Електронски систем за управљање документима (EDMS)
Електронски систем за управљање документима
Доба управљања папиром чврсто је иза нас и свијет пролази кроз опћу дигитализацију. Ипак, то не би требало утицати на начин на који компанија поступа с документима.
Добар електронски систем за управљање документима (EDMS) помаже поједноставити пословање. То је систем који омогућава дигиталну похрану, организацију и архивирање података. EDMS је развијен да прими сваки документ — дигитални, скенирани, слику, PDF и друге — и похрани га сигурно и приступачно. Folderit електронски систем за управљање документима помаже остварити циљеве документације уз снажну сигурност и велику једноставност, без додавања сложености току рада.
Једноставан приступ
Folderit је веб-рјешење доступно с било којег уређаја повезаног на интернет. Цијела инфраструктура налази се у изузетно сигурном облаку са шифрирањем банкарског нивоа. Не морате бринути да уређају понестаје простора или системских ресурса. Код куће, на послу или у покрету, док имате интернет, имате приступ Folderit-у. Ако очекујете да будете офлајн, Folderit омогућава генерисање офлајн копије неких или свих датотека за рад.
Једноставно дијељење
Само одлучите ко добија колико приступа, а Folderit рјешава остало. Folderit штеди труд засебног управљања тимовима и правима приступа кроз корисничке групе и јавне линкове. Ви бирате ко има колико приступа чему. Можете дијелити неке датотеке или цијеле мапе с тимовима и појединцима као корисницима с правом прегледа, преузимања или уређивања. Или омогућити јавни приступ путем линка који је тешко погодити.
Да прати поступање с документима, Folderit води дневнике ревизије који дају потпун преглед сваке радње било које особе у систему.
Једноставна претрага
Није довољно да се дигитални документи лако похрањују; требају се лако и проналазити. Наши алгоритми претраге не користе само прилагођене метаознаке и садржај за проналажење траженог него и оптичко препознавање знакова (OCR) за претрагу докумената без садржаја који се може уређивати, попут скенова, слика или PDF-ова. Више не морате бринути о поновној изради старијих датотека.
Једноставно управљање хијерархијом
Folderit невјероватно олакшава увођење и одржавање одобравања. Можете позвати људе да одобре и додају коментар било којем документу, попут фактура, захтјева за годишњи одмор или интерних дописа. Омогућава и постављање периода чувања било које датотеке или мапе у данима, седмицама, мјесецима или годинама, према правилима евиденције организације.
Једноставне обавијести
Folderit омогућава постављање обавијести и подсјетника за електронске документе и интеракцију тимова с њима. Ако желите, може вас обавијестити када неко приступи или на било који начин промијени датотеке. Ви одлучујете колико често желите ажурирања, било одмах или у одређеним интервалима.
Једноставна структура
Folderit је развијен с потпуним разумијевањем да ви најбоље знате организовати своју компанију. Ради лакшег кориштења даје слободу прилагођавања односа између мапа и додавања метаподатака за прилагођено индексирање, потписника, напомена и рокова, што заједно ствара стабла докумената која се лако индексирају и претражују.
Једноставно управљање датотекама
Folderit пружа мир одржавањем верзија како се документи развијају. Старије верзије су потпуне резервне копије датотека, уз јединствене метаподатке кроз све верзије. Тиме критерији претраге остају досљедни.
Ако желите спријечити више сарадника да раде на једном документу, можете појединим корисницима додијелити искључива права уређивања. Остали смију комуницирати с датотеком према дозволама, али не могу додавати нове верзије или је уређивати. Док се датотека уређује, приказује се информативна трака.
Једноставна сигурност
Folderit је веома сигуран и снажан електронски систем за управљање документима у облаку. Развијен је уз разумијевање да ће компаније вјеровати веб-рјешењу само ако податке може одржати сигурним и доступним. Ради сигурности, Folderit податке преноси сигурним SSL-ом и чува троструке резервне копије, све уз шифрирање банкарског нивоа. Можете увести и прилагођена правила лозинки за кориснике, осигуравајући сложеност и промјене онолико често колико сматрате потребним.