Alati za saradnju na dokumentima

Najbolji i najjednostavniji način saradnje na dokumentu jeste alat koji svim saradnicima odmah daje pristup, jasan pregled ko radi na čemu i integrisanu hijerarhiju odobravanja. Neke platforme možda mogu postići jednu ili dvije stvari, ali nijedna sve to u jednom paketu. Folderit je rješenje za digitalno upravljanje sa snažnim alatima za saradnju na dokumentima za mala preduzeća i kompanije.

U okolnostima samoizolacije kompanije otkrivaju da se brojne aktivnosti koje su nekada bile nezamislive izvan kancelarije mogu jednako efikasno obavljati na daljinu. Kada timovi sarađuju udaljeno, dobro upravljanje projektima zahtijeva snažne alate za saradnju. To podrazumijeva fleksibilnost i slobodu saradnje na dokumentima. Kada su tok rada i struktura dokumentacije veoma dostupni i pouzdani, poslovanje postaje agilnije i efikasnije.

Tok odobravanja

Alati za saradnju tradicionalno su se oslanjali na kancelarijske skraćenice radi razumijevanja među saradnicima. Svi prepoznajemo stari umorni format povratnih informacija „moj odgovor crvenom bojom”. To produžava završetak dokumenta i izlaže proces nesporazumima i greškama. Sve se može izbjeći Folderitovim intuitivnim interfejsom i strukturom u kojoj vi određujete faze, hijerarhiju i grupe odobravanja potrebne za svaki dokument u svakoj fazi. Tako svaki saradnik ima jasno definisanu ulogu, a njegov sadržaj ne može prijeći dalje bez odabranog nivoa provjere.

Recimo da ponuda mora biti gotova za 24 sata. Izvršni direktor zaduži voditelja tima za završetak. Voditelj jednom autoru delegira izradu ponude, a drugom provjeru teksta. Konačno odobravanje pripada izvršnom direktoru.

Uz Folderit voditelj dodjeljuje timu mapu sa svim pratećim materijalima. Autor pregleda materijal, prikupi potrebne informacije i pripremi dokument. Predaje ga drugom autoru samo 4 sata prije roka. Kako bi uštedio vrijeme, drugi autor ne čita dokument i odobrava prelazak na viši nivo hijerarhije.

Voditelj dobija obavijest da je dokument spreman za njegovo odobravanje. Prije potvrde provjerava dnevnik pristupa i otkriva da osoba zadužena za provjeru nije ni otvorila dokument. Poduzima korektivne mjere, dodaje komentare i obavijest stiže obojici autora. Oni brzo ispravljaju propust i šalju ažuriranu verziju. Zadatak je završen, a sistem je spriječio da greška postane problem.

Ako želite, možete dodati i sigurnosni mehanizam automatizovanog perioda čuvanja. Određujete sudbinu dokumenta nakon vremena koje sami izaberete.

Obavijesti i tragovi revizije

Poznat je incident s filmom Toy Story 2, koji je u cijelosti izbrisan sa servera zbog nečije pogrešne komande, a odgovornu osobu nije bilo moguće pratiti. Film je spašen srećom, jer je jedan umjetnik ponio rezervnu kopiju za rad od kuće.

Takva sreća je poput munje jer ne pogađa isto mjesto dvaput. Pixar je tada bio veoma mlad i to je moglo uništiti danas svjetski poznatu animacijsku kompaniju.

Kompanije stalno gube sadržaj zbog pogrešnih komandi i ljudske greške. Uz Folderitove obavijesti i tragove revizije mogu postaviti automatske obavijesti za sve promjene dokumenata ili mapa. Čim se nešto promijeni, dobijate pojedinačnu obavijest ili, ako tako podesite, dnevnu ili sedmičnu — vi odlučujete. Ako se nešto mijenja bez odobrenja, dnevnici i tragovi revizije daju potpuni pregled šta se dogodilo i kako.

OCR

Optičko prepoznavanje znakova je skup algoritama koji obrađuju sliku radi teksta koji se možda ne može odabrati, uređivati ili kopirati, poput snimaka ekrana. Dodavanjem ove mogućnosti Folderit pretrazi omogućava se pretraživanje više podataka unutar arhiva.

Ljudi koji rade s arhivima ulažu dodatni trud da pronađu informacije u formatima koje algoritmi pretrage ne mogu ispitivati, poput PDF-ova, snimaka ekrana ili fotografija dokumenata. Zamislite slanje fotografija skeniranih vizitkarti prodajnom timu kao potencijalnih kontakata, ili još gore, upućivanje na mapu „kontakti” uz očekivanje da prođu svaki unos da pronađu potreban.

Za prevazilaženje ograničenja Folderit ima snažnu funkciju pretrage uživo integrisanu s cloud softverom za upravljanje dokumentima. Nadmašuje tradicionalnu pretragu po nazivu i metapodacima koju omogućavaju i najosnovniji alati. Ide korak dalje korištenjem OCR tehnologije za čitanje sadržaja i pronalaženje prave datoteke.

Tako, ako vaš tim treba kontaktirati nekoga sa skenirane vizitkarte, dovoljno je upisati ime i OCR će ga pronaći i prikazati.

Povežite datoteke i dodajte metapodatke

U obradi podataka arhiviranje je samo dio posla. Drugi dio je pronalaženje. Svaki startup zna koliko je teško ponovo otvoriti stare ponude, dizajne ili fakture radi prilagođavanja i dijeljenja novim klijentima, samo da u posljednjem trenutku otkrije da ključni dio nedostaje i mora se ponovo izraditi.

S novim datotekama i grupama teško je pratiti povezanost, poput ponuda, prezentacija i grafikona; druge datoteke imaju malo konteksta osim naziva, poput logotipa ili videa koje ni snažan OCR ne može pronaći. Zato svakom unosu dodajemo metapodatke radi konteksta. Folderit lako omogućava vlastita polja metapodataka i pomaže pratiti podatke kako se dokumenti gomilaju.

Pomoću potpisnika, napomena, datuma i rokova možemo stvarati i pratiti grupe datoteka. Folderitov cloud softver povezuje datoteke u različitim mapama, pa ne morate svaki put tražiti svaki unos: pronađite jedan i oznake drugih automatski slijede.

Verzije datoteka

Kada više timova radi na više stavki, dodjela zadatka svakom članu je korisna, ali izazov je sastaviti rezultate. Ako svaki član ažurira datoteku, većina alata samo kaže ko je šta promijenio. Ova komplikacija može se izbjeći verzioniranjem.

Problem se višestruko povećava ako više timova radi na istom dokumentu i hronološki stvara i čuva više verzija iste datoteke. Folderit to rješava omogućavanjem više verzija kako se dokument razvija, uz očuvanje postojećih metapodataka i svih ranijih verzija. Sve prethodne verzije lako se vraćaju jednim klikom. Osim toga, funkcija preuzimanja i vraćanja na uređivanje daje potpunu kontrolu dok radite na dokumentu, radi izbjegavanja dupliranja ili suvišnosti.

Podsjetnici

Folderit je već spreman slati obavijesti, od sažetih sedmičnih izvještaja do posebnih push obavijesti. Tu funkciju možete koristiti za podsjetnike o tome koju obavijest primiti i kada. Možete postaviti više podsjetnika za sebe ili tim, svaki povezan s drugom email adresom. Tako timovima šaljete važne rokove u obliku podsjetnika.

Prijemni sandučić

Pohrana dokumenata u pokretu može biti izazovna. Ne može se očekivati da svaki put pri otpremanju pokrećete namjensku aplikaciju ili softver. Zato Folderit generiše namjensku email adresu za svaku navedenu ulogu računa. U pokretu jednostavno pošaljete ili proslijedite email na dodijeljenu adresu i automatski stiže u Folderit prijemni sandučić. Jednostavno kao slanje emaila. Sandučić može služiti kao privremeni prostor za datoteke koje ćete kasnije organizovati.

Uloge ili podračuni

Folderit je razvijen za male kompanije i preduzeća. Nakon postavljanja glavne uloge računa možete ispod nje kreirati neograničenu hijerarhiju. Možete dodati i 5 dodatnih uloga ako stvarate pododjele, vanjske timove, klubove ili nešto lično. Timovima možete dodati koliko god članova želite.

DMS prilagođen mobilnim uređajima

Svijet je mobilniji nego ikad. Ne može se očekivati da korisnici ostanu vezani za radnu stanicu radi punog korištenja Folderita. Folderit dolazi tamo gdje ste vi. Dok koristite uređaj s internetom, imate sve za punu upotrebu Folderita. Alat je dostupan bilo gdje u svijetu, na svakom uređaju i vezi: PC, Mac, tablet, phablet ili pametni telefon. Produktivni ste, povezani, bez poteškoća i informisani koliko želite.

I lokalne rezervne kopije

Iako se Folderit ponosi oslobađanjem od nesigurnosti oslanjanja isključivo na lokalne kopije i offline datoteke, ne može se zanemariti važnost dostupnosti dokumenata kada zatrebaju. Zato uz sigurne online podatke imate i lokalne offline rezervne kopije kojima pristupate jednako efikasno. Kada ponovo budete online, ažurirani sadržaj će se sinhronizovati sa serverom alata za saradnju i sve relevantne obavijesti bit će poslane vlasnicima i učesnicima.

Sigurno i zaštićeno

Sigurnost podataka je najvažnija briga Folderita. Razumijemo da podaci trebaju biti ne samo sigurni nego i dostupni. Nema smisla zaključati ih iza složenih, teško dostupnih slojeva zaštite. Radi ravnoteže funkcionalnosti i dostupnosti, Folderit osigurava trostruke rezervne kopije svih podataka sa šifriranjem bankarskog nivoa kroz cloud sistem za upravljanje dokumentima.

Sav prijenos prema Folderitovom cloud sistemu i iz njega odvija se sigurnim SSL slojem. Za dodatnu sigurnost možete prilagoditi pravila lozinki tima i odlučiti koliko često se mijenjaju i koliko trebaju biti jake. Ova pravila za cijelu kompaniju dostupna su kao opcija: kao i sve u Folderitu, to su funkcije i ništa nije obavezno.

Zaključak

Alati za saradnju trebaju dati slobodu interakcije s timovima i podacima prema vašim potrebama, bez kompromisa u komunikaciji, hijerarhiji, dostupnosti ili sigurnosti. Folderitov cloud sistem za upravljanje dokumentima za mala i srednja preduzeća ostvaruje tu ravnotežu jer korisnici trebaju dobiti sve potrebno.

Kao što Folderit štiti od sigurnosnih rizika lokalnih kopija koje jedna nesreća može potpuno uništiti, štiti i radni prostor od neproduktivnosti zbog lošeg upravljanja datotekama. Trebate odmah pristupiti svemu potrebnom bez brige o sitnicama. Nije dovoljno samo imati datoteke u oblaku dostupne po nazivu: treba ih tretirati kao žive cjeline s identitetom i pristupati im prema kontekstu.

Svi podaci trebaju biti sigurni, lako dostupni i intuitivni za dodjeljivanje, uz onoliko kontrole i nadzora koliko smatrate potrebnim. Nema potrebe za kompromisom i upravo tu Folderit blista.

Učinite sebi uslugu i pređite na Folderit danas. Započnite besplatno probno korištenje ovdje!