Kas yra dokumentų valdymo sistema?

Terminas „DMS system“ (angliškas junginys „Document Management System system“) reiškia skaitmeninių dokumentų saugojimo, tvarkymo, paieškos ir apsaugos programinį sprendimą. Formuluotė techniškai kartoja žodį „sistema“, nes DMS jau reiškia „Document Management System“ — dokumentų valdymo sistemą. Vis dėlto toks junginys dažnai vartojamas paieškoje ir verslo pokalbiuose.

Iš esmės DVS veikia kaip skaitmeninė dokumentų spinta, papildyta daugiau nei saugojimo funkcijomis. Ji padeda dokumentus rasti, kontroliuoti, sekti ir valdyti pagal taikomus reikalavimus.

Dokumentų valdymo sistemos paskirtis

Pagrindinis tikslas — suteikti struktūrą ir kontrolę nuolat augančiai verslo informacijai. Failai dažnai išskaidyti pašte, kompiuteriuose, bendruose diskuose ir fizinėse spintose, todėl sunkiau:

• Greitai rasti tinkamą dokumento versiją.
• Kontroliuojamai bendrinti failus tarp komandų.
• Pateikti atitikties patikrai reikalingą veiksmų istoriją.

DVS suteikia vieną centrinę saugyklą dokumentams pasiekti pagal teises ir pasirinktos paslaugos sąlygas.

Pagrindinės dokumentų sistemos funkcijos

Kokybiška DVS gali apimti:

1. Centrinę saugyklą: failai laikomi vienoje kontroliuojamoje aplinkoje, dažnai debesijoje, naudojant aplankus ir metaduomenis.
2. Išplėstinę paiešką: vietoj daugybės aplankų peržiūros ieškoma viso teksto, žymų ar pasirinktinių laukų.
3. Versijų kontrolę: išsaugomi atnaujinimai ir ankstesni variantai. Dublių prevencijos bei automatinio išsaugojimo apimtį reikia tikrinti atskirai.
4. Prieigos teises: administratoriai riboja, kas gali peržiūrėti, redaguoti ar bendrinti jautrius failus.
5. Audito istoriją: registruojami palaikomi atvėrimo, redagavimo, bendrinimo ir kiti veiksmai. Tai padeda BDAR, HIPAA ar ISO procesams pagal taikymo sritį.
6. Bendradarbiavimo įrankius: komentarai, palaikomo redaktoriaus bendras darbas ir tvirtinimo eigos padeda sekti atsakomybę.
7. Saugojimą ir archyvavimą: pagal nustatytas taisykles galima archyvuoti ar pašalinti dokumentus, taikant reikiamas išimtis.

Sistemos naudojimo privalumai

Dokumentų valdymo sistema gali pagerinti organizacijos darbą šiomis kryptimis:

• Efektyvumas – Mažiau paieškos ir daugiau laiko produktyvioms užduotims.
• Saugumas – Šifravimas, teisės ir kopijos padeda mažinti praradimo bei neteisėtos prieigos riziką.
• Atitikties procesai – Audito istorija ir saugojimo taisyklės padeda įgyvendinti teisines pareigas, bet jų automatiškai nepakeičia.
• Sąnaudų mažinimas – Mažesnis fizinio saugojimo ir popierinių procesų poreikis.
• Plėtros galimybės – Talpa ir funkcijos pasirenkamos pagal augantį dokumentų kiekį, atsižvelgiant į kainą bei našumą.
• Bendradarbiavimas – Skirtingose vietose dirbančios komandos pasiekia bendrus dokumentus pagal teises. Redagavimas realiuoju laiku priklauso nuo integracijos.

Kas naudoja DVS?

Jos paplitusios srityse, kur svarbus saugumas ir prieinamumas:

• Sveikatos priežiūra – Pacientų bei veiklos dokumentai pagal suderintą naudojimo apimtį; klinikinės funkcijos gali likti specializuotoje sistemoje.
• Teisė – Sutartys, bylų failai ir teismo dokumentai.
• Finansai – Sąskaitos, audito ataskaitos ir privalomi pateikimai.
• Valdžios įstaigos ir švietimas – Viešieji įrašai, taisyklės ir administraciniai dokumentai.
• Mažos ir vidutinės įmonės – Personalo, vidaus taisyklių ir kasdienės veiklos dokumentai.

DVS ir debesijos saugykla

Verta atskirti paprastą saugojimą nuo sukonfigūruoto dokumentų valdymo. „Google Drive“, „Dropbox“ ir kitos platformos gali turėti papildomų valdymo funkcijų pagal licencijas bei nustatymus. DVS dažnai iš karto orientuota į specializuotas galimybes verslo procesams, pavyzdžiui:

• Išsamias prieigos teises.
• Automatines darbo eigas.
• Auditui naudojamus žurnalus.
• Ilgalaikį archyvavimą ir saugojimo taisykles.

Saugyklos tinka įvairiems naudotojams, o organizacijos, kurioms reikia daugiau kontrolės, atitikties priemonių ir plėtros, turėtų lyginti realiai sukonfigūruotas sistemas pagal tuos poreikius.

Dažnas terminų klausimas: „DMS system“

Kadangi santrumpa jau reiškia visą pavadinimą DMS jau reiškia „Document Management System“ — dokumentų valdymo sistemą, angliškame junginyje „DMS system“ žodis kartojamas. Tačiau tai tapo įprastu paieškos internete būdu, panašiai kaip angliškas „ATM machine“. Todėl nagrinėdami sprendimus susidursite su abiem formuluotėmis.

Apibendrinimas

Terminas „DMS system“ yra daugiau nei failų saugojimo vieta — tai struktūrizuota aplinka, padedanti dokumentus:

• Lengvai rasti.
• Laikyti su tinkamomis apsaugos priemonėmis.
• Valdyti pagal taikomus reikalavimus.
• Pateikti tinkamiems žmonėms reikiamu metu.

Norint mažinti neefektyvumą, stiprinti apsaugą ir palaikyti atitikties procesus, DVS verta vertinti kaip bendros dokumentų valdysenos priemonę.