Kas yra elektroninių dokumentų ir įrašų valdymo sistema?
Trumpai: EDRMS — elektroninių dokumentų ir įrašų valdymo sistema, apimanti aktyvų dokumentų ciklą (kūrimą, peržiūrą, tvirtinimą ir versijas) bei formalų įrašų tvarkymą (klasifikavimą, saugojimo taisykles ir pagrįstą galutinį sutvarkymą). Ji sujungia abi sritis vienoje sistemoje ir padeda pagrįsti, kas dokumentą sukūrė, patvirtino, pasiekė ar pašalino.
Sistema EDRMS — elektroninių dokumentų ir įrašų valdymo platforma nuo pirmo projekto iki teisėto sunaikinimo ar archyvavimo. Sąvoka dažna valdžios, sveikatos, teisės ir kitose reguliuojamose srityse, kur svarbu įrodyti ne vien saugojimą, bet ir informacijos valdymą.
Pavadinime svarbus skirtumas. Dokumentų valdymas apima aktyvius failus: rengimą, versijas, tvirtinimą, bendradarbiavimą ir platinimą. Įrašų valdymas apima veiklos įrodymus — sutartis, pasirašytas taisykles, finansinius įrašus ir privalomai teikiamus dokumentus. Jiems nustatomi saugojimo laikotarpiai ir dokumentuotas galutinis sutvarkymas. EDRMS šias sritis sujungia su bendra prieigos kontrole bei audito istorija.
Ką iš tikrųjų daro EDRMS?
EDRMS taiko failams valdymo taisykles. Praktikoje svarbios šešios galimybių grupės:
- Versijų kontrolė: aiškiai nustatoma dabartinė versija ir išsaugoma ankstesnių versijų bei susijusių veiksmų istorija.
- Tvirtinimo darbo eigos: dokumentai pereina per nustatytus peržiūros ir sprendimų etapus su kiekvieno žingsnio įrašu.
- Prieigos valdymas:: vaidmenimis grindžiamos teisės nustato, kas gali peržiūrėti, redaguoti, įkelti ar bendrinti dokumentus, taikant mažiausių būtinų privilegijų principą.
- Audito istorija: registruojami nustatyti įkėlimo, redagavimo, tvirtinimo, atsisiuntimo, bendrinimo ir šalinimo veiksmai su laiku bei naudotojo informacija, sudarant veiksmų su dokumentais istoriją.
- Saugojimas ir galutinis sutvarkymas: įrašai laikomi pagal teisės ar politikos nustatytą laikotarpį, paskui archyvuojami arba pašalinami pagal dokumentuotą sprendimą ir nustatytą saugojimo praktiką.
- Klasifikavimas ir paieška: metaduomenys, dokumentų numeravimas ir viso teksto OCR paieška skenuotuose failuose padeda informaciją rasti greičiau bei nuosekliau.
Įrašų valdymo sluoksnis skiria EDRMS nuo paprastos saugyklos be papildomų kontrolės funkcijų. Pavyzdžiui, BDAR reikalauja nesaugoti asmens duomenų ilgiau, nei būtina, ir pagrįsti šio principo laikymąsi. EDRMS gali vykdyti sukonfigūruotus terminus; paprastam bendram diskui tam dažnai reikia papildomų priemonių.
Kodėl EDRMS svarbi atitikčiai ir pasirengimui auditui?
ISO 9001, ISO 27001, BDAR ir HIPAA reikalavimai pagal jų taikymą siejasi su dokumentų kontrole, prieiga, įrašais bei saugojimu. ISO 9001 7.5 skyrius numato dokumentuotos informacijos valdymą, tinkamumo peržiūrą bei patvirtinimą, apsaugą ir kontroliuojamus pakeitimus. Vien atsakymas „viską laikome „SharePoint““ neįrodo tinkamos konfigūracijos: reikia parodyti patvirtinimo įrašą, versijas ir veikiančias taisykles. Tinkamai sukonfigūruotos kitos platformos taip pat gali turėti šias priemones.
Be nuoseklios sistemos įrodymus tenka rinkti rankomis: ieškoti patvirtinimų laiškuose, atkurti versijas iš pavadinimų „Taisyklės_v3_GALUTINĖ_v2“ ir tikrinti, ar svarbūs failai nepašalinti. Tokios spragos gali lemti neatitiktis ir dažnai rodo proceso bei priemonių, o ne vien darbuotojo atidumo problemą.
EDRMS padeda pasirengimą auditui paversti turimų įrašų peržiūra. Kai sprendimai ir prieigos veiksmai registruojami, informacija jau būna sukaupta. „Folderit“ teikia tvirtinimo, susipažinimo, saugojimo ir audito funkcijas pagal pasirinktą planą; jų konfigūracija lemia, kokius įrodymus komanda galės pateikti.
EDRMS ir failų saugojimas: kuo skiriasi?
„SharePoint“, „Google Drive“ ir „Dropbox“ gali turėti įvairių valdymo priemonių, priklausomai nuo licencijų bei nustatymų. Toliau lyginama paprasta failų saugykla be papildomos kontrolės ir sukonfigūruota EDRMS, o ne visos šių produktų galimybės:
| Klausimas | Paprasta failų saugykla | EDRMS |
|---|---|---|
| Kas ir kada patvirtino dokumentą? | Be papildomos eigos atsakymas gali būti neužfiksuotas | Registruotas patvirtinimo įrašas |
| Ar tai dabartinė versija? | Gali priklausyti nuo pavadinimų ir drausmės | Nustatyta aktuali versija su istorija |
| Ar visi darbuotojai patvirtino susipažinę su taisyklėmis? | Be papildomo proceso sunku pagrįsti | Registruojami susipažinimo patvirtinimai kiekvienam dalyviui |
| Kuriuos įrašus reikia galutinai sutvarkyti šį ketvirtį? | Gali reikėti atskiros skaičiuoklės | Taikomos nustatytos automatinės saugojimo taisyklės |
| Kas praėjusį mėnesį atsisiuntė sutartį? | Žurnalų apimtis priklauso nuo įrankio ir konfigūracijos | Registruojami sistemos palaikomi prieigos veiksmai |
Tarpas tarp turimų failų ir veikiančios kontrolės gali tapti atitikties rizika. Jis dažnai išryškėja audito, sutartinio ginčo ar duomenų subjekto užklausos metu, kai svarbios informacijos paieška užtrunka.
Ar mažoms ir vidutinėms įmonėms reikia didelės EDRMS?
Istoriškai tokios platformos kaip „OpenText“ ar „Documentum“ dažnai diegtos kaip dideli įmonės projektai su konsultantais, skirtais IT ištekliais ir ilgais terminais. 6–12 mėnesių yra galimas projekto pavyzdys, o ne visų diegimų taisyklė. Toks modelis ne visada tiko 20–250 darbuotojų organizacijai su panašiomis kontrolės pareigomis.
Debesijos EDRMS gali suteikti pagrindines darbo eigų, saugojimo ir audito funkcijas su paprastesniu diegimu bei verslo naudotojų administravimu. Trukmę vis tiek lemia migracija, integracijos ir nustatymų apimtis. Kaina už planą, o ne kiekvieną naudotoją padeda planuoti išlaidas pagal įtrauktą naudotojų ir saugyklos kiekį; augant poreikiams gali keistis plano konfigūracija.
Kai maža ar vidutinė įmonė renkasi EDRMS, svarbūs trys klausimai:
- Ar sistemą gali administruoti ne techniniai darbuotojai, ar kiekvienam teisių pakeitimui reikia IT?
- Ar tvirtinimas, saugojimo taisyklės ir audito istorija įtraukti į pasirinktą planą, ar reikia papildinių bei atskirų licencijų?
- Ar teikėjas siūlo duomenų laikymo vietos pasirinkimus, atitinkančius taikomus reikalavimus, pavyzdžiui, ES infrastruktūrą, kartu įvertinant perdavimus ir sutartis pagal BDAR?
Praktinė išvada: EDRMS pasirinkimas yra ne vien IT, bet ir valdysenos sprendimas. Iš anksto suderintos kontrolės gali mažinti vėlesnių taisymų kainą bei riziką, tačiau konkretus rezultatas priklauso nuo organizacijos. Jei jūsų dokumentų kontrolė remiasi pavadinimais ir el. pašto patvirtinimais, praktiškai įvertinkite spragas tarp turimos saugyklos ir reikalingo valdymo prieš kitą auditą.