Dokumentų surinkimo darbo eiga

Kas yra dokumentų surinkimo darbo eiga?

Dokumentų surinkimo darbo eiga — procesas, kuriuo gaunami dokumentai surenkami, skaitmeninami ir sutvarkomi. Jis apima kelią nuo dokumento priėmimo, pavyzdžiui, popierinio failo skenavimo ar el. laiško importavimo, iki jo saugojimo dokumentų valdymo sistemoje. Tai tarsi dokumentų apdorojimo linija.

Ką iš tikrųjų atlieka dokumentų surinkimo darbo eiga?

Pirmiausia dokumentai gaunami iš įvairių šaltinių: skaitytuvų, el. pašto, mobiliųjų įrenginių ar stebimų kompiuterio aplankų. Priklausomai nuo naudojamo sprendimo, OCR ir specialūs duomenų atpažinimo įrankiai gali išgauti tekstą, datas, vardus ar sąskaitų numerius. Pagal nustatytas taisykles dokumentui suteikiamas pavadinimas, žymos ir saugojimo vieta. Vien OCR indeksavimas savaime nereiškia automatinio laukų išgavimo.

Kodėl tai svarbu dokumentų valdyme?

Be surinkimo darbo eigos, dokumentų priėmimas gali būti lėtas ir imlus klaidoms. Darbuotojai po vieną skenuoja failus, suteikia pavadinimus ir perkelia į aplankus. Tinkamai sukonfigūruotas automatizavimas dalį šių veiksmų atlieka greičiau bei nuosekliau, mažindamas rankinį darbą. Jis taip pat padeda palaikyti versijų kontrolę ir išvengti netinkamai padėtų ar prarastų dokumentų.

Iš kokių šaltinių gali būti gaunami dokumentai?

Atsižvelgiant į platformą ir integracijas, dokumentų surinkimo darbo eigos gali priimti:

• Nuskenuotus popierinius dokumentus
• El. laiškų priedus
• Mobiliuoju įrenginiu įkeltus failus
• Tinklo aplankų failus
• Debesijos saugyklų, pavyzdžiui, „Dropbox“ ar „Google Drive“, failus
• Fakso serverių arba daugiafunkcių spausdintuvų dokumentus

Šiuolaikinės sistemos gali turėti tiesiogines integracijas su šiais šaltiniais, tačiau jų prieinamumą reikia patikrinti konkrečiam sprendimui.

Kokią informaciją galima išgauti?

Naudojant OCR ir papildomus išmaniojo atpažinimo įrankius, atitinkamai sukonfigūruota sistema gali išgauti:

• Spausdinto teksto turinį, o kai kuriuose sprendimuose — ir palaikomą rankraštinį tekstą
• Metaduomenis, pavyzdžiui, datas, autorius, sąskaitų ar užsakymų numerius
• Brūkšninių ir QR kodų reikšmes
• Dokumentų tipus, pavyzdžiui, sąskaitas, sutartis ar kvitus

Ši informacija gali būti naudojama dokumentams klasifikuoti, pervadinti ir nukreipti. Konkrečios galimybės priklauso nuo atpažinimo įrankio bei nustatymų.

Ar tai pakeičia rankinį skenavimą?

Ne visai — tai papildo skenavimą. Skenuojant gaunamas dokumento vaizdas, o surinkimo darbo eiga padeda jį tinkamai panaudoti: suteikti pavadinimą, užpildyti duomenis ir nustatyti vietą. Be tolesnio apdorojimo, nuskenuoti failai lieka vaizdais aplanke. Su OCR ir tinkamais nustatymais jie tampa ieškomais bei sutvarkytais dokumentų sistemos elementais.

Ar dokumentų surinkimo eigą galima pritaikyti?

Taip, daugelis sistemų leidžia kurti poreikiams pritaikytas darbo eigas. Galite nustatyti:

• Įvesties šaltinius, pavyzdžiui, el. pašto adresą ar aplanką
• Pavadinimų ir žymų taisykles
• Išgaunamus metaduomenis, jei tai palaiko naudojami įrankiai
• Nukreipimo maršrutus — kur dokumentas keliaus toliau
• Paleidžiamus pranešimus arba tvirtinimo užduotis

Šie nustatymai padeda pritaikyti darbo eigą prie jūsų proceso, o ne verčia procesą keisti pagal programą.

Ar galima tvarkyti skirtingus dokumentų tipus?

Taip. Atitinkamai sukonfigūruotos darbo eigos gali apdoroti skirtingus dokumentus pagal šablonus ar taisykles. Pavyzdžiui, specialus atpažinimo sprendimas gali nustatyti sąskaitą pagal jos turinį ir nukreipti į apskaitos aplanką, o gyvenimo aprašymą — personalo komandai. Tai nėra universali kiekvienos dokumentų sistemos funkcija.

Kokie dokumentų surinkimo darbo eigos privalumai?

Tinkamai įdiegta eiga gali suteikti šiuos privalumus:

• Greitesnis dokumentų priėmimas ir apdorojimas
• Didesnis nuoseklumas dėl automatizavimo
• Mažiau netinkamai padėtų ar prarastų dokumentų
• Geresnis pavadinimų ir saugojimo standartų laikymasis
• Mažiau rankinio darbo ir pasikartojančių užduočių

Komandoms, kurios kas savaitę gauna šimtus ar tūkstančius dokumentų, šie privalumai gali būti ypač reikšmingi.

Ar OCR visada yra surinkimo darbo eigos dalis?

OCR dažnai naudojamas nuskenuotų vaizdų ar PDF tekstui atpažinti ir indeksuoti. Tai leidžia ieškoti pagal turinį ir palaikyti tolesnį apdorojimą. Tačiau tekstinis PDF, redaguojamas dokumentas ir atsisiunčiamas PDF su teksto sluoksniu yra skirtingi rezultatai; reikia patikrinti, ką suteikia konkretus sprendimas.

Ar galima peržiūrėti arba pakeisti darbo eigos veiksmus?

Daugelis platformų leidžia numatyti patikros taškus, pavyzdžiui, metaduomenų, failo pavadinimo ar paskirties vietos patvirtinimą prieš galutinį išsaugojimą. Vienos organizacijos renkasi daugiau automatizavimo, kitos jautriems dokumentams išlaiko žmogaus patikrą.

Ar „Folderit“ tai palaiko?

„Folderit“ palaiko failų įkėlimą, importavimą aplanko el. pašto adresu, metaduomenis, OCR turinio paiešką ir nustatomas dokumentų darbo eigas. Taip galima derinti dokumentų priėmimą su struktūruotu saugojimu bei tolesniais veiksmais. Automatinį reikšmių išgavimą, turiniu grindžiamą klasifikavimą ar papildomus šaltinius reikia atskirai patvirtinti pagal integraciją ir projekto apimtį.

Ką daryti, jei dokumentai gaunami iš skirtingų šaltinių?

Būtent tam naudojamos surinkimo darbo eigos. El. paštu, skaitytuvu, telefonu ar bendrinama debesijos saugykla gaunamus dokumentus galima sujungti į bendrą procesą, jei pasirinkta platforma ir integracijos palaiko tuos šaltinius. Taip mažiau failų lieka išsklaidytų skirtinguose įrenginiuose.

Ar procesas gali vykti realiuoju laiku?

Kai kurios darbo eigos paleidžiamos vos gavus dokumentą. Pavyzdžiui, sąskaita, išsiųsta nustatytu el. pašto adresu, gali patekti į sistemą ir paleisti tvirtinimą. Automatinis pavadinimas, žymos ir apdorojimo greitis priklauso nuo konfigūracijos bei papildomų atpažinimo įrankių.

Ar yra rizikų arba trūkumų?

Automatizavimas naudingas, bet nėra neklystantis. Neteisingos taisyklės gali lemti klaidingus pavadinimus ar saugojimo vietas. Pradėkite nuo bandymo ir patikslinkite taisykles prieš taikydami plačiai. Veiksmų žurnalai padeda ištirti, kas nutiko įvykus klaidai.

Kaip pradėti naudoti dokumentų surinkimo darbo eigą?

Nustatykite dažniausius dokumentų šaltinius ir reikalingą informaciją. Pasirinkite platformą, palaikančią reikiamą automatizavimą bei OCR, o prireikus — papildomą duomenų išgavimą. Sukonfigūruokite pavadinimų, aplankų ir tvirtinimo taisykles, atlikite kelis bandomuosius įkėlimus ir patikslinkite procesą.

Kurioms veiklos sritims tai naudingiausia?

Tokios eigos gali būti naudingos beveik visur, o ypač:

• Apskaitoje ir finansuose — sąskaitoms, kvitams ir mokesčių dokumentams
• Teisėje — sutartims, procesiniams dokumentams ir bylų pastaboms
• Sveikatos priežiūroje — pacientų dokumentams ir atitikties procesams
• Švietime — studentų ir darbuotojų dokumentams
• Personalo skyriuose — įdarbinimo dokumentams ir darbo laiko apskaitai

Visur, kur dokumentai priimami pagal pasikartojantį procesą, surinkimo darbo eiga gali padėti pagerinti darbą.

Ką verta prisiminti apie dokumentų surinkimo darbo eigas?

Dokumentų surinkimo darbo eigos padeda daug dokumentų tvarkančioms organizacijoms mažinti pasikartojančius veiksmus, palaikyti duomenų nuoseklumą ir skirti daugiau dėmesio svarbesniam darbui. Jei vis dar viską rūšiuojate rankomis, įvertinkite, kuriuos etapus prasminga automatizuoti.