Oprogramowanie wirtualnego pokoju danych
Udostępniaj poufne dokumenty zewnętrznym recenzentom, kontrolując, kto je widzi, co może z nimi zrobić i kiedy kończy się dostęp.
Folderit łączy narzędzia wirtualnego pokoju danych z systemem zarządzania dokumentami: imienne uprawnienia, sam podgląd, dzienniki audytu i opcjonalne dynamiczne znaki wodne. Przygotuj pliki, udostępnij określony folder do przeglądu i zachowaj nadzór nad przebiegiem pracy.
Nadaj każdej osobie dostęp potrzebny do jej zadania
W due diligence rzadko każdy odbiorca potrzebuje wszystkich plików. Udostępnij wybrane pliki, foldery lub sekcje konkretnym użytkownikom albo grupom i wybierz poziom uprawnień. Oddziel wewnętrzne dokumenty robocze od materiałów dopuszczonych do ujawnienia.
| Potrzeba odbiorcy | Odpowiedni dostęp |
|---|---|
| Czytanie bez pobierania | PreviewerPodgląd obsługiwanych dokumentów bez funkcji pobierania, drukowania, kopiowania tekstu i edycji. |
| Zachowanie kopii do pracy | ViewerPodgląd, pobieranie i drukowanie bez zmieniania lub usuwania przechowywanego zasobu. |
| Przygotowywanie i poprawianie dokumentów | EditorZespół wewnętrzny może aktualizować wersje i metadane, z prawami edycji i usuwania udostępnionego zasobu. |
Zobacz szczegóły poziomów uprawnień; Tailor dodaje uprawnienia niestandardowe dla poszczególnych działań. Ograniczenia podglądu nie zapobiegają fotografowaniu ekranu.
Zarządzaj recenzentami w grupach
Twórz grupy osób uczestniczących w przeglądzie, na przykład zewnętrznych prawników lub zespołu finansowego kupującego. Udostępniaj właściwe foldery każdej grupie użytkowników, tak aby dostęp wynikał z jej składu.
Oznaczaj, kto przegląda dokument
Dzięki dodatkowi znaków wodnych podgląd pokazuje nazwę użytkownika po przekątnej dokumentu oraz datę, godzinę dostępu i nazwę pliku w nagłówku lub stopce. Regulowana przezroczystość pozwala zachować czytelność treści.
Przykład: przegląd przez nabywcę. Zespół transakcyjny przygotowuje dokumenty w folderze wewnętrznym. Zatwierdzone do ujawnienia sprawozdania finansowe udostępniasz grupie finansowej nabywcy jako Previewer, a zatwierdzone załączniki do pobrania jako Viewer. Oddzielny folder prawny trafia do doradców prawnych. To przykład konfiguracji: określ zakres ujawnienia przed zaproszeniem odbiorców.
Sprawdzaj aktywność i zamknij dostęp po przeglądzie
Przejrzyj dziennik audytu
Administratorzy mogą filtrować globalny dziennik audytu według daty, użytkownika, zakresu zasobów i działania. Wyeksportuj wyniki jako XLSX, ODS lub CSV, aby sprawdzić je wraz z dokumentacją projektu.
Użyj imiennego udostępniania, jeśli aktywność ma być powiązana z kontem. Anonimowa wizyta przez łącze publiczne nie potwierdza tożsamości odwiedzającego.
Ustal termin dostępu
Przypisz datę i godzinę, kiedy ma nastąpić wygaśnięcie uprawnienia dostępu użytkownika lub grupy. Przydaje się to przy przeglądzie ograniczonym czasowo lub współpracy z doradcą.
Wygaśnięcie usuwa konkretne uprawnienie, a nie plik. Sprawdź inne ścieżki dostępu: odbiorca może nadal korzystać z dokumentów przez inną grupę, folder nadrzędny lub osobne udostępnienie.
Kontrola dostępu zależy również od sposobu logowania. Administratorzy mogą wymagać uwierzytelniania dwuskładnikowego, ustalać zasady haseł i ograniczenia IP w sekcji Polityka bezpieczeństwa; Folderit zapewnia szyfrowane połączenia i szyfrowanie przechowywanych danych 256-bit. Zapoznaj się z Centrum zaufania w kontekście wymagań organizacji.
Zorganizuj pokój wokół przeglądu
- Określ strukturę ujawnianych materiałówZacznij od folderów takich jak Spółka, Finanse, Umowy i Pracownicy. Przypisz wewnętrznego właściciela do każdego obszaru i zdecyduj, które dokumenty są gotowe do zewnętrznego przeglądu.
- Przygotuj czytelny zestaw dokumentówStosuj spójne nazwy i sprawdź, czy udostępniasz właściwą wersję. W Folderit historia wersji utrzymuje kolejne wersje razem; ustal wewnętrzny proces przeglądu przed zastąpieniem już ujawnionych plików.
- Sprawdź doświadczenie recenzentaZaproś uprawnionego użytkownika testowego z planowanymi prawami. Przed dodaniem całej grupy sprawdź widoczność folderów, podgląd dokumentów, dozwolone pobieranie i wygaśnięcie dostępu. Upewnij się, że formaty plików wyświetlają się zgodnie z oczekiwaniami.
- Zamknij przegląd i zachowaj dokumentacjęSprawdź aktywność, usuń pozostały dostęp i zdecyduj, co organizacja powinna zachować. Archiwizacja i przechowywanie to osobne decyzje od zakończenia zewnętrznego przeglądu.
Fuzje i przejęcia
Uporządkuj materiały finansowe, prawne i operacyjne dla określonych grup nabywców. Poznaj zastosowanie pokoju danych w fuzjach i przejęciach.
Due diligence
Udostępnij doradcom określony zestaw dokumentów, z uprawnieniami i terminem dostępu. Zobacz zastosowania w due diligence.
Finansowanie startupów
Przygotowuj materiały dla inwestorów etapami i wybieraj dostęp każdego odbiorcy. Poznaj pokoje danych dla startupów.
Pytania do wyjaśnienia przed zaproszeniem recenzentów
Jaką zaletę daje wykorzystanie Folderit jako pokoju danych?
Przegląd odbywa się w tym samym systemie, w którym organizujesz dokumenty i nimi zarządzasz. Możesz przygotować pliki wewnętrznie, ujawnić wybrany zestaw z określonymi uprawnieniami i zachować dokumentację po zakończeniu. Jest to szczególnie przydatne, gdy firma potrzebuje ciągłego zarządzania dokumentami oraz okazjonalnych przeglądów zewnętrznych.
Którego planu potrzebujemy i czy znaki wodne są wliczone?
Dynamiczne znaki wodne są oddzielnie płatnym dodatkiem i nie są domyślnie wliczone w żaden plan. Tailor dodaje szczegółowe uprawnienia niestandardowe. Plany określają także liczbę użytkowników i przestrzeń, dlatego porównaj liczbę recenzentów i potrzebne funkcje z aktualnym cennikiem podczas planowania pokoju. Poproś o prezentację docelowej konfiguracji, ze znakami wodnymi, jeśli ich potrzebujesz.
Czy zewnętrzni recenzenci potrzebują konta Folderit?
Imienne udostępnianie wymaga rejestracji i logowania odbiorców. Natomiast łącze publiczne umożliwia dostęp bez konta, ale może z niego skorzystać każda osoba znająca adres URL. Do poufnych przeglądów wymagających powiązania dostępu i audytu z tożsamością wybierz udostępnianie imienne.
Czy można odebrać plik, który ktoś już pobrał?
Zakończenie dostępu blokuje dalsze korzystanie przez usunięte uprawnienie, ale nie odzyskuje pobranych kopii. Jeśli odbiorca ma tylko czytać, rozważ Previewer i znaki wodne. Mechanizmy te wspierają politykę ujawniania obok umów o poufności i procedur wymaganych przez organizację.
Zobacz swój proces przeglądu w Folderit
Powiedz, co chcesz udostępniać, kto będzie to przeglądać i jakie mechanizmy są ważne. Pokażemy uprawnienia, znaki wodne i plany odpowiednie dla Twojego zastosowania.