En un incidente, las primeras actuaciones no pueden depender de encontrar la última versión de una plantilla de Word. Una persona atiende la situación, otra informa al supervisor y alguien debe dejar constancia de lo ocurrido. Un formulario breve, disponible en la ubicación de trabajo acordada, facilita registrar los hechos esenciales mientras todavía están claros.
Folderit permite crear ese informe como un registro estructurado mediante eForms. No hace falta preparar un archivo para empezar: los datos se introducen en campos y, si la plantilla lo permite, se añaden documentos o fotografías. El registro queda en una carpeta con sus permisos y puede utilizarse como punto de partida del seguimiento.
La configuración de este artículo es orientativa. Ajusta las categorías, las responsabilidades y los requisitos de notificación a tu organización. El formulario documenta el proceso; no sustituye la atención inmediata ni las comunicaciones que correspondan. Los eForms y registros personalizados están disponibles en Tailor.
Separa el informe inicial de la investigación
Una persona que comunica un hecho no siempre conoce su causa ni la medida correctora adecuada. Si el formulario exige ambas conclusiones desde el principio, puede retrasar el informe o provocar respuestas poco fiables.
La primera fase debe recoger qué ocurrió, cuándo, dónde y quién puede aportar información. El supervisor completa después la revisión y las actuaciones. Esta separación permite mantener un formulario inicial sencillo sin perder el contexto del trabajo posterior.
En el modelo de formularios de gestión documental, cada envío es un registro individual. Puede aparecer en una lista, abrirse, editarse con los permisos necesarios y conectarse a un flujo. La fotografía o el archivo son pruebas de apoyo, no el único lugar donde se describe el incidente.
Construye una plantilla breve
En Herramientas de administración → Plantillas de formulario, crea Informe de incidente. La guía de eForms explica cómo añadir los campos y configurar sus propiedades.
| Campo inicial | Tipo y finalidad |
|---|---|
| Título breve | Texto. Una descripción que permita reconocer el asunto en la lista. |
| Referencia del incidente | Texto. Identificador acordado, introducido manualmente si no existe un esquema de numeración aparte. |
| Fecha | Fecha. Día del hecho, con detalles adicionales de hora en la descripción si hacen falta. |
| Ubicación | Texto o Selección. Un lugar suficientemente preciso para la revisión. |
| Informado por | Usuario, cuando la persona pertenece a la cuenta de Folderit. |
| Departamento o centro | Selección. Valores coherentes para poder filtrar los informes. |
| Descripción de los hechos | Área de texto. Qué se observó y qué actuaciones inmediatas se realizaron. |
| Documentación de apoyo | Archivo opcional. Solo adjuntos adecuados para el proceso y sus destinatarios. |
Usa campos separados para los datos que deban consultarse después. Si toda la información queda dentro de un párrafo, resultará más difícil localizar un centro, una fecha o una categoría sin leer todos los informes.
Marca como obligatorios los datos esenciales que el informante pueda conocer. Deja las conclusiones y las medidas futuras para el seguimiento. Si alguien todavía no ha comprobado un hecho, es preferible anotarlo como pendiente de revisión que rellenarlo por obligación.
Configura nombres que ayuden a reconocer los registros
El patrón del nombre combina texto fijo y valores de los campos mediante sus slugs entre llaves. Si los identificadores de tu plantilla son incident-id y formname, puedes utilizar {incident-id} – {formname}.
Un ejemplo ficticio sería «IN-2026-004 – Casi accidente en el muelle de carga». El nombre muestra la referencia y una descripción breve; los detalles se mantienen dentro del registro. Utiliza los slugs reales de tus campos, que no tienen por qué coincidir con sus etiquetas visibles.
Este patrón construye el nombre. No asigna por sí solo una referencia numérica secuencial: si se necesita, configura la numeración como una función separada y comprueba sus reglas.
Explica dónde se presenta el informe
Antes del lanzamiento, decide la ubicación de los registros. Puede ser un área central de Seguridad y Salud con subcarpetas anuales o una estructura por centros o departamentos. Elige el criterio que facilite localizar y revisar los casos sin mantener varias copias del mismo informe.
La persona autorizada abre la carpeta correspondiente, despliega la flecha junto a Cargar, elige Informe de incidente y completa el formulario. Al enviarlo, Folderit crea el registro en esa carpeta. La plantilla puede estar disponible en otras ubicaciones; las instrucciones y los permisos deben dejar claro dónde utilizarla.
Las capturas de referencia muestran la interfaz en inglés. Los nombres del formulario y de los campos del ejemplo pueden adaptarse a la configuración de tu cuenta.
Completa el seguimiento sin reescribir los hechos iniciales
Añade campos de seguimiento como Supervisor, Observaciones de revisión, Actuación acordada, Responsable de la actuación, Fecha prevista y Resultado comprobado. Es una propuesta de configuración: no implica que el sistema determine causas, evalúe el riesgo o valide automáticamente la eficacia de una medida.
Una tarea de Completar campos puede pedir al supervisor que actualice solo esa sección. Muestra como referencia la fecha, el lugar y la descripción inicial; selecciona como editables los campos de su revisión. Los campos editables también deben estar entre los visibles.
Si otra persona debe aprobar el resultado, sitúa la aprobación después de la cumplimentación de los datos. Selecciona los destinatarios reales y define qué se aprueba: por ejemplo, la suficiencia del informe y la asignación de las actuaciones. Un nombre escrito en Responsable no configura por sí solo un destinatario ni le concede acceso.
Las decisiones y solicitudes de aclaración permiten mantener el trabajo abierto cuando falta información. No confundas el envío inicial del informe con el cierre del incidente ni una aprobación documental con la comprobación efectiva de una medida.
Recupera el caso y el trabajo pendiente
Configura las columnas de la carpeta para mostrar referencia, fecha, centro, supervisor y los campos de seguimiento que utilice el equipo. Utiliza las condiciones de metadatos para localizar casos de un periodo, departamento o situación concreta.
Si introduces una fecha de actuación, puedes preparar un recordatorio de formulario para los registros que cumplan las condiciones acordadas. Selecciona la fecha del formulario correcta y prueba los destinatarios. Recibir el aviso no demuestra que la actuación se haya realizado.
Los informes pueden contener información sensible sobre personas, instalaciones o procesos. Revisa los permisos de quienes informan, investigan y cubren ausencias. La visibilidad de una tarea no sustituye la revisión de los accesos generales al elemento.
Prueba el recorrido antes de pedir que lo use todo el equipo
Crea un incidente ficticio con y sin adjunto. Comprueba el nombre, los campos obligatorios y la ubicación. Después pide a un supervisor que complete su sección y a un revisor que solicite una aclaración. Verifica que nadie tenga que inventar datos para avanzar y que los usuarios ordinarios vean solo lo que necesitan.
Por último, entrega el registro a un compañero que no haya participado en la prueba. Debería poder saber qué se informó, qué se ha revisado, quién debe actuar y qué queda pendiente. Ese recorrido aporta más valor que un formulario muy extenso que resulte difícil completar cuando sucede algo.
