Gestionarea documentelor în sănătate
Gestionați documentele medicale, formularele personalizate și verificările într-un singur spațiu de lucru controlat.
Oferiți personalului clinicii un loc clar pentru găsirea corespondenței pacienților, rapoartelor externe, politicilor și evidențelor operaționale. Folderit reunește fișiere căutabile, date structurate, istoric de versiuni și decizii de aprobare, cu acces stabilit pentru persoanele care desfășoară activitatea.
Căutați în fișiere și câmpuri de formular, apoi restrângeți rezultatele după detaliile utilizate de echipă.
Construiți eForms cu câmpuri obligatorii și atașamente justificative.
Atribuiți verificări, urmăriți răspunsuri și trimiteți mementouri persoanelor responsabile.
Înlocuiți formularele dispersate cu înregistrări medicale căutabile
Un atașament spune doar o parte a poveștii. Cine răspunde de urmărire? Când este următoarea verificare? Folderit eForms vă permite să colectați aceste detalii ca înregistrări structurate, cu câmpuri obligatorii, date, utilizatori selectați și fișiere atașate. Înregistrările formularelor se află în dosare și pot fi căutate, verificate și protejate prin permisiuni.
Evidențe ale incidentelor și acțiunilor ulterioare
Configurați câmpuri pentru data evenimentului, locație, categorie, descriere factuală și verificatorul responsabil. Păstrați dovezile alături de înregistrare și utilizați o sarcină de urmărire pentru a solicita detalii despre investigație sau acțiunile corective.
Registre de service pentru echipamente
Înregistrați referința activului, data service-ului, contractantul, următorul termen de service și raportul. Afișați aceste câmpuri drept coloane în dosar, pentru ca echipa să poată verifica registrul fără să deschidă fiecare înregistrare.
Acreditări și date de reînnoire
Păstrați acreditările profesionale, certificatele furnizorilor sau alte dovezi de reînnoire cu o dată de expirare și un responsabil. Configurați mementouri pentru formulare bazate pe date, de exemplu cu 30 de zile înainte de expirare, cu condiții și destinatari potriviți procesului.
În Tailor, creați șabloanele în jurul procedurilor organizației. Alegeți informațiile de care fiecare formular are realmente nevoie și accesul pe care fiecare echipă ar trebui să îl aibă.
Transformați o înregistrare trimisă într-un pas următor clar
Utilizați Designerul de fluxuri de lucru pentru a conecta declanșatoare, condiții și sarcini. De exemplu, configurați acest proces intern de urmărire a incidentelor:
- Captați raportulUn membru al personalului trimite formularul electronic de incident în dosarul convenit, cu faptele obligatorii și eventualele fișiere justificative.
- Solicitați verificatorului să completeze urmărireaO sarcină de completare a câmpurilor îi cere verificatorului selectat să actualizeze câmpurile atribuite în înregistrarea formularului. Configurați ce câmpuri poate edita și ce informații justificative poate vedea.
- Verificați rezultatulTrimiteți înregistrarea completată spre aprobare. Conectați traseele de succes, respingere și expirare a timpului la acțiunile următoare potrivite, pentru ca munca întârziată sau respinsă să aibă un responsabil definit.
Acesta este un exemplu de configurat și testat cu echipa. Destinatarii fluxului, condițiile și regulile de finalizare trebuie stabilite explicit.
Păstrați politicile actualizate și confirmate ca citite
Verificați și aprobați procedurile, apoi trimiteți versiunea relevantă pentru confirmarea citirii de către personal. Urmăriți cine a răspuns și cine este încă în așteptare. Confirmarea înregistrează un răspuns; instruirea și evaluarea competenței rămân parte a procesului organizației.
Explorați gestionarea politicilor în Folderit.
Reutilizați datele înregistrărilor în documente
Generați o copertă standard, o confirmare de service sau un raport intern dintr-o înregistrare eForm, folosind un șablon ODT și generarea documentelor PDF sau DOCX. Verificați rezultatul înainte de publicare.
Formularele legate pot transfera și valori selectate într-o înregistrare nouă a altui tip de formular, reducând introducerea repetată atunci când un proces conduce la altul.
Organizați documentele clinicii după modul în care le găsește personalul
Utilizați referințe și câmpuri relevante
Organizați documentele după departament, categorie de înregistrare sau referință de caz, apoi adăugați metadate precum data documentului, echipa responsabilă și data verificării. Păstrați materialele privind pacienții în cadrul regulilor de acces și gestionare convenite pentru implementare.
De exemplu, un registru de rapoarte externe poate afișa o referință de caz, tipul raportului, data primirii și verificatorul atribuit. Păstrați acreditările personalului și politicile operaționale în domenii de permisiune proprii.
Căutați în conținut și păstrați revizuirile împreună
Căutarea OCR în conținut ajută la găsirea textului în documentele și scanările acceptate. Combinați căutarea cu filtre de metadate și dosare pentru restrângerea rezultatelor. Calitatea scanării, limba și formatul fișierului influențează ce poate fi găsit.
Utilizați Încărcare versiune nouă pentru revizuirile unui fișier existent. Versiunile anterioare rămân în istoric, facilitând identificarea modificărilor și a versiunii verificate.
Integrați accesul, responsabilitatea și retenția în activitatea zilnică
Oferiți fiecărei persoane accesul necesar
Partajați fișierele sau dosarele selectate cu utilizatori și grupuri nominalizate. Nivelurile de permisiune diferențiază încărcarea, previzualizarea, vizualizarea și editarea; Tailor adaugă permisiuni granulare. Verificați accesul moștenit la separarea departamentelor sau tipurilor de înregistrări confidențiale.
Controlați autentificarea și verificați activitatea
Folderit oferă conexiuni criptate și stocare criptată pe 256 de biți. Administratorii pot configura autentificarea cu doi factori, reguli de parole și restricții IP. Jurnalele de audit înregistrează activități precum încărcări, previzualizări, descărcări și modificări de acces pentru verificare autorizată.
Aplicați programul de retenție potrivit
În Medium și Tailor, configurați automatizarea retenției folosind data de început relevantă și o acțiune de arhivare sau ștergere. Stabiliți perioadele după tipul înregistrării și cerințele aplicabile. Includeți excepțiile, versiunile, evidențele de audit și retenția copiilor de rezervă în verificare.
Verificați dovezile înainte de implementare
Folderit are un Centru de încredere care oferă informații despre certificările ISO/IEC 27001:2022 și Cyber Essentials, controale de securitate și documentație de prelucrare. Confirmați găzduirea, recuperarea, condițiile contractuale și eventualele cerințe BAA pentru utilizarea dorită.
Intenționați să stocați informații medicale protejate? Conveniți garanțiile și contractele aplicabile înainte de utilizare. Folderit oferă garanții HIPAA și discuții privind BAA; configurația și procedurile operaționale contează, de asemenea. Documentul HHS despre HIPAA și cloud computing explică rolul unui BAA și al propriei evaluări a riscurilor de către organizația medicală.
Planificați configurația potrivită echipei medicale
Cum se integrează Folderit alături de un EHR sau EMR?
Utilizați Folderit pentru documente, înregistrări operaționale structurate și verificările aferente. EHR-ul sau EMR-ul rămâne sistemul pentru funcțiile clinice pe care le oferă, precum dosarele clinice și prescrierea. Conveniți ce evidențe aparțin fiecărui sistem și cum le va găsi personalul. Conectivitatea EHR și fluxurile specializate de imagistică necesită o integrare și o sferă verificate separat.
Ce plan include formulare și automatizarea fluxurilor?
Tailor include eForms, Designerul de fluxuri de lucru, permisiuni granulare, SSO și acces API. Medium include fluxuri simple de aprobare și confirmare, metadate personalizate, numerotare și automatizarea retenției. Fiecare plan are limite definite pentru utilizatori și stocare. Comparați planurile curente cu dimensiunea echipei, volumele documentelor și cerințele proceselor.
Putem găzdui Folderit în infrastructura proprie?
Da. Alături de serviciul cloud, este disponibilă implementarea on-premises. Confirmați responsabilitățile pentru infrastructură, copii de rezervă, întreținere, asistență și recuperare când alegeți implementarea.
Se poate conecta la celelalte sisteme medicale ale noastre?
Folderit oferă un API și opțiuni de integrare. O conexiune depinde de ceea ce acceptă ambele sisteme, de maparea datelor și de implementarea dumneavoastră. Prezentați sistemul concret și transferul dorit în discuție; consultați integrările disponibile și verificați rezultatul înainte de a vă baza pe el.
Vedeți procesul documentar al clinicii în Folderit
Prezentați un proces: un registru de echipamente, o revizuire de politică sau o urmărire de incident. Vom parcurge împreună înregistrarea, permisiunile, sarcinile și mementourile. Utilizați materiale fictive sau anonimizate pentru demonstrație.