Una plantilla que funciona con un nombre corto puede romperse al generar un documento con una dirección larga, una tabla de treinta filas o un teléfono opcional vacío. Preparar la plantilla con datos reales importa tanto como diseñar el formulario.
En Folderit, el archivo de plantilla se prepara en ODT. A partir de un registro de formulario completado, puede generar PDF, DOCX o ambos, según los formatos habilitados. Esta diferencia evita una confusión habitual: DOCX puede ser un resultado, pero el archivo que se carga como plantilla es ODT.
Qué contiene la plantilla ODT
Prepara el archivo en LibreOffice Writer u otro editor que guarde en ODT. Incluye el diseño que quieres repetir: encabezado, logotipo, texto fijo, tablas, pie de página y espacios de firma. Los valores que cambian entre documentos se introducen mediante marcadores vinculados a los campos del formulario.
El formato de archivo no decide por sí solo el aspecto del resultado. Una composición sencilla suele resistir mejor los datos variables que una página llena de cuadros flotantes, objetos superpuestos o espacios introducidos manualmente. Puedes conservar la identidad visual sin hacer frágil el documento.
La guía de generación de documentos explica cómo conectar la plantilla a un formulario y habilitar los formatos de salida. La referencia de OpenDocument de OASIS describe el formato.
Copia los marcadores exactos de Folderit
Al configurar la plantilla de generación aparece la tabla Available form fields, con los campos disponibles y sus marcadores. Copia cada uno exactamente como figure para ese formulario. No deduzcas el identificador a partir de la etiqueta visible ni lo traduzcas al español dentro del código.
Por ejemplo, si Folderit muestra {{ client_name }}, utiliza ese texto completo. {{ Client Name }}, {{ cliente }} y {{ client-name }} no son sustitutos intercambiables. El ejemplo ilustra la regla: la tabla de tu formulario determina el marcador correcto.
Una plantilla de otro formulario puede contener nombres parecidos que no corresponden a tus campos. Comprueba también los marcadores utilizados en el nombre del archivo generado.
Mantén cada marcador como una unidad
No dividas un marcador entre líneas, celdas, cuadros de texto ni fragmentos con formato diferente. Si quieres que el valor insertado aparezca en negrita, aplica la negrita al marcador completo.
Los documentos antiguos suelen acumular formato al copiar y pegar. Cuando un marcador no se sustituye, revisa su escritura, que el registro contenga un valor y que no haya quedado partido en el archivo. Es preferible volver a pegarlo completo desde Folderit que intentar corregir caracteres por separado.
Escribe frases que funcionen con los valores reales
Una cláusula ilustrativa podría decir:
El presente acuerdo se celebra con {{ client_name }}, con número de registro {{ reg_number }}, y domicilio en {{ address }}, {{ city }}, {{ country }}.
Esos identificadores son solo ejemplos. Copia los de tu formulario. Al probar, comprueba la concordancia, la puntuación y los espacios, además de que aparezcan los valores.
Para una empresa hipotética con un nombre largo y dos líneas de dirección, la frase debe seguir siendo legible. Si se recorta texto o la firma salta a una página vacía, ajusta el diseño antes de utilizar la plantilla en trabajo real.
Decide qué hacer con los datos opcionales
Una línea como «Contacto: nombre, teléfono, correo» puede quedar poco clara si falta el teléfono. Para datos opcionales, utiliza líneas separadas o una estructura que siga teniendo sentido cuando el valor esté vacío. Si un dato es imprescindible para emitir el documento, conviértelo en obligatorio en el formulario o compruébalo antes de generar.
No presupongas que una plantilla ocultará párrafos vacíos, resolverá la gramática o elegirá cláusulas jurídicas por sí sola. Prepara variantes cuando sean necesarias y valida por separado cualquier sintaxis condicional que quieras utilizar. La sustitución de campos documentada no equivale a un motor de decisiones legales.
Tablas y saltos de página
Las tablas ayudan a ordenar conceptos de factura, datos de un cliente o una lista de activos. Mantén las columnas previsibles, permite que los valores largos ocupen varias líneas y evita combinar celdas sin necesidad.
Prueba una tabla corta y la extensión máxima razonable. Una tabla que cabe en una página con tres conceptos puede comportarse de otra forma con treinta. Comprueba encabezados, importes, márgenes y saltos tanto en PDF como en DOCX si ofreces los dos formatos.
Para facturas, consulta también la guía de generación de facturas desde datos estructurados. No introduzcas una sintaxis de repetición inventada: valida la forma de representar las filas que corresponda a tus datos y a tu plantilla.
Nombres de archivo que ayuden a encontrar el documento
Combina el tipo de documento con identificadores útiles. Un patrón ilustrativo, usando marcadores que existan en el formulario, es Acuerdo - {{ client_name }} - {{ client_code }}. Es más fácil distinguirlo que «Documento final».
El nombre debe servir a quien trabaja, busca o revisa el expediente después. No incluyas datos personales innecesarios solo para hacer único el archivo. Comprueba que el resultado utiliza los valores esperados y conserva una extensión correcta.
Una prueba de plantilla antes de publicarla
- Genera un documento con todos los datos habituales completos.
- Repite con nombres, direcciones y comentarios largos.
- Deja vacíos los campos opcionales y revisa el texto resultante.
- Prueba tablas cortas y largas cuando las utilices.
- Genera PDF y DOCX si ambos están habilitados.
- Revisa logotipo, márgenes, páginas, tablas y área de firma.
- Comprueba el nombre de archivo y el destino de conservación.
- Prueba el envío o el flujo posterior si forman parte del proceso.
Una prueba correcta de generación no demuestra que la aprobación o el envío posterior funcionen. Verifica el recorrido completo con datos de prueba y destinatarios avisados.
De la plantilla al documento gestionado
El formulario guarda los datos; la plantilla ODT define la presentación; el generador de Folderit crea el documento. Si guardas el resultado en Folderit, puedes gestionarlo con sus permisos, búsqueda, versiones y flujos correspondientes.
PDF suele encajar en la distribución final; DOCX es útil cuando hace falta un borrador editable. Generar cualquiera de los dos formatos no acredita que el contenido ya haya sido aprobado. Para esa parte, consulta el proceso de generación y revisión y configura las acciones que realmente necesita tu organización.
