Sistema de gestión documental

Organice y encuentre documentos, recopile información con formularios personalizados y automatice las aprobaciones y las firmas electrónicas, todo en un único sistema fácil de usar.
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Características principales:
  • Busque documentos, incluidos los escaneados
  • Automatice aprobaciones y firmas
  • Recopile datos y genere documentos
  • Controle el acceso y supervise la actividad
Más ecológico y sostenible
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Clientes en 86 países
12 años
RGPD • HIPAA • ISO 27001
Desarrollado en Europa
Características Ver las funciones
Seguridad, sostenibilidad y facilidad de uso
Almacene de forma segura
Almacene de forma segura cualquier tipo de archivo en Folderit, de hasta 50 GB por archivo, con cumplimiento de ISO 27001, GDPR y HIPAA.
PUNTOS DESTACADOS
  • Cifrado de 256 bits
    El cifrado de 256 bits protege sus datos frente al acceso no autorizado. Es un nivel de cifrado que también se utiliza para proteger información financiera.
    s Cifrado de 256 bits
  • Autenticación de dos factores
    La autenticación de dos factores (2FA) añade un código de verificación de una aplicación de autenticación a su contraseña para reforzar la seguridad del acceso.
    s Autenticación de dos factores
  • Conexiones SSL y restricciones por IP
    Las conexiones cifradas protegen la información que se transmite entre su navegador y nuestros centros de datos. Las restricciones por IP permiten limitar desde dónde se accede a su cuenta.
    s Conexiones SSL y restricciones por IP
  • Política de contraseñas personalizada
    Defina requisitos para las contraseñas de su organización, como la longitud, la complejidad y la caducidad.
    s Política de contraseñas personalizada
  • Copias de seguridad triples
    Las copias de seguridad triples mantienen copias de sus datos en varias ubicaciones para facilitar su recuperación si se produce un fallo.
    s Copias de seguridad triples
  • Papelera de reciclaje para administradores
    La Papelera de reciclaje solo es visible para los administradores de la cuenta, que pueden revisar los archivos eliminados cuando sea necesario.
    s Papelera de reciclaje para administradores
  • Integración con Microsoft Entra ID, Okta y Google SSO
    Centralice la gestión de identidades y utilice el inicio de sesión único (SSO). Los administradores mantienen el control sobre los usuarios, sus permisos y las políticas de acceso.
    s Integración con Microsoft Entra ID, Okta y Google SSO
Encuentre sus documentos fácilmente
Busque por el contenido de los archivos, añada metadatos personalizados y vincule los documentos relacionados.
PUNTOS DESTACADOS
  • Búsqueda por contenido con OCR
    El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) permite buscar en el texto de documentos escaneados e imágenes compatibles. Encuentre documentos por su contenido, además de por su nombre.
    s Búsqueda por contenido con OCR
  • Filtrado avanzado
    Afine las búsquedas mediante metadatos, campos personalizados, intervalos de fechas y otros criterios. Localice los documentos relevantes por proyecto, tipo de documento o fecha de vencimiento.
    s Filtrado avanzado
  • Metadatos personalizados
    Defina campos de texto, números, fechas y listas desplegables para describir sus documentos. Los metadatos facilitan la organización y la búsqueda según las necesidades de su equipo.
    s Metadatos personalizados
  • Vinculación de archivos
    Vincule archivos, carpetas y enlaces externos para mantener juntos los documentos y recursos relacionados.
    s Vinculación de archivos
  • Historial de versiones ilimitado
    Conserve y consulte las revisiones anteriores de sus documentos. La integración con Microsoft 365 guarda automáticamente las versiones al editar archivos compatibles.
    s Historial de versiones ilimitado
Automatización de flujos de trabajo y control documental
Automatice aprobaciones, revisiones, confirmaciones de lectura, firmas electrónicas y el control documental mediante flujos de trabajo visuales, plantillas reutilizables, recordatorios, políticas de conservación y acciones automáticas.
PUNTOS DESTACADOS
  • Automatización personalizada de flujos de trabajo
    Cree flujos de trabajo secuenciales, paralelos o personalizados de varios pasos mediante el diseñador visual. Combine aprobaciones, revisiones, confirmaciones de lectura, firmas electrónicas, cumplimentación de formularios y puntuaciones en un único flujo, con instrucciones y plazos individuales para cada participante. Los usuarios también pueden solicitar aclaraciones antes de tomar una decisión.
    s Automatización personalizada de flujos de trabajo
  • Flujos de trabajo de firma electrónica
    Envíe documentos para su firma electrónica legalmente vinculante mediante Folderit eSign o conecte Folderit con DocuSign. Las tareas de firma pueden combinarse con aprobaciones y otros pasos del flujo de trabajo.
    s Flujos de trabajo de firma electrónica
  • Flujos de confirmación de políticas
    Distribuya políticas, procedimientos, instrucciones de seguridad y otros documentos controlados para su confirmación obligatoria. Folderit registra quién ha recibido, consultado y confirmado cada documento, proporcionando una pista de auditoría clara y un resumen del flujo para el cumplimiento de normas ISO, requisitos regulatorios y políticas internas.
    s Flujos de confirmación de políticas
  • Plantillas de flujo de trabajo y activadores automáticos
    Guarde los flujos de trabajo utilizados con frecuencia como plantillas reutilizables e inícielos sin tener que reconstruir cada proceso. Los flujos también pueden comenzar automáticamente cuando se añade un documento a una carpeta, y los documentos completados pueden trasladarse automáticamente a otra carpeta para la siguiente fase del proceso.
    s Plantillas de flujo de trabajo y activadores automáticos
  • Recordatorios
    Configure recordatorios únicos o recurrentes para usuarios y grupos, con un mensaje personalizado y un enlace directo al recurso correspondiente. Seleccione una fecha, una hora y una opción de repetición para mantener al equipo informado sobre revisiones de documentos, renovaciones, actualizaciones de políticas y otras tareas importantes.
    s Recordatorios
  • Numeración automática de documentos
    Asigne automáticamente números de documento coherentes mediante esquemas personalizables que pueden incluir contadores, fechas, texto fijo y valores de metadatos. Pueden configurarse reglas de numeración diferentes para distintas carpetas y tipos de documento, facilitando un control documental estructurado.
    s Numeración automática de documentos
  • Automatización de políticas de conservación
    Defina durante cuánto tiempo deben conservarse los archivos o carpetas antes de ser archivados o eliminados. Las políticas de conservación pueden configurarse individualmente por archivo o carpeta, ayudando a garantizar el cumplimiento de los requisitos internos y regulatorios.
    s Automatización de políticas de conservación
  • Importación de correo electrónico a carpeta
    Cada carpeta de Folderit puede tener una dirección de correo electrónico única. Envíe archivos adjuntos directamente a la carpeta seleccionada y guarde los datos del remitente, el asunto y el contenido del mensaje como metadatos para facilitar la organización y la búsqueda. Es ideal para procesos como el escaneo a correo electrónico y el almacenamiento rápido y seguro de documentos.
    s Importación de correo electrónico a carpeta
  • Historial y resúmenes de flujos de trabajo
    Consulte los flujos de trabajo completados, pendientes y enviados junto con las decisiones, comentarios, marcas de tiempo, firmas y solicitudes de aclaración de los participantes. Los procesos completados pueden incluir documentación de resumen descargable para auditorías y cumplimiento normativo.
    s Historial y resúmenes de flujos de trabajo
Controle el acceso
Comparta archivos y carpetas con personas, grupos de usuarios o mediante un enlace de acceso público, con los permisos que correspondan.
NIVELES DE PERMISO
  • Solo vista previa
    Permita consultar documentos sin imprimirlos, descargarlos, editarlos ni seleccionar y copiar su texto.
    s Solo vista previa
  • Solo para subir
    Permita añadir archivos a una ubicación sin dar acceso a su contenido existente. Es útil para recibir documentos sin exponer otros archivos confidenciales.
    s Solo para subir
  • Vista previa y descarga
    Permita consultar, imprimir y descargar documentos.
    s Vista previa y descarga
  • Editor
    Conceda permisos para consultar, editar y eliminar documentos, así como gestionar los recursos compartidos y su configuración.
    s Editor
  • Permisos granulares personalizados
    Defina qué acciones puede realizar cada usuario: consultar el registro de auditoría, editar en línea, descargar archivos y otras operaciones. Ajuste los permisos a las responsabilidades de cada persona.
    s Permisos granulares personalizados
Obtenga una visión general
Consulte la actividad de su organización y obtenga una visión clara de sus documentos, tareas y recursos compartidos.
PUNTOS DESTACADOS
  • Panel e informes
    Consulte informes de duplicados, documentos pendientes de decisión, plazos de conservación y fechas de vencimiento. Exporte los datos en los formatos disponibles, como Excel, PDF o CSV. Cada usuario dispone de un panel personal con sus tareas.
    s Panel e informes
  • Registros de auditoría completos
    Consulte las acciones realizadas en archivos, carpetas y en la organización, con sus fechas y participantes. Exporte los registros de auditoría para facilitar la revisión y el seguimiento.
    s Registros de auditoría completos
  • Resumen de todos los recursos compartidos
    Consulte en una lista los documentos y carpetas compartidos con usuarios y personas externas, incluidos los enlaces públicos. Revise los permisos y revoque el acceso cuando sea necesario.
    s Resumen de todos los recursos compartidos
  • Notificaciones
    Elija qué notificaciones desea recibir y con qué frecuencia: cambios en documentos compartidos, solicitudes de aprobación y peticiones de firma.
    s Notificaciones
Integraciones, eForms y generación de documentos
Conecte sus herramientas, recopile datos con formularios y genere documentos a partir de plantillas reutilizables.
PUNTOS DESTACADOS
  • Formularios electrónicos personalizados
    Cree formularios para informes de incidentes, solicitudes y otros registros. Cada envío se guarda como un registro estructurado que puede buscar y gestionar mediante permisos.
    s Formularios electrónicos personalizados
  • Múltiples subcuentas de empresa
    Cree y gestione espacios de trabajo separados para distintas entidades o ubicaciones, cada uno con sus usuarios, grupos y administradores. Cambie entre ellos desde una misma cuenta de usuario.
    s Múltiples subcuentas de empresa
  • Integración con Microsoft 365
    Cree y edite archivos compatibles de Word, Excel y PowerPoint directamente desde Folderit mediante la integración con Microsoft 365.
    s Integración con Microsoft 365
  • Complemento para Outlook
    Envíe correos electrónicos seleccionados desde Outlook a la carpeta de Folderit que elija.
    s Complemento para Outlook
  • Integración de firma electrónica DocuSign
    Inicie flujos de firma con DocuSign desde Folderit y reciba automáticamente los documentos firmados en el sistema.
    s Integración de firma electrónica DocuSign
  • Acceso desde móviles y tabletas
    Gestione documentos, revise solicitudes y consulte informes desde su móvil o tableta, con una interfaz adaptada a la pantalla.
    s Acceso desde móviles y tabletas
  • Aplicación de escritorio
    Folderit Sync sincroniza los archivos con su ordenador para facilitar el acceso a sus documentos y el trabajo sin conexión. Gestione sus archivos desde el escritorio y manténgalos sincronizados.
    s Aplicación de escritorio
  • Enlaces junto a sus documentos
    Guarde enlaces junto a sus documentos y ábralos en una pestaña nueva o en un marco integrado (iframe). Añada metadatos y vincúlelos a otros elementos, igual que cualquier otro recurso.
    s Enlaces junto a sus documentos
  • Marcas de agua
    Añada marcas de agua dinámicas con datos como el nombre de la persona que consulta el documento, la fecha y la hora. Se aplican en las vistas previas y las descargas para facilitar la trazabilidad. Disponible como complemento de pago.
    s Marcas de agua
  • Generador de documentos
    Cree documentos PDF y DOCX a partir de datos de eForms y plantillas ODT reutilizables. Genere contratos, certificados, facturas, documentos de recursos humanos e informes; después, guárdelos, descárguelos, envíelos por correo electrónico o incorpórelos a un flujo de trabajo.
    s Generador de documentos

Una forma más sostenible de gestionar documentos.

Folderit está disponible en AWS, donde Amazon iguala el 100 % de su consumo eléctrico con energía renovable, y también en su propia infraestructura.

Conozca las demás iniciativas de nuestro programa de responsabilidad social corporativa.

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Trabajamos cada día para ofrecer un sistema claro y fiable a las personas que valoran la seguridad, la privacidad y la eficiencia.

Nuestra interfaz intuitiva le ayuda a organizar documentos, encontrar información y coordinar el trabajo del equipo con menos pasos.

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TESTIMONIOS DE CLIENTES

La confianza de nuestros clientes.
❤️ En todo el mundo.

Folderit combina facilidad de uso, seguridad y un precio asequible con un equipo de soporte atento. Así lo describen nuestros clientes.

  • “Para nosotros, usar Folderit fue un cambio radical. También era imprescindible que, siendo una empresa con sede en Chile, pudiéramos configurar el programa en español. En resumen, ha sido una excelente herramienta de productividad y organización para nuestra empresa.“​
    Christian C. / Director general
    Santa Maria / Chile
  • “Hemos estado usando Folderit durante los últimos cinco años con completa satisfacción para almacenar documentos relacionados con nuestro Sistema de Gestión de la Calidad (SGC). Folderit es increíblemente fácil de usar, seguro y asequible, lo que hace que nuestros documentos sean accesibles en cualquier lugar y en cualquier momento.”
    Sjoerd K. / Director general
    MedCat / Países Bajos
  • “Folderit DMS ha sido un cambio radical para nuestro equipo de cuentas por pagar. Comenzamos a usarlo para organizar nuestras facturas y recibos, y ha hecho la vida mucho más fácil. Los campos de metadatos son súper útiles: podemos etiquetar todo con nombres de proveedores, fechas y montos, lo que hace que encontrar las cosas más tarde sea muy sencillo.”
    Paul K. / Director de operaciones
    Crabtree’s Carpet & Flooring / Estados Unidos
  • «He empezado a utilizar la versión de prueba estos últimos días y tengo que decir que es uno de los mejores programas que he usado. Intuitivo, inteligente y con muchas posibilidades por descubrir. Todo está en su sitio, y hasta la facturación y los planes son transparentes».
    PHIL B.
    Reino Unido
  • “Quería proporcionar algunos comentarios y decir que siempre estoy satisfecho con su servicio al cliente. Siempre que he tenido alguna consulta, responden de manera oportuna, responden a mis preguntas y brindan una asistencia muy buena.”
    LAURA S.
    Australia
  • “Dirijo una pequeña empresa de consultoría internacional y recientemente hemos optado por Folderit como nuestro sistema de gestión documental para documentos legales. Felicitaciones por crear un producto tan fantástico, fluido y fácil de usar para pequeñas y medianas empresas. Realmente es fantástico.”
    ROB L.
    Países Bajos
  • “Estoy asombrado con su producto, así como con la simplicidad y la excelente interfaz de usuario que su equipo ha creado.”
    HARSHVARDHAN S.
    Reino Unido
  • “Este software es brillante, ¡muy fácil de usar pero muy poderoso!”
    THOMAS R.
    Reino Unido
  • “Por cierto, permítame felicitarlo por el excelente software que ha creado. Me convenció a primera vista :-)“​
    DUARTE G. H.
    Portugal
  • “Increíble – este es un servicio excelente y estamos MUY contentos con él hasta ahora. ¡Y, por supuesto, con la excelente actitud del equipo de soporte!”
    MIKE L.
    Australia

Está en buena compañía.
Únase a miles de organizaciones que utilizan Folderit.

Empresas y organizaciones de todo el mundo utilizan Folderit para gestionar su documentación sin papel en el trabajo diario.

Preguntas frecuentes

Busque organización mediante carpetas y metadatos, búsqueda por contenido, permisos, historial de versiones y trazabilidad. Si necesita procesos controlados, evalúe también formularios, aprobaciones, confirmaciones de lectura y firma electrónica. Pruebe las funciones con sus documentos y los perfiles de usuario reales.

Folderit ofrece controles como permisos, cifrado, autenticación y registros de auditoría. Su organización debe configurar y utilizar esos controles según sus requisitos. Consulte el centro de confianza para revisar certificaciones, alcance y documentación; usar el software no certifica automáticamente sus procesos.

Folderit dispone de una API REST para desarrollar integraciones. También ofrece integraciones con Microsoft 365, DocuSign, Microsoft Entra ID y Okta según el plan y la configuración. Para conectar otro sistema, confirme las operaciones, la autenticación, la correspondencia de datos y el trabajo necesario.

Mini, Medium y Tailor cubren distintas necesidades de usuarios, almacenamiento y funciones. También existen modalidades empresariales con nube dedicada o despliegue en su infraestructura. Consulte los planes actuales para comparar el alcance y ajustar la capacidad que necesita.

El historial permite conservar y consultar revisiones de un documento. Los permisos definen quién puede leer o modificarlo, y la integración con Microsoft 365 permite trabajar con archivos compatibles. Si necesita aprobar documentos, configure ese proceso por separado: cargar una versión nueva no la convierte automáticamente en aprobada.