Un editor visual de flujos sirve para definir qué debe ocurrir con un documento: qué inicia el proceso, qué condiciones se comprueban, quién recibe una tarea y dónde termina el archivo. Es útil cuando la revisión y la clasificación dependen demasiado de correos y recordatorios informales.
El diseñador de Folderit trabaja dentro del gestor documental. Puedes configurar automatizaciones basadas en eventos y también puntos de inicio manuales. Los permisos y la información del documento siguen siendo parte del contexto; el flujo no los sustituye.
Un esquema para diseñar sin complicarlo
Utiliza cuatro preguntas: inicio → condiciones → acciones → resultados. Antes de abrir el editor, escribe las respuestas para un proceso concreto.
- Inicio: ¿qué actividad indica que hay trabajo pendiente?
- Condiciones: ¿qué tipo de documento y qué ubicación deben participar?
- Acciones: ¿hay que mover, esperar o solicitar una decisión?
- Resultados: ¿qué sucede si la acción termina correctamente, falla o agota su espera?
Si no puedes explicar esas cuatro partes con claridad, conviene resolver primero el proceso con el equipo. Dibujar más pasos no soluciona una responsabilidad indefinida.
Puntos de inicio y condiciones
Abre Admin tools → Workflows y crea una automatización. Un punto de inicio puede utilizar eventos como creación de un elemento, incorporación de una versión o cambios de metadatos, etiquetas y compartición. Un nombre de punto de inicio también permite ofrecer una orden manual en el menú de flujos del elemento, según la configuración.
Los filtros limitan cuándo debe comenzar. Por ejemplo, selecciona un archivo en una carpeta de contratos y decide si entran sus subcarpetas. Para registros de formulario, elige el tipo de formulario correspondiente; una condición de archivo no equivale a una condición de registro.
Si una ruta depende de un importe, exige un dato numérico válido y comprueba la moneda por separado. Si depende de un estado, define las opciones y evita que un campo vacío termine accidentalmente en una ruta de respaldo.
Qué acciones puedes combinar
La documentación actual incluye condiciones, esperas, movimientos, ejecución de otra automatización guardada, recordatorios, espera de un evento y solicitudes de acción. Cada paso tiene sus propios ajustes. La guía del diseñador es la referencia para los controles concretos.
Una solicitud de acción permite preparar tareas para los destinatarios y configurar qué respuestas completan el paso. Revisa los requisitos de finalización y el umbral de fallo, no solo la lista de personas.
En un paso de condición, una salida de fallo puede significar simplemente que la comparación es falsa. No la interpretes automáticamente como un rechazo del aprobador. Cuando el proceso requiere esperar a que una condición se cumpla, utiliza la opción de espera documentada y comprueba cómo continúa.
Ejemplo: contrato con revisión y correcciones
Este ejemplo es un diseño propuesto, no un proceso que se haya probado en tu cuenta. Una versión nueva de un contrato dentro del ámbito elegido inicia la revisión. El paso de solicitud envía las tareas a los responsables configurados. Su resultado conduce a una ubicación aprobada o a una ruta de corrección.
Define quién modifica el contrato cuando se piden cambios y qué actividad vuelve a iniciar la revisión. Si separas el proceso en varias automatizaciones, evita que respondan de forma incompatible al mismo evento. Una carpeta de destino no debe volver a activar un movimiento sin fin.
La clasificación automática entre carpetas amplía cómo limitar el ámbito y comprobar los destinos. Los métodos de flujo documental explican aprobación, revisión, acuse de lectura y firma.
Ejemplo: revisión de una compartición sensible
Una organización puede usar un evento de compartición añadida en una carpeta confidencial para iniciar un seguimiento. La persona responsable revisa si el destinatario y el permiso son adecuados.
Esto es una reacción a una actividad, no una garantía de que nadie haya utilizado ya el acceso. La protección principal sigue siendo conceder permisos correctos y limitar quién puede compartir. Si necesitas impedir una compartición antes de una decisión, diseña un proceso que realmente establezca esa condición y compruébalo.
Pruebas que merecen la pena
- Un elemento que cumple las condiciones y otro que debe quedar fuera.
- Un documento en cada nivel de subcarpetas incluido.
- Cada combinación de campos que elige una rama.
- Importes inferiores, iguales y superiores a cada límite.
- Aprobación, rechazo y tiempo de espera en cada etapa.
- Destinatarios, notas de tarea y ubicación final.
Comprueba también la vista de tareas del destinatario. Que haya llegado un correo o que la primera tarea aparezca no acredita que todo el proceso haya terminado correctamente.
Mantén las automatizaciones comprensibles
Empieza por un recorrido corto y utiliza nombres que expliquen su finalidad. Separa las responsabilidades cuando una sola automatización resulte difícil de revisar. Revisa las rutas al cambiar personas, carpetas o campos.
El diseñador ofrece opciones para incorporar elementos existentes al activar una automatización y para actualizar ejecuciones pendientes compatibles. No significan que todos los registros antiguos se vuelvan a ejecutar ni que todas las tareas pendientes salten a la última versión. Consulta sus condiciones antes de utilizarlas.
Comprueba el alcance del plan contratado antes de diseñar el despliegue. Un buen primer proyecto es un proceso frecuente, con responsables claros y excepciones conocidas. Amplíalo cuando puedas demostrar que cada ruta produce el resultado previsto.
