Алати за сарадњу на документима

Најбољи и најједноставнији начин сарадње на документу јесте алат који свим сарадницима одмах даје приступ, јасан преглед ко ради на чему и интегрисану хијерархију одобравања. Неке платформе можда могу постићи једну или двије ствари, али ниједна све то у једном пакету. Folderit је рјешење за дигитално управљање са снажним алатима за сарадњу на документима за мала предузећа и компаније.

У околностима самоизолације компаније откривају да се бројне активности које су некада биле незамисливе изван канцеларије могу једнако ефикасно обављати на даљину. Када тимови сарађују удаљено, добро управљање пројектима захтијева снажне алате за сарадњу. То подразумијева флексибилност и слободу сарадње на документима. Када су ток рада и структура документације веома доступни и поуздани, пословање постаје агилније и ефикасније.

Ток одобравања

Алати за сарадњу традиционално су се ослањали на канцеларијске скраћенице ради разумијевања међу сарадницима. Сви препознајемо стари уморни формат повратних информација „мој одговор црвеном бојом”. То продужава завршетак документа и излаже процес неспоразумима и грешкама. Све се може избјећи Folderit-овим интуитивним интерфејсом и структуром у којој ви одређујете фазе, хијерархију и групе одобравања потребне за сваки документ у свакој фази. Тако сваки сарадник има јасно дефинисану улогу, а његов садржај не може пријећи даље без одабраног нивоа провјере.

Рецимо да понуда мора бити готова за 24 сата. Извршни директор задужи водитеља тима за завршетак. Водитељ једном аутору делегира израду понуде, а другом провјеру текста. Коначно одобравање припада извршном директору.

Уз Folderit водитељ додјељује тиму мапу са свим пратећим материјалима. Аутор прегледа материјал, прикупи потребне информације и припреми документ. Предаје га другом аутору само 4 сата прије рока. Како би уштедио вријеме, други аутор не чита документ и одобрава прелазак на виши ниво хијерархије.

Водитељ добија обавијест да је документ спреман за његово одобравање. Прије потврде провјерава дневник приступа и открива да особа задужена за провјеру није ни отворила документ. Подузима корективне мјере, додаје коментаре и обавијест стиже обојици аутора. Они брзо исправљају пропуст и шаљу ажурирану верзију. Задатак је завршен, а систем је спријечио да грешка постане проблем.

Ако желите, можете додати и сигурносни механизам аутоматизованог периода чувања. Одређујете судбину документа након времена које сами изаберете.

Обавијести и трагови ревизије

Познат је инцидент с филмом Toy Story 2, који је у цијелости избрисан са сервера због нечије погрешне команде, а одговорну особу није било могуће пратити. Филм је спашен срећом, јер је један умјетник понио резервну копију за рад од куће.

Таква срећа је попут муње јер не погађа исто мјесто двапут. Pixar је тада био веома млад и то је могло уништити данас свјетски познату анимацијску компанију.

Компаније стално губе садржај због погрешних команди и људске грешке. Уз Folderit-ове обавијести и трагове ревизије могу поставити аутоматске обавијести за све промјене докумената или мапа. Чим се нешто промијени, добијате појединачну обавијест или, ако тако подесите, дневну или седмичну — ви одлучујете. Ако се нешто мијења без одобрења, дневници и трагови ревизије дају потпуни преглед шта се догодило и како.

OCR

Оптичко препознавање знакова је скуп алгоритама који обрађују слику ради текста који се можда не може одабрати, уређивати или копирати, попут снимака екрана. Додавањем ове могућности Folderit претрази омогућава се претраживање више података унутар архива.

Људи који раде с архивима улажу додатни труд да пронађу информације у форматима које алгоритми претраге не могу испитивати, попут PDF-ова, снимака екрана или фотографија докумената. Замислите слање фотографија скенираних визиткарти продајном тиму као потенцијалних контаката, или још горе, упућивање на мапу „контакти” уз очекивање да прођу сваки унос да пронађу потребан.

За превазилажење ограничења Folderit има снажну функцију претраге уживо интегрисану с cloud софтвером за управљање документима. Надмашује традиционалну претрагу по називу и метаподацима коју омогућавају и најосновнији алати. Иде корак даље кориштењем OCR технологије за читање садржаја и проналажење праве датотеке.

Тако, ако ваш тим треба контактирати некога са скениране визиткарте, довољно је уписати име и OCR ће га пронаћи и приказати.

Повежите датотеке и додајте метаподатке

У обради података архивирање је само дио посла. Други дио је проналажење. Сваки стартуп зна колико је тешко поново отворити старе понуде, дизајне или фактуре ради прилагођавања и дијељења новим клијентима, само да у посљедњем тренутку открије да кључни дио недостаје и мора се поново израдити.

С новим датотекама и групама тешко је пратити повезаност, попут понуда, презентација и графикона; друге датотеке имају мало контекста осим назива, попут логотипа или видеа које ни снажан OCR не може пронаћи. Зато сваком уносу додајемо метаподатке ради контекста. Folderit лако омогућава властита поља метаподатака и помаже пратити податке како се документи гомилају.

Помоћу потписника, напомена, датума и рокова можемо стварати и пратити групе датотека. Folderit-ов cloud софтвер повезује датотеке у различитим мапама, па не морате сваки пут тражити сваки унос: пронађите један и ознаке других аутоматски слиједе.

Верзије датотека

Када више тимова ради на више ставки, додјела задатка сваком члану је корисна, али изазов је саставити резултате. Ако сваки члан ажурира датотеку, већина алата само каже ко је шта промијенио. Ова компликација може се избјећи верзионирањем.

Проблем се вишеструко повећава ако више тимова ради на истом документу и хронолошки ствара и чува више верзија исте датотеке. Folderit то рјешава омогућавањем више верзија како се документ развија, уз очување постојећих метаподатака и свих ранијих верзија. Све претходне верзије лако се враћају једним кликом. Осим тога, функција преузимања и враћања на уређивање даје потпуну контролу док радите на документу, ради избјегавања дуплирања или сувишности.

Подсјетници

Folderit је већ спреман слати обавијести, од сажетих седмичних извјештаја до посебних пусх обавијести. Ту функцију можете користити за подсјетнике о томе коју обавијест примити и када. Можете поставити више подсјетника за себе или тим, сваки повезан с другом имејл адресом. Тако тимовима шаљете важне рокове у облику подсјетника.

Пријемни сандучић

Похрана докумената у покрету може бити изазовна. Не може се очекивати да сваки пут при отпремању покрећете намјенску апликацију или софтвер. Зато Folderit генерише намјенску имејл адресу за сваку наведену улогу рачуна. У покрету једноставно пошаљете или прослиједите имејл на додијељену адресу и аутоматски стиже у Folderit пријемни сандучић. Једноставно као слање имејла. Сандучић може служити као привремени простор за датотеке које ћете касније организовати.

Улоге или подрачуни

Folderit је развијен за мале компаније и предузећа. Након постављања главне улоге рачуна можете испод ње креирати неограничену хијерархију. Можете додати и 5 додатних улога ако стварате пододјеле, вањске тимове, клубове или нешто лично. Тимовима можете додати колико год чланова желите.

DMS прилагођен мобилним уређајима

Свијет је мобилнији него икад. Не може се очекивати да корисници остану везани за радну станицу ради пуног кориштења Folderit-а. Folderit долази тамо гдје сте ви. Док користите уређај с интернетом, имате све за пуну употребу Folderit-а. Алат је доступан било гдје у свијету, на сваком уређају и вези: PC, Mac, таблет, пхаблет или паметни телефон. Продуктивни сте, повезани, без потешкоћа и информисани колико желите.

И локалне резервне копије

Иако се Folderit поноси ослобађањем од несигурности ослањања искључиво на локалне копије и офлајн датотеке, не може се занемарити важност доступности докумената када затребају. Зато уз сигурне онлајн податке имате и локалне офлајн резервне копије којима приступате једнако ефикасно. Када поново будете онлајн, ажурирани садржај ће се синхронизовати са сервером алата за сарадњу и све релевантне обавијести бит ће послане власницима и учесницима.

Сигурно и заштићено

Сигурност података је најважнија брига Folderit-а. Разумијемо да подаци требају бити не само сигурни него и доступни. Нема смисла закључати их иза сложених, тешко доступних слојева заштите. Ради равнотеже функционалности и доступности, Folderit осигурава троструке резервне копије свих података са шифрирањем банкарског нивоа кроз cloud систем за управљање документима.

Сав пријенос према Folderit-овом cloud систему и из њега одвија се сигурним SSL слојем. За додатну сигурност можете прилагодити правила лозинки тима и одлучити колико често се мијењају и колико требају бити јаке. Ова правила за цијелу компанију доступна су као опција: као и све у Folderit-у, то су функције и ништа није обавезно.

Закључак

Алати за сарадњу требају дати слободу интеракције с тимовима и подацима према вашим потребама, без компромиса у комуникацији, хијерархији, доступности или сигурности. Folderit-ов cloud систем за управљање документима за мала и средња предузећа остварује ту равнотежу јер корисници требају добити све потребно.

Као што Folderit штити од сигурносних ризика локалних копија које једна несрећа може потпуно уништити, штити и радни простор од непродуктивности због лошег управљања датотекама. Требате одмах приступити свему потребном без бриге о ситницама. Није довољно само имати датотеке у облаку доступне по називу: треба их третирати као живе цјелине с идентитетом и приступати им према контексту.

Сви подаци требају бити сигурни, лако доступни и интуитивни за додјељивање, уз онолико контроле и надзора колико сматрате потребним. Нема потребе за компромисом и управо ту Folderit блиста.

Учините себи услугу и пређите на Folderit данас. Започните бесплатно пробно кориштење овдје!