Llega una carta que pide información para la semana siguiente. Una persona acusa recibo, otra prepara la respuesta y el envío definitivo sale por correo electrónico. El registro de correspondencia debe permitir reconstruir esa secuencia sin buscar cada paso en una bandeja de entrada distinta.
En Folderit puedes utilizar un formulario de Entrada y otro de Respuesta. Una acción de formulario vinculado traslada los datos seleccionados a un nuevo registro, hereda una referencia cuando el original tiene número y conecta ambos elementos. El equipo sigue revisando y enviando la comunicación por el canal que corresponda; después documenta su salida.
La configuración siguiente es orientativa y utiliza nombres, fechas y referencias ficticios. Combina funciones documentadas, no un proceso probado de principio a fin en una cuenta real. Los eForms y los registros personalizados están incluidos en Tailor.
Separa la entrada de cada respuesta
Crea un registro para la comunicación recibida y uno por cada respuesta que debas conservar. Un acuse de recibo y la contestación sustantiva pueden tener archivos, fechas y pruebas de envío distintos y, al mismo tiempo, permanecer relacionados con la solicitud original.
Esta separación tiene utilidad administrativa. El manual de gestión del registro de la administración de Mauricio distingue los datos de entrada —recepción, remitente y asunto— de los de salida —envío, destinatario y método—. Es un ejemplo de organización del sector público, no una regla universal ni una garantía de cumplimiento de Folderit.
Prepara dos plantillas en Herramientas de administración → Plantillas de formulario. La guía de eForms describe cómo añadir sus campos y crear registros.
| Información | Entrada | Respuesta |
|---|---|---|
| Personas | Nombre y contacto del remitente: Texto. Responsable asignado: Usuario. | Nombre y contacto del destinatario: Texto. Responsable de la respuesta: Usuario. |
| Asunto y referencia externa | Asunto y referencia del remitente, cuando exista: Texto. | Asunto y referencia del destinatario, si resulta útil: Texto. |
| Fechas | Recepción, fecha de la carta y plazo de respuesta: Fecha. | Preparación y envío: Fecha. |
| Evidencias | Documento de entrada: Archivo. Notas de tramitación: Área de texto. | Documento de respuesta y prueba del envío: Archivo. Notas de envío: Área de texto. |
| Seguimiento | Estado: Abierto, Cerrado o No requiere respuesta. | Estado de envío: Borrador, Enviado, Cancelado o Incidencia de entrega. |
En la entrada, exige remitente, asunto, fecha de recepción, responsable, estado y documento de origen. Deja el plazo de respuesta opcional si algunas entradas no requieren contestación; la persona que registra debe comprobar que los asuntos Abiertos tengan un plazo útil. No inventes una fecha para completar una casilla.
En la respuesta, exige destinatario, asunto, fecha de preparación, responsable y estado de envío. La fecha de salida y sus pruebas se completan después del envío, por lo que no deben impedir la creación inicial del borrador. Son estados operativos mantenidos por personas, distintos de una decisión formal de aprobación.
Utiliza una referencia interna reconocible
En el menú de acciones de la plantilla Entrada, abre Configurar numeración. Activa el esquema, confirma la plantilla a la que se aplica y combina texto fijo, número y el componente de año que necesites. Revisa el siguiente número, la vista previa y la frecuencia de reinicio antes de guardar.
La guía de numeración de registros de formulario permite adaptar el esquema a tu organización. Una referencia como ENT-2026-001 es solo un ejemplo. El patrón del nombre del registro controla por separado el nombre que aparece en la carpeta.
Conserva la referencia del remitente en su propio campo. Tu número identifica el asunto en el registro interno; la referencia externa ayuda a la otra parte a reconocerlo. Ninguno debería sobrescribir al otro de forma implícita.
Crea una acción de respuesta con los datos que sí se reutilizan
- Crea primero ambas plantillas y sus campos.
- Abre el menú de acciones de Entrada y selecciona Añadir formulario vinculado.
- Elige Respuesta como destino y utiliza Crear respuesta como texto del botón.
- Vincula Asunto con Asunto, Nombre del remitente con Nombre del destinatario, Contacto del remitente con Contacto del destinatario y Referencia del remitente con Referencia del destinatario.
- Deja sin copiar las fechas de entrada, el estado de tramitación y los adjuntos que no deban reutilizarse.
- Revisa cada pareja de campos y guarda la configuración.
La guía de formularios vinculados explica esta acción. Al abrir la entrada y pulsar Crear respuesta, el redactor revisa los valores trasladados, completa lo que falta y envía el formulario.
Comprueba siempre el destinatario. El remitente puede haber solicitado que la respuesta se dirija a otra dirección o a una persona representante. Copiar datos evita volver a escribirlos, pero no constituye por sí mismo una autorización para revelar información.
No traslades la fecha de recepción al campo Fecha de envío ni copies Abierto en el estado de salida. La respuesta debe empezar como Borrador. Cambiar un estado no envía un mensaje.
Comprende cómo se numeran las respuestas
Si el registro de origen tiene Número de documento, deja vacío ese campo en la respuesta para utilizar la numeración heredada. Al enviar el formulario, Folderit añade un sufijo secuencial: de ENT-2026-001 se obtienen ENT-2026-001-1 y ENT-2026-001-2 cuando ambas respuestas se crean desde la misma entrada.
Mientras se completa el formulario, el número puede seguir vacío. Se asigna al enviarlo. La numeración heredada prevalece sobre el esquema automático de la plantilla de destino y también funciona cuando el número de origen se ha introducido manualmente.
La entrada y la respuesta aparecen relacionadas en ambos registros mediante Elementos relacionados, sin necesidad de añadir un campo Relación. La respuesta se crea inicialmente en la carpeta del origen. Si después la mueves, conserva su número y la relación.
Para un intercambio continuado puedes configurar el vínculo inverso Respuesta → Entrada. Un registro creado desde ENT-2026-001-1 puede recibir ENT-2026-001-1-1 y vincularse a ese origen inmediato. Decide antes si tu equipo necesita esa referencia ramificada o una nueva secuencia de entradas. La selección ofrece otras plantillas, no la misma plantilla de origen.
Distingue el plazo de respuesta de la prueba del envío
Ejemplo ficticio: Servicios Puerto Norte presenta una solicitud recibida el 21 de octubre de 2026 y acuerda recibir respuesta el día 28. El registro de entrada es ENT-2026-001. El equipo envía el acuse ENT-2026-001-1 el día 21 y la contestación ENT-2026-001-2 el día 27. Ambos se han creado desde la entrada original.
El responsable mantiene el asunto Abierto después del acuse y lo cierra cuando comprueba que la respuesta sustantiva atiende la solicitud.
Configura un recordatorio automático sobre el plazo de respuesta, por ejemplo tres días antes, con la condición Estado igual a Abierto. Selecciona un usuario o grupo adecuado. Si Responsable asignado figura entre los campos de destinatario admitidos, puedes seleccionarlo allí. Utiliza los marcadores exactos que muestra el editor del mensaje.
Las condiciones se comprueban al iniciar el recordatorio y cuando llega su fecha. Prueba el cierre previo, un cambio de plazo y la reasignación del responsable. El recordatorio no calcula el plazo correcto, no decide si un acuse es suficiente ni cierra el asunto por el hecho de crear una respuesta.
Sigue el procedimiento de revisión y envío de la organización. Después registra el estado, la fecha y la evidencia de salida. Una entrega fallida debe permanecer como Incidencia de entrega hasta que se resuelva. Enviado documenta la salida; no prueba que el destinatario haya recibido o aceptado su contenido.
Permite que otra persona reconstruya el asunto
En las columnas de la carpeta, muestra Número de documento, Asunto, responsable, fechas relevantes y estado. Si ambas plantillas deben compartir una columna Asunto, vincula sus campos nuevos al mismo metadato compatible al crearlos. Dar la misma etiqueta a campos independientes no unifica sus valores; la guía de eForms explica cómo compartir el metadato.
Con los filtros de búsqueda, selecciona primero el formulario Entrada y después Estado igual a Abierto y Plazo de respuesta anterior a hoy. Comprueba que aparezca un asunto vencido conocido. El filtro general Fecha no sustituye al campo del plazo.
Antes de archivar correspondencia sensible, revisa los permisos. Un responsable indicado o una relación entre elementos no concede acceso. La persona que cubre una ausencia debe poder abrir tanto la entrada como sus respuestas, mientras que quienes no están autorizados no deberían hacerlo.
Prueba una entrada ficticia y dos respuestas. Comprueba destinatarios copiados, numeración, relaciones y carpeta inicial; mueve una respuesta y confirma que sigue conectada. Añade una entrada vencida, otra que no requiera contestación y un envío fallido. El resultado debe permitir encontrar qué llegó, quién responde, qué se envió y qué sigue pendiente.
