Si una persona necesita una copia de un archivo, puedes enviársela directamente desde Folderit. Abre la ficha del documento, elige la opción de envío por correo, completa el destinatario, el asunto y el mensaje y envíalo como adjunto. La persona recibe el archivo y no necesita una cuenta de Folderit para abrir esa copia.
Es una forma útil de entregar documentos terminados sin descargarlos primero, buscarlos en el ordenador y adjuntarlos después en otra aplicación. La decisión previa sigue siendo importante: ¿quieres entregar una copia o necesitas que la otra persona acceda al documento y complete una acción?
Cómo enviar un archivo desde su ficha
- Localiza el archivo y confirma que estás viendo la versión que quieres entregar.
- Abre sus detalles y selecciona Send as email, la opción de envío por correo.
- Escribe la dirección en To, un asunto reconocible y un mensaje que explique qué estás enviando.
- Comprueba destinatario y documento antes de pulsar SEND.
La guía de envío de adjuntos explica los campos de la ventana. Si no aparece la opción, revisa tus permisos de acceso al archivo y consulta al administrador si el problema continúa.
Cuándo resulta práctico
Una empresa puede generar una carta, un certificado, un presupuesto o un acuerdo con el generador de documentos, revisar el resultado, completar las aprobaciones o firmas necesarias y entregar el archivo terminado al destinatario. Cada paso debe estar preparado según el proceso; disponer de envío por correo no implica que un documento se envíe automáticamente al terminar una aprobación.
También sirve para remitir una especificación a un proveedor, una factura a un cliente o un informe a un consultor que no necesita entrar en las carpetas de la organización. Si alguien solicitó un documento que después se ha completado o firmado, puedes devolverle la versión final desde la misma ficha donde se gestiona.
El documento de origen permanece en Folderit. La copia que llega al correo es independiente: el destinatario puede guardarla o reenviarla, y los cambios posteriores en Folderit no actualizan ese adjunto.
Adjunto, enlace público o invitación a un flujo
| Método | Para qué sirve | Qué conviene comprobar |
|---|---|---|
| Adjunto por correo | Entregar una copia concreta y autónoma. | No se puede retirar ni actualizar desde Folderit una vez entregada. |
| Enlace público | Dar acceso mediante un enlace sin crear una cuenta para cada destinatario. | Configura su vigencia y ten en cuenta que quien reciba el enlace puede reutilizarlo mientras esté activo. |
| Invitación a un flujo | Solicitar aprobación, revisión, acuse de lectura o firma. | Configura la acción y los participantes para registrar las respuestas. |
La compartición mediante enlace público puede encajar cuando el acceso debe caducar o desactivarse más adelante. Desactivar un enlace no elimina las copias que alguien ya haya descargado.
Usa un flujo documental cuando importe saber quién aprobó, revisó, confirmó la lectura o firmó. Un correo ordinario con un adjunto no sustituye la evidencia de esas acciones. Tampoco debes asumir que enviar el archivo demuestra que la persona lo leyó.
Qué revisar antes de enviarlo
- Documento y versión: confirma que no estás entregando un borrador ni un archivo con un nombre parecido.
- Estado del proceso: verifica que las revisiones y firmas que exige la organización ya terminaron.
- Destinatario: comprueba la dirección completa, especialmente si aparece por autocompletado.
- Confidencialidad: utiliza un adjunto solo cuando esté permitido por la política de la organización.
- Acción esperada: si necesitas una respuesta formal, prepara el flujo adecuado antes de distribuir copias.
Por ejemplo, si envías un certificado ya emitido a una persona que solo necesita conservarlo, un adjunto puede ser suficiente. Si un contrato todavía necesita aprobación, envíalo por el proceso de aprobación y entrega la copia final después. Si el acceso debe terminar al cerrar un proyecto, considera una compartición con vigencia definida.
Cuando el documento cambia después del envío
Si detectas una corrección, actualiza la versión gestionada y decide cómo notificar a quien recibió el archivo anterior. El adjunto de su buzón no cambia por sí solo. Conviene indicar en el nuevo mensaje qué documento sustituye y utilizar una identificación clara del archivo.
Esta separación entre gestión y entrega evita un error frecuente: tratar una copia enviada por correo como si siguiera bajo el mismo control que el documento del sistema. Folderit simplifica el envío; la elección del canal, la revisión de la versión y el seguimiento de una corrección siguen formando parte de tu proceso.
