Pagaidu atkāpei no uzņēmuma iekšējā noteikuma vajadzīgas skaidras robežas: kuru prasību tā skar, kas piekrīt piedāvātajai kārtībai, kad tā beidzas un kādi pierādījumi ļaus to slēgt. E-pasts ar tekstu “pagaidām der” reti sniedz atbildi uz visiem četriem jautājumiem.
Iekšējo noteikumu izņēmuma pieprasījuma veidlapa glabā šo informāciju vienkopus. Folderit eForm veidlapā var reģistrēt pieprasījumu, ar lauku aizpildīšanas uzdevumu iegūt par noteikumu atbildīgās personas vērtējumu, apstiprināšanas darbplūsmā fiksēt lēmumu un ar datuma atgādinājumiem atgriezt spēkā esošu izņēmumu pārskatīšanai. Organizācija pati joprojām lemj, vai izņēmums ir pieļaujams, un īsteno saskaņotos aizsardzības pasākumus.
Tālāk aprakstītā konfigurācija ir hipotētisks darba piemērs, kas balstīts uz pašreizējo Folderit dokumentāciju, nevis reālā kontā kopumā pārbaudīta darbplūsma. Tailor plānā ir iekļauti eForms un Workflow Designer. Pirms procesa iestatīšanas pārbaudiet sava konta iespējas.
Nosakiet vienu izņēmumu un konkrētu beigu brīdi
Izmantojiet vienu ierakstu vienai iekšējo noteikumu prasībai, noteiktam tvērumam un ierosinātajam laikposmam. Norādiet noteikumu vai politikas nosaukumu, versiju vai spēkā stāšanās datumu un attiecīgo punktu. “Atļaut citu Ziemeļu biroja preču piegādes dokumentu saņemšanas kārtību līdz 30. novembrim” ir lietderīgāk nekā “pagaidu darbības izņēmums”.
Pamata noteikumu dokumentu atstājiet ierastajā kontrolētajā dokumentu bibliotēkā. Izņēmuma ierakstā paskaidrojiet ierobežoto atkāpi un vajadzības gadījumā pievienojiet saistītā vienuma saiti uz noteikumu dokumentu. Ieraksts nemaina noteikumu visiem pārējiem. Folderit politiku pārvaldības pārskats skaidro atsevišķo darbu ar pašu noteikumu izstrādi, apstiprināšanu un izplatīšanu.
Pirms darbplūsmas izveides noskaidrojiet, kam ir tiesības piešķirt šāda veida izņēmumu. Iekšējs apstiprinājums neatceļ likumu, līgumsaistības vai prasību, kas neietilpst lēmuma pieņēmēja pilnvarās. Pirms lēmuma pieprasīšanas šos jautājumus nododiet atbildīgajam speciālistam.
Izveidojiet pieprasījuma un vēlākā vērtējuma sadaļas
Sadaļā Admin tools → Form templates izveidojiet veidni Iekšējo noteikumu izņēmuma pieprasījums. eForms rokasgrāmatā (angļu valodā) aprakstīti atbalstītie lauku veidi un ierakstu izveide. Sāciet ar šiem laukiem:
| Lauks un veids | Ievadāmā informācija |
|---|---|
| Identifikators — Text | Saskaņots apzīmējums, piemēram, EX-026. Ievadiet to manuāli, ja numerācija nav konfigurēta atsevišķi. |
| Atsauce uz noteikumu — Text | Nosaukums, versija vai spēkā stāšanās datums un punkts, kuram nepieciešams izņēmums. |
| Pieprasītā atkāpe un tvērums — Textarea | Kas mainītos, kuras personas vai atrašanās vietas tas aptvertu un kas ir skaidri izslēgts. |
| Pamatojums un alternatīvas — Textarea | Darbības vajadzība un iemesls, kādēļ prasībām atbilstoša alternatīva pašlaik nav praktiska. |
| Pieprasītais sākums un beigas — divi Date lauki | Ierosinātais laikposms. Pārskatītājs pārbauda datumu secību un vajadzības gadījumā precīzu beigu laiku. |
| Par ierakstu atbildīgais — User | Organizācijas darbinieks, kas atbild par turpmāko uzraudzību, nevis automātiski izvēlēts apstiprinātājs. |
| Riski un aizsardzības pasākumi — Textarea | Kas varētu neizdoties, piedāvātā kontrole, atbildīgais, biežums un pierādījumi. |
| Pamatojošie materiāli — File, neobligāts | Attiecīgie pierādījumi, kas pārskatītājiem vajadzīgi šī pieprasījuma izvērtēšanai. |
Izvērtēšanai vajadzīgo pieprasījuma informāciju nosakiet kā obligātu. Pievienojiet neobligātus, vēlāk aizpildāmus laukus Atļautais tvērums un nosacījumi (Textarea), Saskaņotais sākums, Saskaņotās beigas un Pārskatīšanas datums (Date), kā arī Slēgšanas pierādījumi (Textarea). Ieraksta izveides brīdī tiem jāpaliek neobligātiem: pieprasītājs nevar iesniegt nākotnes lēmumu vai jau pabeigtas slēgšanas pierādījumus.
Pievienojiet manuāli uzturamu Select lauku Ieraksta statuss, piemēram, ar vērtībām Gaida vērtējumu, Gaida lēmumu, Spēkā, Noraidīts un Slēgts. Tas palīdz koordinatoram organizēt turpmākos darbus. Apstiprinājuma lēmums paliek darbplūsmas ierakstā; statusu Spēkā cilvēks izvēlas atsevišķi pēc lēmuma un visu priekšnosacījumu pārbaudes.
Pirms apstiprināšanas iegūstiet vērtējumu
Lūdziet par noteikumu atbildīgo personu pārskatīt tvērumu, alternatīvas un piedāvātos aizsardzības pasākumus. Informācijas drošības piemērs ir Jēlas Universitātes publicētais izņēmumu process (avots angļu valodā), kas nošķir drošības komandas riska novērtējumu no vadības lēmuma uzņemties atlikušo risku. Tā ir vienas organizācijas pieeja, nevis universāls apstiprināšanas noteikums. Nosakiet atbilstošos pienākumus saviem noteikumiem.
Lauku aizpildīšanas uzdevums (rokasgrāmata angļu valodā) var ļaut atbildīgajai personai ievadīt vērtējumu esošajā veidlapas ierakstā. Konfigurējiet saņēmējam redzamos laukus tā, lai tie ietvertu sākotnējo pieprasījumu un vērtējuma laukus. Sadaļā Editable fields izvēlieties tikai vērtējuma laukus un pārliecinieties, ka tie ir arī redzami. Uzdevuma lauku iestatījumi neaizstāj ieraksta pamatā esošās kopīgošanas tiesības.
Pēc tam nosūtiet papildināto ierakstu personai, kurai ir pilnvaras pieņemt lēmumu. Secīgā pielāgotā darbplūsmā lauku aizpildīšanu var novietot pirms apstiprināšanas. Saņēmējus un pieņemšanas noteikumus nosakiet, izmantojot dokumentētos apstiprināšanas iestatījumus (rokasgrāmata angļu valodā). Faktiskos saņēmējus izvēlieties iestatīšanas laikā. Vārds User laukā Par ierakstu atbildīgais nenovirza apstiprināšanas uzdevumu šai personai automātiski.
Lēmuma formulējumam jābūt precīzam: “Apstiprināt šajā pieprasījumā reģistrēto atļauto tvērumu, nosacījumus un saskaņotos datumus.” Ja trūkst informācijas, iegūstiet skaidrojumu pirms galīgā lēmuma. Konfigurējiet un pārbaudiet arī neveiksmīgos procesa ceļus, lai atteikumu vai nepabeigtu vērtējumu nevarētu uzskatīt par atļauju turpināt. Ja saskaņotais tvērums vai datumi vēlāk mainās, iegūstiet jaunu lēmumu, nevis paļaujieties uz iepriekšējo apstiprinājumu.
Padariet pasākumus pārbaudāmus: saņemšanas aizkavēšanās
Hipotētisks piemērs: biroja skeneris nedarbojas. Iekšējā procedūra prasa, lai preču piegādes dokumenti centrālajā saņemšanas rindā nonāktu tajā pašā darbdienā. Par darbību atbildīgā struktūrvienība lūdz atļauju piecas darbdienas izmantot kontrolētu papīra žurnālu, kamēr tiek piegādāta aizstājējiekārta.
Pieprasījums aptver vienu biroju un vienu dokumentu veidu. Tas neattiecas uz rēķiniem un dokumentiem, kam noteikts ārējs termiņš. Ierosinātais aizsardzības pasākums uzdod biroja koordinatoram numurēt katru ierakstu, droši glabāt oriģinālus un katru pēcpusdienu salīdzināt papīra žurnālu ar saņemšanas rindu. Par noteikumu atbildīgais pārbauda, vai šāda kārtība ir pieņemama, un pirms apstiprinājuma fiksē vajadzīgos stingrākos nosacījumus.
Lietderīgā slēgšanas ierakstā norāda žurnāla pēdējo ierakstu, salīdzināšanas datumu, iespējamos trūkstošos dokumentus un rezultāta pārbaudītāju. Ar “skeneris salabots” nepietiek, lai pierādītu, ka aizkavētie dokumenti nonākuši rindā. Ja dokumenta trūkst, atstājiet turpmāko darbu atvērtu un uzdodiet tā atrašanu atbildīgajai personai.
Iestatiet pārskatīšanas atgādinājumus un beigu darbības
Veidlapas veidnes sadaļā Manage reminders izveidojiet kārtulu, balstoties uz Pārskatīšanas datumu, piemēram, septiņas dienas pirms tā. Pievienojiet nosacījumu Ieraksta statuss ir vienāds ar Spēkā. Konfigurējiet atbildīgo lietotāju vai grupu vai izmantojiet piemērotu saņēmēja lauku, ja veidne to piedāvā. Veidlapu atgādinājumu rokasgrāmata (angļu valodā) skaidro laika nobīdes, nosacījumus un saņēmēju izvēles iespējas.
Nosacījumi tiek pārbaudīti, kad atgādinājums sākas, un atkārtoti, kad pienāk tā izpildes laiks. Ziņojumā iekļaujiet pieprasījuma identifikatoru, saskaņoto beigu datumu un sagaidāmo darbību, izmantojot precīzi tos vietturus, ko piedāvā redaktors. Mainoties atbildībai, pārskatiet saņēmēju konfigurāciju.
Atgādinājums ir e-pasta pamudinājums. Tas neizbeidz izņēmumu, nemaina ieraksta statusu, neaptur ārēju procesu un neapliecina pasākumu veikšanu. Atbildīgajam jāpārbauda saskaņotais beigu datums un vai nu jāreģistrē slēgšana, vai jālūdz jauns, pilnvarotas personas apstiprināts pagarinājums. Savā kontā pārbaudiet mainītus datumus un esošus ierakstus; nepieņemiet, ka jau pagājis atgādinājuma datums radīs vēlāk nosūtītu ziņu.
Pirms ieviešanas pārbaudiet izņēmumu reģistru
Glabājiet reģistru mapē, kas kopīgota ar cilvēkiem, kuriem tas vajadzīgs. Rediģēšanu atļaujiet atbilstošajiem atbildīgajiem un koordinatoriem. Ja veidlapas lauki ir sasaistīti ar metadatiem, mapes kolonnās rādiet noderīgus laukus, piemēram, atsauci uz noteikumu, atbildīgo, ieraksta statusu un saskaņotās beigas. Lauku nosaukumi un statusu vērtības organizē darbu; piekļuvi un darbplūsmas darbības konfigurējiet atsevišķi.
- Pilnīgs pieprasījums: par noteikumu atbildīgais redz pieprasījumu un var rediģēt tikai piešķirtos vērtējuma laukus.
- Noraidīts pieprasījums: koordinators reģistrē statusu Noraidīts, un darbībā izņēmumu neievieš.
- Apstiprināts ar nosacījumiem: atbildīgais apstiprina vajadzīgos aizsardzības pasākumus, pirms ierakstam piešķir statusu Spēkā.
- Mainīts tvērums vai beigu datums: jaunie nosacījumi saņem jaunu lēmumu, un atgādinājumu konfigurācija tiek pārbaudīta.
- Slēgšana vai pagarināšana: slēgšanas pierādījumi norāda paveikto darbu; pagarinājums saglabā atsauci uz iepriekšējo pieprasījumu un saņem savu lēmumu.
Izmēģiniet šos gadījumus nelielā grupā, pirms darāt veidni pieejamu plašāk. Noderīgs rezultāts ir ieraksts, pēc kura var rīkoties arī cits kolēģis: precīzs izņēmums, reģistrēts lēmums, vēl veicamie aizsardzības pasākumi un par slēgšanu atbildīgā persona.
