Sähköinen asiakirjahallintajärjestelmä
Sähköinen asiakirjahallintajärjestelmä
Maailma digitalisoituu ja paperipohjainen työ vähenee. Yrityksen asiakirjojen hallinnan on silti pysyttävä selkeänä ja tarkoituksenmukaisena.
Hyvä sähköinen asiakirjahallintajärjestelmä (EDMS) helpottaa toimintaa. Se tallentaa, järjestää ja arkistoi digitaalisia asiakirjoja, skannauksia, kuvia ja muita tiedostoja turvallisesti ja käytettävästi. Folderit auttaa saavuttamaan dokumentaatiotavoitteet vahvalla tietoturvalla ja selkeällä käyttöliittymällä ilman tarpeetonta monimutkaisuutta.
Helppo käyttö
Folderitin verkkosovellus toimii verkkoyhteydellä eri laitteilla. Pilvipalvelun infrastruktuuri on vahvasti suojatussa ympäristössä, jossa salaus ja palvelun hallintakeinot suojaavat tietoja. Kaikkia tiedostoja ei tarvitse säilyttää omalla laitteella. Voit käyttää Folderitin aineistoa kotona, töissä tai matkalla verkkoyhteyden ja oikeuksien mukaan. Lataa tarvittavista tiedostoista paikallinen kopio, jos varaudut työskentelemään ilman yhteyttä.
Helppo jakaminen
Määritä, kuka saa käyttää mitäkin. Folderitin käyttäjäryhmät ja linkkijako helpottavat yhteistä hallintaa. Voit jakaa tiedostoja tai kansioita tiimeille ja henkilöille esikatselu-, katselu- tai muokkausoikeuksin. Julkinen linkki antaa pääsyn osoitteen saaneille; sen vaikea arvattavuus ei ole sama kuin vastaanottajan tunnistaminen.
Folderitin tapahtumalokit näyttävät järjestelmän tallentamat asiakirjojen käyttötapahtumat.
Helppo haku
Digitaalisten asiakirjojen on oltava säilytyksen lisäksi helposti löydettäviä. Folderitin haku käyttää metatietoja ja tuettujen tiedostojen sisältöä. OCR mahdollistaa tekstin hakemisen myös skannauksista, kuvista ja PDF-tiedostoista, joissa sisältö ei ole valmiiksi koneellista tekstiä.
Helppo prosessien hallinta
Folderitissa voi pyytää laskujen, lomahakemusten ja muistioiden hyväksyntöjä sekä kommentteja. Tiedostolle tai kansiolle voi määrittää säilytysajan päivinä, viikkoina, kuukausina tai vuosina organisaation tiedonhallintakäytännön mukaan.
Helppo ilmoittaminen
Määritä Folderitissa muistutukset ja valitse ilmoitukset asiakirjojen sekä työnkulkujen tapahtumista. Ilmoitusten taajuus ja sisältö riippuvat asetuksista. Tarkista tarvittava katselu-, muutos- tai tehtävätapahtuma omassa prosessissanne.
Selkeä rakenne
Tunnet itse organisaatiosi tiedon. Folderitissa voi mukauttaa kansiorakenteita, liittää kohteita toisiinsa ja lisätä metatietoja kuten tunnisteita, huomautuksia, vastuuhenkilöitä ja määräpäiviä, jotta asiakirjarakenne pysyy haettavana ja käyttökelpoisena.
Helppo tiedostonhallinta
Folderit säilyttää asiakirjan aiemmat versiot ja yhteiset metatiedot. Tämä auttaa palauttamisessa ja ylläpitää asiakirjan asiayhteyttä. Versiohistoria ei kuitenkaan korvaa erillistä varmuuskopiointia.
Rajaa muokkausoikeudet vastuuhenkilöille, jos haluat estää muiden versio- tai sisältömuutokset. Reaaliaikaisen yhteismuokkauksen ja mahdollisten varaus- tai lukitusnäkymien toiminta riippuu käytetystä integraatiosta ja menetelmästä; testaa ne, jos prosessi edellyttää vain yhtä muokkaajaa.
Tietoturva
Folderitin sähköinen asiakirjahallinta on suunniteltu turvalliseen ja käytettävään tietojen käsittelyyn. Salatut SSL/TLS-yhteydet, tallennuksen vahva salaus ja kolminkertaiset varmuuskopiot tukevat suojausta. Voit määrittää omat salasanan vahvuus- ja vaihtokäytännöt sekä muut tarvittavat hallintakeinot.