Sistem electronic de gestionare a documentelor
Sistem electronic de gestionare a documentelor
Era gestionării pe hârtie a rămas definitiv în trecut, iar lumea trece printr-o digitalizare amplă. Totuși, aceasta nu ar trebui să afecteze modul în care o companie își gestionează documentele.
Un bun sistem electronic de gestionare a documentelor (EDMS) este cel care vă simplifică operațiunile. Este un sistem care vă permite să stocați, să organizați și să arhivați digital datele. Un EDMS este conceput să preia orice document, digital, scanat, imagine, PDF și altele, și să îl stocheze într-un mod sigur și accesibil. Sistemul electronic de gestionare a documentelor Folderit vă ajută să vă atingeți obiectivele documentare cu securitate solidă și ușurință de utilizare, fără a adăuga complexitate fluxului de lucru.
Acces ușor
Folderit este o soluție web accesibilă de pe orice dispozitiv cu acces la internet. Întreaga infrastructură se află într-un cloud extrem de sigur, criptat la nivel bancar. Nu trebuie să vă faceți griji că dispozitivul rămâne fără spațiu de stocare sau are resurse de sistem insuficiente. Acasă, la serviciu sau în deplasare, atât timp cât aveți acces la internet, aveți acces la Folderit. Dacă anticipați că veți fi offline, Folderit vă permite să generați o copie offline a unora sau a tuturor fișierelor pentru a lucra cu ele.
Partajare ușoară
Decideți pur și simplu cine primește acces și în ce măsură, iar Folderit se ocupă de restul. Folderit vă scutește de gestionarea separată a echipelor și a drepturilor de acces prin implementarea grupurilor de utilizatori și a linkurilor publice. Dumneavoastră alegeți cine primește acces, la ce și în ce măsură. Puteți partaja anumite fișiere sau dosare întregi cu echipe și persoane, oferind drepturi de previzualizare, vizualizare sau editare. Sau puteți acorda acces public printr-un link greu de ghicit.
Pentru a urmări modul în care sunt gestionate documentele, Folderit păstrează jurnale de audit care oferă o imagine completă asupra fiecărei acțiuni efectuate de oricine în sistem.
Căutare ușoară
Nu este suficient ca documentele digitale să fie ușor de stocat; ele trebuie să fie și ușor de găsit. Algoritmii noștri de căutare pot utiliza etichetele meta personalizate și conținutul pentru a găsi ceea ce căutați, dar și recunoașterea optică a caracterelor (OCR), pentru a căuta în documente digitale fără conținut editabil, precum scanări, imagini sau fișiere PDF. Nu mai trebuie să vă faceți griji pentru recrearea fișierelor vechi.
Gestionare ușoară a ierarhiilor
Folderit face extrem de simplă implementarea și menținerea aprobărilor. Cu Folderit, puteți invita persoane să aprobe și să adauge comentarii la orice document, precum facturi, cereri de concediu sau chiar note interne. Vă permite și să stabiliți o perioadă de retenție pentru orice fișier sau dosar în zile, săptămâni, luni sau ani, conform politicilor organizației de păstrare a evidențelor.
Notificări ușoare
Folderit vă permite să configurați notificări și mementouri pentru documentele electronice și modul în care echipele interacționează cu ele. Dacă doriți, Folderit vă poate notifica atunci când cineva accesează sau modifică fișierele în orice mod. Folderit vă permite să decideți frecvența actualizărilor, fie în timp real, fie la intervale specifice.
Structură ușoară
Folderit este construit înțelegând pe deplin că dumneavoastră știți cel mai bine cum să vă organizați compania. Pentru mai multă ușurință în utilizare, Folderit vă oferă libertatea să personalizați relațiile dintre dosare și să adăugați metadate pentru indexare personalizată, semnatari, note și termene-limită, care, împreună, creează arbori de documente ușor de indexat și de căutat.
Gestionare ușoară a fișierelor
Folderit vă oferă liniște prin păstrarea versiunilor fișierelor pe măsură ce documentele evoluează. Versiunile mai vechi sunt copii complete de rezervă ale fișierelor, păstrând metadate unificate între versiuni. Aceasta menține consecvența criteriilor de căutare.
Dacă doriți să împiedicați mai mulți colaboratori să lucreze la un singur document, puteți acorda drepturi exclusive de editare anumitor utilizatori. Ceilalți pot interacționa cu fișierul conform permisiunilor, dar nu pot adăuga versiuni noi sau edita fișierul. În timpul editării va apărea o bară de informare.
Securitate ușoară
Folderit este un sistem electronic de gestionare a documentelor în cloud extrem de sigur și robust. Folderit a fost dezvoltat pornind de la ideea că firmele vor avea încredere într-o soluție web numai dacă aceasta le poate păstra datele sigure și accesibile. Pentru securitatea datelor, Folderit le transferă prin SSL securizat și păstrează trei copii de rezervă, toate protejate prin criptare de nivel bancar. Puteți implementa și o politică personalizată de parole pentru utilizatori, asigurând complexitatea și schimbarea acestora atât de frecvent cât considerați necesar.