Una demostración de un gestor documental es más útil cuando muestra tus problemas habituales: un escaneo difícil de encontrar, una versión corregida, permisos diferentes y una aprobación pendiente. Una biblioteca perfecta de ejemplo no basta para decidir.
Estas 27 preguntas te ayudan a evaluar el trabajo diario y el control de la información. Lleva archivos de prueba sin datos sensibles y pide que las acciones se realicen durante la sesión, también desde una cuenta con permisos normales.
Uso diario: siete preguntas
- ¿Cómo se sube un documento?
- ¿Se pueden arrastrar archivos y qué límites existen?
- ¿Qué sucede inmediatamente después de la carga?
- ¿Cómo se añaden metadatos durante la incorporación?
- ¿Puede una persona sin formación técnica completar las tareas habituales?
- ¿Cuántos pasos requieren buscar, actualizar y compartir un archivo?
- ¿Podemos verlo desde una cuenta normal, además de la de administrador?
Observa si el usuario entiende dónde está y qué debe hacer después. Si la carga exige demasiadas decisiones, prueba la plantilla de metadatos o el recorrido que se utilizará realmente. La facilidad de uso afecta a la adopción tanto como la lista de funciones.
Búsqueda y OCR: cinco preguntas
- ¿Busca dentro del contenido, además de en el nombre del archivo?
- ¿Cómo procesa escaneos e imágenes mediante OCR?
- ¿Se puede buscar por metadatos, fechas, vencimientos y etiquetas?
- ¿Podemos encontrar un documento sin conocer su nombre exacto?
- ¿Cómo se evalúan los resultados con un archivo documental más grande?
Prueba un escaneo representativo de tu actividad, no solo un PDF con texto seleccionable. En Folderit, la búsqueda incluye contenido y filtros, y el OCR facilita encontrar texto en archivos compatibles. La calidad del escaneo y su procesamiento influyen en el resultado. Consulta la guía de búsqueda.
Metadatos y estructura: cinco preguntas
- ¿Podemos crear campos de metadatos propios?
- ¿Pueden distintas carpetas utilizar distintas plantillas?
- ¿Qué campos se pueden hacer obligatorios y en qué momento se exige completarlos?
- ¿Cómo filtra y ordena una persona por esos valores?
- ¿Qué pasa con los metadatos cuando se incorpora una nueva versión?
Usa un ejemplo concreto: localizar contratos de un proveedor cuyo vencimiento esté próximo. No basta con comprobar que existe un campo «Fecha»; verifica cómo se completa y cómo se utiliza después. La guía de metadatos documentales ayuda a preparar el caso.
Versiones y trazabilidad: seis preguntas
- ¿Cómo se incorpora una nueva versión del mismo documento?
- ¿Cómo se distingue la versión actual?
- ¿Cómo se consultan y recuperan versiones anteriores?
- ¿Qué información del documento se conserva junto a su historial?
- ¿Podemos abrir la auditoría de este archivo de prueba?
- ¿Qué actividad de acceso, cambio, aprobación o descarga registra y cómo se consulta?
Pide que se suba una segunda versión y que se muestre su historial. Después revisa el registro de auditoría del elemento. En Folderit puedes consultar acciones con fecha, hora y usuario o contexto correspondiente. Una vista de historial y un registro de actividad responden a preguntas distintas; conviene ver ambos.
Permisos y compartición: cuatro preguntas
- ¿Cómo se conceden permisos por archivo, carpeta, usuario o grupo?
- ¿Hay acceso de previsualización sin descarga y qué formatos admite?
- ¿Cómo se ofrece acceso limitado a una persona externa?
- ¿Cómo se limita su duración o se retira después?
Comprueba cada permiso con la cuenta que lo recibe. Que el administrador vea una configuración no demuestra la experiencia del invitado. Prueba también que un usuario no pueda acceder a un documento fuera de su ámbito.
Convierte la sesión en evidencia para decidir
Durante la demostración, carga un archivo, añade metadatos, búscalo, incorpora una versión, ejecuta un flujo sencillo y revisa lo ocurrido. Pide que se expliquen también recordatorios, conservación y registros de formulario si forman parte de tus requisitos.
Anota para cada requisito si quedó demostrado, si necesita configuración, si exige una integración o si sigue pendiente. Confirma el plan y las funciones incluidas: una demostración con todas las prestaciones no implica que estén en cualquier modalidad comercial.
Para ampliar la evaluación, utiliza los 15 requisitos de un gestor documental en línea. Si quieres contrastarlos con tu proceso en Folderit, puedes solicitar una demostración y llevar tus escenarios preparados.
