e lo approva per farlo avanzare nella gerarchia di approvazione.

Il responsabile riceve una notifica che il documento è pronto per la sua approvazione. Prima di approvarlo, controlla il registro degli accessi e scopre che il revisore non ha nemmeno aperto il documento prima di dare l’approvazione. Il responsabile adotta misure correttive, aggiunge commenti e una notifica raggiunge entrambi gli autori. I due risolvono rapidamente la svista e inviano una versione aggiornata. Il compito viene completato e il sistema impedisce che un errore diventi un problema.

Se vuoi, puoi introdurre un’ulteriore salvaguardia con un periodo di conservazione automatico. Puoi specificare il destino di un documento una volta trascorso un intervallo di tempo scelto da te.

Notifiche e tracce di audit

È famoso l’episodio di Toy Story 2: il film fu cancellato interamente dal server a causa di un comando errato impartito da qualcuno che non si riuscì a identificare, e fu salvato solo da un colpo di fortuna, perché un’artista aveva portato a casa una copia di backup per lavorarci.

Questi colpi di fortuna sono come i fulmini: non cadono due volte nello stesso punto. Pixar era molto giovane all’epoca e l’episodio avrebbe potuto distruggere quella che oggi è una società di animazione acclamata in tutto il mondo.

Le aziende perdono continuamente contenuti a causa di comandi sbagliati ed errori umani. Con le notifiche e le tracce di audit di Folderit, possono impostare notifiche automatiche per qualsiasi modifica a documenti o cartelle. Appena cambia qualcosa, ricevi una notifica individuale oppure, se lo configuri, un riepilogo giornaliero o settimanale: decidi tu. Se qualcuno manomette qualcosa senza la tua approvazione, tracce e registri di audit ti forniscono una ricostruzione completa di cosa è successo e come.

OCR

La tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri è un insieme di algoritmi che elaborano un’immagine per rilevare testo che potrebbe non essere selezionabile, modificabile o copiabile, come negli screenshot. Aggiungere questa capacità alla ricerca di Folderit consente di cercare più dati all’interno di un archivio.

Chi lavora nell’archiviazione compie sforzi supplementari per trovare informazioni in documenti conservati in formati che non si possono interrogare con gli algoritmi di ricerca, come PDF, screenshot o persino fotografie di documenti. Immagina di inviare ai team commerciali fotografie di biglietti da visita scansionati come contatti potenziali oppure, peggio, di indirizzarli a una cartella chiamata «contatti potenziali» e aspettarti che esaminino ogni voce per trovare quelle necessarie.

Per superare questo limite, Folderit offre una potente ricerca in tempo reale integrata nel software di gestione documentale cloud. Folderit va oltre la ricerca tradizionale per nome del file e/o metadati, possibile anche con gli strumenti più rudimentali. Fa un passo in più implementando la tecnologia OCR per leggere il contenuto dei documenti e trovare il file giusto.

Così, se il team deve contattare qualcuno da un biglietto da visita scansionato, basta scriverne il nome: l’OCR lo individua e te lo presenta.

Associa i file e aggiungi metadati

Nel settore dell’elaborazione dei dati, archiviare è solo una parte del lavoro. L’altra consiste nel recuperare i dati. Ogni startup conosce la difficoltà di tornare a vecchi documenti, come proposte, progetti o fatture, per riutilizzarli e condividerli con nuovi clienti, per poi scoprire all’ultimo momento che manca un elemento fondamentale e doverlo rifare.

Con nuovi file e gruppi di file può essere difficile tenere traccia di quelli collegati tra loro, come proposte, presentazioni e grafici; altri file, come loghi o video, hanno invece poco o nessun contesto oltre al nome e non si trovano nemmeno con un OCR molto potente. Per questo aggiungiamo metadati a ogni elemento, dandogli ulteriore contesto. Folderit permette di aggiungere facilmente campi di metadati personalizzati. Questo aiuta a tenere traccia dei dati mentre i documenti si accumulano.

Usando firmatari, note, date e scadenze possiamo creare e monitorare gruppi di file. Il software di gestione documentale cloud di Folderit può creare relazioni tra file in cartelle diverse, così non devi cercare ogni voce ogni volta: basta recuperarne una e i riferimenti alle altre seguono automaticamente.

Versioni dei file

Quando più team lavorano su più elementi, assegnare un compito a ogni membro è ottimo; la sfida è rimettere insieme il tutto. Se ciascuno aggiorna il file, la maggior parte degli strumenti di collaborazione indica soltanto quale utente ha effettuato quale aggiornamento. Questo problema si può evitare con la gestione delle versioni.

Il problema si moltiplica se più team lavorano allo stesso documento e vengono prodotte e salvate in ordine cronologico diverse versioni dello stesso file. Folderit risolve questo potenziale problema consentendo di creare più versioni dei documenti durante la loro evoluzione e preservando metadati esistenti e tutte le versioni precedenti. Ogni versione conservata si recupera facilmente con un clic. Inoltre, Folderit offre una funzione di check-in/check-out che permette di assumere il controllo completo del documento mentre ci lavori, evitando duplicazioni o ridondanze.

Promemoria

Folderit è già predisposto per inviare notifiche, dai riepiloghi settimanali compatti alle notifiche push specializzate. Sfruttando questa funzione puoi impostare promemoria per stabilire quale tipo di notifica ricevere e quando. Puoi creare più promemoria per te o per il team, collegandoli ciascuno a un indirizzo email diverso. Così, se vuoi che i team conoscano determinate scadenze, puoi comunicarle sotto forma di promemoria.

Posta in arrivo

Archiviare documenti in movimento può essere impegnativo. Non si può pretendere di avviare un’applicazione e un software dedicati ogni volta che devi caricare un documento. Per questo Folderit genera un indirizzo email dedicato per ogni ruolo di account elencato. Quando sei in giro, basta inviare o inoltrare un’email all’indirizzo assegnato e arriverà automaticamente nella Posta in arrivo di Folderit. È semplice come inviare un’email. Questa casella può servire come spazio temporaneo per i file da organizzare in seguito.

Ruoli o sottoaccount

Folderit è pensato per piccole aziende e imprese. Dopo aver configurato un ruolo di account principale, puoi creare una gerarchia illimitata sotto quel ruolo. Puoi aggiungere anche cinque ruoli ulteriori, per suddivisioni, team esterni, associazioni o attività personali. Puoi aggiungere a questi team tutti i membri che desideri.

DMS adatto ai dispositivi mobili

Il mondo è più mobile che mai. Non si può pretendere che gli utenti restino collegati a una postazione dedicata per sfruttare pienamente Folderit. Folderit ti raggiunge dove sei. Finché usi un dispositivo con accesso a Internet, hai tutto ciò che serve per utilizzarlo appieno. Lo strumento è accessibile da qualsiasi parte del mondo, su qualsiasi dispositivo e connessione: PC, Mac, tablet, phablet o smartphone. Puoi essere produttivo, connesso, senza pensieri e aggiornato quanto desideri.

Anche backup locale

Sebbene Folderit sia orgoglioso di liberarti dall’insicurezza di affidarti esclusivamente a backup locali e file offline, non si può trascurare l’importanza di avere i documenti a portata di mano quando servono. Perciò, oltre ai dati conservati al sicuro online, hai anche backup locali offline a cui accedere con la stessa efficienza dell’accesso online. Se e quando torni online, i contenuti aggiornati si sincronizzeranno con il server dello strumento di collaborazione documentale e tutte le notifiche pertinenti saranno inviate ai proprietari e alle parti interessate.

Sicuro e protetto

La sicurezza e la protezione dei dati sono la massima priorità di Folderit. Folderit comprende che i dati non devono essere soltanto sicuri e protetti, ma anche accessibili. Non ha senso rinchiuderli dietro strati di sicurezza complessi e difficili da superare. Per bilanciare funzionalità e accessibilità, Folderit garantisce che tutti i dati abbiano tre copie di backup con crittografia di livello bancario attraverso il suo sistema di gestione documentale cloud.

Tutti i trasferimenti di dati da e verso il sistema di gestione documentale cloud di Folderit avvengono tramite il livello sicuro SSL. Per rafforzare ulteriormente la sicurezza, Folderit permette di personalizzare le politiche delle password per i membri del team: puoi decidere ogni quanto cambiare le password e quanto debbano essere robuste. Questa politica delle password in evoluzione a livello aziendale è disponibile come opzione, se vuoi utilizzarla; come tutto in Folderit, sono funzionalità e nulla è obbligatorio.

Conclusione

Gli strumenti di collaborazione documentale dovrebbero dare la libertà di interagire con team e dati come ritieni opportuno, senza compromessi su comunicazione, gerarchia, accessibilità o sicurezza. Il software di gestione documentale cloud di Folderit per piccole e medie imprese raggiunge questo delicato equilibrio, perché i clienti devono avere tutto ciò di cui hanno bisogno.

Così come ti protegge dai rischi di sicurezza dei backup locali, che una sola tragedia può distruggere completamente, Folderit protegge il tuo ambiente di lavoro dall’improduttività dovuta a una cattiva gestione dei file. Dovresti avere accesso immediato a tutto ciò che serve senza preoccuparti dei dettagli. Non basta che tutti i file siano su un archivio cloud e accessibili solo per nome: devono essere trattati come entità vive, con un’identità, e risultare accessibili anche in base al contesto.

Tutti i dati devono essere sicuri, facili da raggiungere e intuitivi da assegnare, lasciandoti esercitare tutto il controllo e la vigilanza che ritieni necessari. Non c’è assolutamente bisogno di compromessi ed è qui che Folderit eccelle.

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