Una aprobación puede terminar y dejar el archivo todavía en «Borradores». La clasificación automática resuelve esa desconexión: utiliza un evento y unas condiciones para mover el documento a la carpeta que corresponde a su estado.
En Folderit puedes configurar ese recorrido con el diseñador de flujos. Un cambio de versión, metadatos, etiquetas u otra actividad compatible inicia la automatización; los filtros delimitan qué elementos procesa y la acción de movimiento define el destino.
Un modelo de carpetas que el equipo entienda
Para empezar, prueba con un área concreta: Contratos → Borradores, En revisión, Aprobados y Pendientes de corrección. Añade un archivo histórico si tu proceso lo necesita. Lo importante es que cada carpeta tenga un significado acordado.
El nombre «Aprobados» no acredita por sí solo una aprobación. Si la ubicación debe reflejar una decisión formal, conecta el movimiento con los resultados del flujo que comprueba esa decisión. No basta con que alguien añada una etiqueta o cambie un campo a «Aprobado».
Evento, condiciones y movimiento
El modelo básico es punto de inicio → condiciones → mover. En Admin tools → Workflows, elige el evento que corresponde a la actividad real y limita su ámbito. En el paso de movimiento, selecciona un destino previsto.
La guía del diseñador de flujos detalla los eventos y condiciones actuales. Entre los eventos documentados figuran la incorporación de una versión, cambios de metadatos, movimientos, cambios de etiquetas y respuestas a solicitudes. Elige el evento disponible que coincida con el proceso; no inventes un disparador a partir de una descripción genérica.
Cinco puntos de partida útiles
Una nueva versión
Si una versión nueva implica volver a revisar el documento, puedes preparar una automatización para iniciar ese recorrido. Acótala a la carpeta y tipo de elemento adecuados. Comprueba qué sucede cuando la versión se añade en otra ubicación que no debe procesarse.
Un cambio de metadatos
Un campo puede indicar que el documento está listo para revisión. Utiliza un valor consistente y comprueba que la persona autorizada lo establece. La condición compara datos del elemento; no demuestra que el contenido del archivo cumpla una política.
Una etiqueta
Las etiquetas son útiles si el equipo ya trabaja con ellas. Un evento de etiqueta añadida puede iniciar un movimiento. Documenta quién puede asignarla y cómo se evita que una etiqueta administrativa se confunda con una aprobación formal.
El resultado de una solicitud
Para mover un documento después de una revisión o aprobación, utiliza la acción de solicitud y los resultados configurados. El diseñador permite conectar rutas de éxito, fallo y tiempo de espera según el paso. Una condición falsa no significa necesariamente que alguien haya rechazado el documento: distingue el resultado de la comparación del resultado de una aprobación.
Un cambio de compartición
Los eventos de compartición pueden iniciar una revisión en un ámbito sensible. Esa reacción no impide por sí misma que el acceso ya concedido se haya utilizado. Configura primero los permisos y la política de compartición; utiliza la automatización como parte del seguimiento, no como sustituto del control de acceso.
Ejemplo: revisión con vuelta para correcciones
Este es un diseño hipotético que debes configurar y probar:
- Una versión nueva en «Borradores» inicia la revisión prevista.
- Una decisión favorable lleva el documento a «Aprobados».
- Un rechazo lo envía a «Pendientes de corrección».
- La persona responsable añade una versión corregida y vuelve a iniciar la revisión.
- Una falta de respuesta sigue la ruta de tiempo de espera que hayas definido.
Puedes separar el inicio de la revisión del movimiento posterior cuando eso facilite el mantenimiento, o utilizar las salidas del proceso diseñado. Comprueba el recorrido completo con los participantes reales de prueba. Ver una primera tarea correcta no demuestra que el documento acabará en el destino adecuado.
Limita la ubicación y los subniveles
Una condición de ubicación puede abarcar solo la carpeta elegida, todos sus subniveles o un número limitado. Decide si deben entrar los archivos guardados directamente en «Contratos» y también los de «Contratos → Proyecto A».
Prueba un elemento dentro del ámbito, otro en una subcarpeta y otro fuera. Si una prueba no inicia el flujo, revisa la ubicación antes de eliminar filtros. Una regla demasiado amplia puede actuar sobre archivos que nunca debieron participar.
Excepciones y mantenimiento
Define quién revisa los documentos cuyos datos no permiten decidir. Puedes preparar una ruta a una carpeta de excepciones cuando la lógica lo contemple, o dejar una tarea de revisión manual. No des por hecho que existe una carpeta de respaldo automática si no la has configurado.
Evita bucles en los que el movimiento vuelve a cumplir la condición de inicio. Revisa también los permisos del destino y qué ocurre cuando cambian las carpetas, campos o personas responsables.
Para empezar, elige un flujo de alto uso y pocas variantes. La guía del editor visual de flujos documentales amplía cómo combinar condiciones, acciones y resultados. La clasificación será útil cuando la ubicación final refleje una decisión verificable y las excepciones tengan un responsable.
